Phân Tích Công Việc Là Gì? Quy Trình Phân Tích Công Việc

Một nhà tuyển dụng giỏi là một người biết phân công nhân viên vào từng vị trí công việc sao cho phù hợp và hiệu quả nhất. Do vậy, phân tích được công việc và hiểu được ý nghĩa và quy trình phân tích công việc trong quản trị nhân sự để phù hợp với doanh nghiệp là rất quan trọng.

Trong bài viết này, các thông tin về phân tích công việc sẽ được Kỹ Năng HR cung cấp dưới đây.

I. Phân tích công việc – Khái niệm, mục đích, vai trò và ý nghĩa

1. Phân tích công việc là gì?

Khái niệm phân tích công việc là gì – Phân tích công việc là nhiệm vụ xác định trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc để thực hiện công việc một cách tốt nhất. Bản phân tích công việc sẽ cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm, nhiệm vụ của của các công việc cụ thể.

Ví dụ về phân tích công việc

Phân tích công việc trong dịch vụ chăm sóc khách hàng:

Nhóm công việc: Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Công việc: Nhân viên chăm sóc khách hàng
Nhiệm vụ: Hỗ trợ khách hàng theo yêu cầu qua điện thoại

2. Mục đích của phân tích công việc

Phân tích công việc sẽ giúp trả lời các câu hỏi sau:

Công việc của mỗi nhân viên là gì?
Công việc này sẽ hoàn thành ở đâu?
Công việc này thực hiện ra sao?
Mục đích làm công việc này?
Công việc này tạo ra lợi nhuận cho công ty như thế nào?
Thời gian hoàn thành công việc?
Các yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên là gì?

»»» Review Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất

3. Vai trò của phân tích công việc

Bảo đảm chính xác trong việc sắp xếp và thưởng nhân viên.
Nắm được thông tin và trách nhiệm của công việc.
Kích thích nhân viên làm việc qua việc sắp xếp các mức lương thưởng.
Tiết kiệm thời gian và sức lực giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời gian làm việc.
Tạo cơ sở để nhà quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.

4. Ý nghĩa quan trọng của phân tích công việc

Phân tích công việc thu thập và phân tích những đặc điểm, yêu cầu của công việc, thực hiện công việc như thế nào, các loại trang bị nào cần thiết khi thực hiện công việc,…
Nhờ đó, tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc, tuyển dụng đúng nhân viên cho công việc,…
Ngoài ra, phân tích công việc là đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức để nâng cao năng lực kinh doanh.

II. Các phương pháp phân tích công việc

1. Phỏng vấn

Phương pháp này thực hiện trực tiếp với mỗi nhân viên hoặc cả nhóm đang làm cùng công việc hoặc với người quản lý công việc đó.

2. Bản câu hỏi

Bản câu hỏi được coi là phương pháp phổ biến nhất để thu thập thông tin bởi chúng cung cấp các thông tin nhanh và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn.

3. Quan sát tại nơi làm việc

Quan sát tại nơi làm việc cho phép quản lý phân tích đầy đủ và chi tiết các thông tin công việc như thời gian, trách nhiệm, điều kiện làm việc,…

4. Ghi chép

Quản lý yêu cầu nhân viên ghi chép lại quá trình thực hiện công việc trong một cuốn sổ để nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của công việc.

5. Bảng danh sách kiểm tra

Danh sách này yêu cầu nhân viên làm việc trực tiếp kiểm tra, trả lời.

6. Kết hợp các phương pháp

Thông thường thì các nhà quản lý không dùng riêng một phương pháp mà kết hợp để sử dụng. Ví dụ như muốn phân tích công việc của nhân viên văn phòng, họ có thể sử dụng bảng câu hỏi, kết hợp với phỏng vấn và quan sát thêm.

III. Quy trình phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc gồm mấy bước? – Quy trình phân tích công việc trong các doanh nghiệp thường không giống nhau nhưng phần lớn sẽ có 4 bước.

Các bước phân tích công việc

Bước 1: Xác định phương hướng hoạt động của công ty, mô tả công việc, từ đó chọn ra các phương pháp phân tích công việc phù hợp nhất.

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản của nhân viên

Bước 3: Kết hợp các phương pháp phù hợp để phân tích công việc.

Bước 4: Kiểm tra lại độ chính xác và đầy đủ của thông tin.

Xem thêm: Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Hiệu Quả Của Các Doanh Nghiệp Lớn

IV. Biểu mẫu phân tích công việc

V. Những kỹ năng phân tích công việc

Cần xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc.
Nghiên cứu, tìm hiểu cụ thể.
Có trách nhiệm với công việc kiến thức cơ bản để thực hiện tốt.

VI. Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích công việc

Mục đích phân tích công việc
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Yêu cầu nhân sự
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Quá trình thực hiện công việc
Điều kiện làm việc

Phân tích công việc là kỹ năng đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị. Phân tích công việc không chỉ có lợi cho nhân viên và người quản lý mà dựa vào đó dễ dàng để biết được tình hình làm việc của cấp dưới.

Qua bài viết này, Kỹ Năng HR hy vọng cung cấp cho các bạn đầy đủ thông tin để tiến hành xây dựng một bản phân tích công việc cũng như nắm được quy trình phân tích, quản lý công việc.

Tham khảo thêm các bài viết: