Đối với mọi công việc trong thời kỳ công nghệ 4.0 Tin học nói chung avf Excel nói riêng luôn là trợ thủ đắc lực cho dân văn phòng đặc biệt công việc đòi hỏi nhiều đến tin học như ngành Hành chính nhân sự trong các công việc quan đến Tuyển dụng, Hành chính, Tiền lương C&B, Đào tạo, thường xuyên phải sử dụng đến Excel.
Do vậy, trong bài viết này Kỹ năng Hr sẽ gửi đến bạn đọc các hàm Excel thường dùng trong nhân sự mời các bạn cùng theo dõi nhé!
♥ Review khóa học tin học văn phòng chất lượng tốt nhất Hà Nội TPHCM
I CÁC HÀM EXCEL XỬ LÝ CHUỖI
Các hàm sử lý chỗi thông dụng trong hành chính nhân sự bao gồm:
1 Hàm LEFT
Cú pháp: LEFT(Text,n)
Text: là chuỗi ban đầu;
n: Số ký tự cần cắt;
Công dụng: Cắt n ký tự tính từ trái của một chuỗi;
Ví dụ:
LEFT(“VIDUEXCEL”,4) = ?
2 Hàm RIGHT
Cú pháp: RIGHT(Text,n)
Text: là chuỗi ban đầu;
n: Số ký tự cần cắt;
Công dụng: Cắt n ký tự trong chuỗi ban đầu kể từ bên tay phải;
Ví dụ: RIGHT(“VIDUEXCEL”,5) = ?
3 Hàm MID
Cú pháp: MID(Text, m, n)
Text: Chuỗi văn bản;
m: vị trí ứng với ký tự đầu cần lấy trong Text;
n: Số ký tự cần cắt;
Công dụng: Trích ra n ký tự kể từ vị trí bất kỳ (m) trong chuỗi văn bản;
Ví dụ: MID(“VIDUEXCEL”,5,6) = ?
4 Hàm LEN
Cú pháp: LEN(Text)
Công dụng: Trả về chiều dài của chuỗi ký tự;
Ví dụ: LEN(“VIDUEXCEL”) = ?
5 Hàm TRIM
Cú pháp: TRIM(Text);
Công dụng: Loại bỏ các khoảng trắng trong chuỗi ký tự (chỉ để lại một khoảng cách giữa các từ);
Ví dụ: TRIM(“ Hoàng Quốc Uy ”) = ?
II. CÁC HÀM TOÁN HỌC
Các hàm toán học thường dùng trong Excel
6 Hàm SUM
Cú pháp: SUM(Number1, Number2,…)
Công dụng: Tính tổng một dãy số;
7 Hàm SUMIF
Cú pháp: SUMIF(Dãy số 01, Điều kiện so sánh, Dãy số 02)
Dãy số 01: Dùng để tính tổng và so sánh với điều kiện so sánh;
Dãy số 02: Chỉ những số thuộc dãy số 02 được tính tổng nếu điều kiện so sánh giữa “Dãy số 01 và Điều kiện so sánh” thỏa mãn;
Công dụng: Tính tổng dãy số theo một điều kiện cho trước;
8 Hàm tính trung bình cộng AVERAGE
Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2,…)
Công dụng: Tính trung bình cộng của một dãy số;
9 Hàm MAX
Cú pháp: MAX(Number1, Number2,…)
Công dụng: Trả về giá trị lớn nhất trong dãy số được liệt kê;
10 Hàm MIN
Cú pháp: MIN(Number1, Number2,…)
Công dụng: Trả về số bé nhất trong dãy số được liệt kê;
11 Hàm COUNT
Cú pháp: COUNT(Value1, Value2,…)
Công dụng: Đếm ô chứa số trong bảng;
12 Hàm COUNTIF
Cú pháp: COUNTIF(Dãy số, điều kiện logic)
Công dụng: Trả về số ô chứa giá trị thỏa mãn một điều kiện logic nào đó;
Ví dụ: Bạn hãy theo dõi trong phần ví dụ ở file Bài tập thực hành đính phía dưới bài viết này!
