Bạn có rất nhiều kế hoạch dự định cần thực hiện. Vậy làm thế nào để đạt được những kế hoạch đó? Kỹ năng lập kế hoạch sẽ cho bạn câu trả lời, đây là kỹ năng quan trọng để bạn thực hiện được bất kỳ điều gì.
Một bản kế hoạch thường sẽ bao gồm danh sách các công việc được sắp xếp theo lịch trình có thời hạn và nguồn lực rõ ràng; được ấn định những mục tiêu cụ thể và có kèm theo các biện pháp thực thi để theo đuổi, đáp ứng mục đích cuối cùng. Mặt khác, cá nhân mỗi người luôn có những mong muốn, dự định và mục tiêu riêng. Vì vậy, một bản kế hoạch làm việc chi tiết và bài bản chính là “chìa khóa” để thực hiện được các nguyện vọng của bạn.
>>> Xem thêm: Quản trị nhân sự và khả năng giải quyết vấn đề
1. Kế hoạch là gì?
Kế hoạch là tập hợp những hoạt động được sắp xếp hợp lý theo lịch trình, thời hạn, nguồn lực, mục tiêu, kết quả dự kiến và cách thức thực hiện tốt nhất,… để đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó đã được đề ra trước đó.
2. Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc
Khi bạn có một bản kế hoạch chi tiết, việc đạt được mục tiêu sẽ rõ ràng hơn. Bạn cũng có sự chuẩn bị để kết hợp các nguồn lực một cách nhịp nhàng hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình.
Để có được bản kế hoạch chi tiết, bài bản và dễ dàng thực hiện, bạn có thể tham khảo và áp dụng phương pháp 5W1H2C5M với trường hợp thực tế của bản thân mình.
2.1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (1W – Why)
Khi bắt đầu một công việc, điều đầu tiên, bạn cần đặt ra một số câu hỏi và tìm ra câu trả lời:
– Tại sao cần làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp, với bộ phận?
– Điều gì sẽ xảy ra nếu không thực hiện chúng?
Khi đã có câu trả lời chính xác, bạn sẽ xác định được chính xác yêu cầu, mục tiêu và hướng thực hiện đúng đắn nhất.
2.2. Xác định nội dung công việc ( 1W – What)
– Nội dung công việc đó là gì?
– Cần làm gì để thực hiện được công việc đó?
– Đâu là nội dung cần hoàn thành? Đâu là nội dung có thể thay thế?
2.3. Xác định địa điểm, thời gian, người thực hiện ( 3W – Where/When?Who)
Cần xác định các thông tin liên quan đến các địa điểm, trả lời cho câu hỏi Where?:
– Thực hiện các công việc đó ở đâu?
– Kiểm tra tại bộ phận nào?
– Đánh giá, thử nghiệm ở những công đoạn nào?
– Khi nào thì cần có sự điều chỉnh cần thiết?…
Đâu là thời điểm thích hợp nhất để tiến hành các công việc đó?
– Bạn cần xác định mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của các công việc
– Các công việc quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên, còn lại có thể sắp xếp theo thứ tự giảm bớt sự quan trọng, khẩn cấp hoặc có thể ủy quyền cho người khác.
Bạn cũng cần trả lời các câu hỏi cho Who?
– Ai là người trực tiếp thực hiện công việc?
– Ai là người kiểm tra, đánh giá?
– Ai hỗ trợ?…
2.4. Xác định cách thức thực hiện ( How)
Các thức thực hiện là một trong những vấn đề quan trọng trong kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc.
– Mỗi công việc cần được thực hiện như thế nào?
– Tiêu chuẩn là gì?
2.5. Xác định phương pháp kiểm tra ( 1C – Check)
– Các công việc cần phải kiểm tra một cách sát sao, thường xuyên?
– Tần suất kiểm tra là bao nhiêu?
– Ai là người sẽ tiến hành kiểm tra?
– Các điểm kiểm tra trọng yếu?
2.6. Xác định phương pháp kiểm soát ( 1C – Control)
– Công việc đó có đặc tính gì?
– Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
– Cần phải kiểm soát những điểm trọng yếu nào?
2.7. Xác định các nguồn lực ( 5M)
Các nguồn lực mạnh mẽ, ổn định sẽ hỗ trợ bạn thực hiện kế hoạch của mình tốt nhất có thể. Các nguồn lực có thể kể đến:
– Man: Nguồn nhân lực học hành chính nhân sự hiệu quả nhất
– Money: Nguồn tài chính
– Material: Nguyên vật liệu
– Machine: Máy móc, công việc
– Method: Phương pháp làm việc
3. Một số kỹ năng khác cho việc lập kế hoạch
Trên đây, Kỹ Năng HR vừa chia sẻ với các bạn tất cả các yếu tố trên sẽ giúp bạn xây dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Bên cạnh đó, bạn cần trau dồi thêm những kỹ năng khi thực hiện, ví như:
3.1. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc
Bạn có thể sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời gian/đối tượng tiến hành. Việc này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực. Đây là một trong những yếu tố quan trọng khi bạn muốn rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch.
3.2. Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm được thời gian. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn chỉ làm một việc duy nhất trong một khoảng thời gian dài. Nếu có thể, bạn nên học cách xử lý nhiều công việc một lúc trong ngày, nhưng hoàn thành theo thứ tự ưu tiên kèm theo các mốc thời hạn cụ thể.
3.3. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Trên thực tế, nhiều bản kế hoạch trở nên “lỗi thời” với những gì đang xảy ra. Điều bạn cần làm ngay lúc này là dành một khoảng thời gian hợp lý để xử lý các sự cố và điều chỉnh kịp thời bản kế hoạch.
Mặt khác, trong quá trình lên kế hoạch, bạn phải dự trù, liệt kê toàn bộ những khó khăn có thể gặp phải và từ đó đưa ra các phương án giải quyết dự phòng.
3.4. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết bản thân đã làm công việc đến đâu, có hoàn thành mục tiêu đúng hạn hay không, bạn sẽ phải liên tục kiểm tra và đốc thúc bản thân xử lý mọi việc đúng với kế hoạch đề ra.
Để có thể lên được bản kế hoạch sát với thực tế, định hướng chính xác các hoạt động của bạn và doanh nghiệp, bạn cần nắm rõ được tình hình thực tế của doanh nghiệp trên mọi khía cạnh. Bản kế hoạch phải dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp thì mới có tính thực tế cao, hỗ trợ thực hiện được mục tiêu chính xác.
>>> Xem thêm: Review khóa học hành chính nhân sự tại Lê Ánh
Lập kế hoạch là yếu tố tiên quyết cho bất kỳ công việc nào. Vì thế, hãy luyện tập kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc ngay từ bây giờ. Mong rằng với quy trình lập kế hoạch trong bài viết, bạn có thể lập cho mình những bản kế hoạch tối ưu, hiệu quả.