13 Hàm MOD
Cú pháp: MOD(value1, value2)
Công dụng: Trả về phần dư trong phép chia của value1 với value2;
14 Hàm INT
Cú pháp: INT(số thập phân);
Công dụng: Trả về phần nguyên của một số thập phân;
Ví dụ: Bạn hãy theo dõi trong phần ví dụ ở file Bài tập thực hành đính phía dưới bài viết này!
15 Hàm làm tròn ROUND
Cú pháp: ROUND(Value1, n)
Công dụng: Làm tròn số thập phân Value1;
Ví dụ: ROUND(21.04567,2) = 21.05
Chú ý: nếu n>0 thì làm tròn đến chữ số n sau dấu chấm thập phân; Nếu n< 0 thì làm tròn đến chữ số |n|+1 trước dấu chấm thập phân, các chữ số đứng liền sau chữ số thứ |n|+1 ở trước dấu chấm thập phân đều chuyển thành số 0;
16 Hàm Sumproduct
Một trong số các hàm tính tổng cơ bản của các hàm excel là hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT. Để tính được tổng số tiền khi bạn có đơn giá và tổng số sản phẩm bạn có thể dễ dàng sử dụng hàm SUMPRODUCT.
Cú pháp của hàm SUMPRODUCT như sau: =SUMPRODUCT(vùng chọn 1,[vùng chọn 2],[vùng chọn 3],…)
Trong đó:
- Vùng chọn 1: đây là phần bắt buộc, là vùng chọn đầu tiên mà bạn muốn nhân các số liệu để tính tổng.
- Vùng chọn 2, vùng chọn 3: là số vùng chọn có thể có hoặc không, trong phạm vi cho phép dưới 255.
Các dữ liệu trong các vùng phải có cùng một kích thước. Trong trường hợp các mảng không phải dạng số thì hàm SUMPRODUCT trong các hàm excel sẽ mặc định có giá trị bằng 0.
III. CÁC HÀM EXCELĐIỀU KHIỂN RẼ NHÁNH VÀ HÀM TÌM KIẾM
Các hàm điều khiểm rẽ nhánh và hàm tìm kiếm thường dùng trong nhân sự bao gồm:
17 Hàm Min, Max
Hàm MIN: Đây là hàm để bạn xuất ra những giá trị nhỏ nhất trong vùng chọn. Thay vì phải ngồi dò từng con số bạn có thể sử dụng hàm MIN với cú pháp =MIN(vùng chọn) để xuất ra được kết quả nhanh nhất.
18 Hàm điều khiển rẽ nhánh IF
Cú pháp: IF(Logic_Test, Value1, Value2)
Công dụng: Nếu biểu thức Logic_test là True thì câu lệnh IF trả về giá trị Value1, ngược lại thì trả về giá trị Value2;
Ví dụ: Bạn hãy theo dõi trong phần ví dụ ở file Bài tập thực hành đính phía dưới bài viết này!
19 Hàm tìm kiếm VLOOKUP
Cú pháp: VLOOKUP(Value1, Table_Array, Col_Index, Range_Lookup)
Value1: Giá trị cần dò tìm;
Table_Array: Bảng giá trị cần dò;
Col_Index: Số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu từ Table_Array;
Range_Lookup: Phạm vi tìm kiếm (1: Dò tìm tương đối; 0: Dò tìm chính xác);
Công dụng: Trả về giá trị của một ô ứng với cột Col_Index trong bảng Table_Array và dòng ứng với giá trị Value01 tìm được trong bảng Table_Array;
Ví dụ: Bạn hãy theo dõi trong phần ví dụ ở file Bài tập thực hành đính phía dưới bài viết này!
IV CÁC HÀM EXCEL NGÀY THÁNG
Các hàm ngày tháng thường dùng trong nhân sự:
20 Hàm TODAY()
Cú pháp: TODAY()
Công dụng: Trả về ngày tháng năm hiện tại của hệ thống;
Ví dụ: = TODAY() => Kết quả = ?
21 Hàm NOW()
Cú pháp: NOW()
Công dụng: Trả về ngày tháng năm và giờ phút hiện tại của hệ thống;
Ví dụ: = NOW() => Kết quả = ?
22 Hàm DAY
Cú pháp: DAY(DateValue)
Công dụng: Trả về stt ngày của một giá trị kiểu dữ liệu ngày – tháng – năm
Ví dụ:
DAY(235) = ?; DAY(3/19/2014) = ?
23 Hàm MONTH
Cú pháp: MONTH(DateValue)
Công dụng: Trả về tháng ứng với giá trị kiểu ngày tháng năm hoặc số ngày trong năm;
Ví dụ:
MONTH(235) = ?; MONTH(3/19/2014) = ?;
24 Hàm YEAR
Cú pháp: YEAR(DateValue)
Công dụng: Trả về năm tương ứng với kiểu dữ liệu dạng ngày;
Ví dụ:
YEAR(3/19/2014) = ?
25 Hàm WEEKDAY
Cú pháp: WEEKDAY(Datevalue)
Công dụng:
Trả về thứ trong tuần ứng với kiểu dữ liệu dạng ngày tháng năm;
Hàm trả về giá trị trong khoảng từ 1 đến 7 (ứng với chủ nhật đến thứ 7);
Ví dụ:
= WEEKDAY(3/19/2014) => Kết quả = ? (Thứ mấy?)
III CÁC HÀM EXCEL LOGIC
Các hàm logic thường dùng trong nhân sự bao gồm:
26 Hàm AND
Cú pháp: AND(Logic1, Logic2,…)
Công dụng:
Hàm trả về giá trị TRUE nếu các biểu thức Logic1, Logic1,…đều trả về giá trị TRUE; Hàm trả về giá trị FALSE khi ít nhất một biểu thức Logic trả về giá trị FALSE;
Ví dụ:
AND(3>2, 4 >1, 5 >4) = ?
AND(3<2, 4 >1, 5 >4) = ?
27 Hàm OR
Cú pháp: OR(Logic1, Logic2,…)
Công dụng: Hàm trả về giá trị TRUE nếu một trong các biểu thức Logic1, Logic1,…trả về giá trị TRUE; Hàm trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức Logic1, Logic2,… trả về giá trị FALSE;
Ví dụ:
OR(3>2, 4 >1, 5 >4) = ?
OR(3<2, 4 <=1, 5<4) = ?
28 Hàm NOT
Cú pháp: NOT(Logic)
Công dụng: Hàm trả về giá trị phủ định của biểu thức logic;
Ví dụ:
NOT(3>2) = ?
NOT(3<2) = ?
Trên đây Kỹ năng Hr đã chia sẻ những kiến thức hữu ích về Các hàm Excel thường dùng trong Hành chính nhân sự. Để biết thêm những kiến thức hữu ích về tin học văn phòng theo thông tư 03 Bộ thông tin và truyền thông bạn có thể tham gia Khóa học Tin học văn phòng sẽ được đào tạo tất cả các kỹ năng về Word, Excel, Power Point . Đồng thời, bạn cũng được giảng viên hỗ trợ xuyên suốt quá trình học do vậy sau khi học xong sẽ tự tin với những kỹ năng tin học được đào tạo.
♥ Tìm hiểu về chính sách tiền lương trong doanh nghiệp
♥ Quản lý thời gian là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả
♥ Mẫu bảng mô tả công việc của nhân viên nhân sự
♥ Mối quan hệ giữa thành công và khả năng chịu áp lực
♥ Mẫu giấy xác nhận nhân sự của công ty và cách viết
Kỹ năng Hr chúc bạn thành công!
