Mẫu Giấy Ủy Quyền Cá Nhân File Word Có Sẵn Dễ Dùng

Giấy ủy quyền cá nhân là văn bản pháp lý cho phép một người giao cho người khác đại diện mình thực hiện công việc trong phạm vi và thời hạn xác định.

Công cụ này giúp xử lý nhiều tình huống: nộp/nhận hồ sơ hành chính, làm việc với ngân hàng, tiếp nhận bưu phẩm, tham dự cuộc họp, hoặc giải quyết các việc phát sinh khi đương sự vắng mặt.

Để giấy ủy quyền được chấp nhận, người lập cần hiểu đúng bản chất pháp lý, cấu trúc văn bản, trường hợp cần công chứng/chứng thực, cũng như các rủi ro thường gặp.

Bài viết này, Kỹ năng HR sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn và sử dụng giấy ủy quyền cá nhân trong thực tế nhé.

1. Giấy ủy quyền cá nhân là gì?

Giấy ủy quyền cá nhân là văn bản thể hiện việc một người giao quyền cho người khác thay mình thực hiện một hoặc nhiều công việc cụ thể.

Về bản chất, đây là hành vi pháp lý đơn phương của bên ủy quyền. Khi người được ủy quyền thực hiện công việc đúng phạm vi, quyền và nghĩa vụ phát sinh trực tiếp cho bên ủy quyền như thể chính họ tự thực hiện.

Vai trò trong thực tế

Bảo đảm luân chuyển công việc: khi bận công tác, ốm đau, đi xa, công việc vẫn có người đại diện xử lý.
Tối ưu thời gian và nguồn lực: có thể giao người am hiểu thủ tục hoặc rảnh thời gian đi làm hồ sơ.
Căn cứ cho bên thứ ba: cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác có cơ sở kiểm tra thẩm quyền trước khi giao dịch.
Giảm tranh chấp: văn bản xác định rõ ai được quyền làm gì, trong thời hạn nào, hạn chế việc bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh khiếu nại.

>>>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Phân biệt giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền

Sử dụng đúng loại văn bản giúp giao dịch suôn sẻ và an toàn pháp lý.

2.1. Giấy ủy quyền

Bản chất: hành vi pháp lý đơn phương của bên ủy quyền.

Chủ thể ký: chỉ cần chữ ký của bên ủy quyền; nhiều mẫu thực tế vẫn để bên được ủy quyền ký xác nhận để tăng tính rõ ràng, nhưng không bắt buộc nếu pháp luật không yêu cầu.

Phạm vi áp dụng: việc đơn giản, mang tính hành chính như nộp/nhận hồ sơ, nhận bưu phẩm, dự họp, thực hiện một thủ tục cụ thể.

Tính ràng buộc: bên được ủy quyền có thể từ chối hoặc dừng thực hiện nếu không có thỏa thuận khác.

2.2. Hợp đồng ủy quyền

Bản chất: thỏa thuận song phương giữa hai bên.

Chủ thể ký: cả hai bên cùng ký; nội dung có thể quy định thù lao và nghĩa vụ cụ thể.

Phạm vi áp dụng: việc phức tạp, kéo dài, có thù lao hoặc đòi hỏi trách nhiệm cao như quản lý cho thuê nhà, đại diện tố tụng, ký kết hợp đồng thương mại giá trị lớn.

Tính ràng buộc: bên nhận ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc theo thỏa thuận; bên ủy quyền có nghĩa vụ cung cấp hồ sơ, thanh toán thù lao nếu có.

2.3. Nên chọn giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền

Giấy ủy quyền: nộp/nhận giấy tờ, làm một thủ tục hành chính đơn lẻ, không thù lao.

Hợp đồng ủy quyền: quản lý tài sản, giao dịch giá trị lớn, có thù lao, cần ràng buộc chặt trách nhiệm.

Lưu ý với bất động sản: các giao dịch định đoạt quyền sử dụng đất, nhà ở thường lập hợp đồng ủy quyền và công chứng/chứng thực theo luật chuyên ngành; đây là chuẩn thực hành an toàn đến thời điểm hiện nay.

3. Thành phần bắt buộc của giấy ủy quyền

Một giấy ủy quyền chuẩn cần đầy đủ, rõ ràng để bên tiếp nhận dễ kiểm tra và chấp nhận.

3.1. Thông tin bên ủy quyền

Họ tên (viết đủ, không viết tắt).
Ngày tháng năm sinh.
Số CCCD/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp.
Địa chỉ thường trú và địa chỉ liên hệ (nếu khác).
Số điện thoại.

3.2. Thông tin bên được ủy quyền

Họ tên, ngày sinh, số CCCD/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp.
Địa chỉ, số điện thoại.

Lưu ý: thông tin phải khớp giấy tờ gốc vì cơ quan tiếp nhận thường đối chiếu.

3.3. Phạm vi ủy quyền

Mô tả cụ thể công việc được giao; nêu rõ cơ quan/đơn vị làm việc.
Liệt kê loại giấy tờ được phép ký (đơn, tờ khai, biên bản…).
Nêu ngoại lệ nếu cần (ví dụ: không ký hợp đồng chuyển nhượng, không rút tiền vượt hạn mức…).
Tránh ghi chung chung như “giải quyết mọi việc”.

3.4. Thời hạn ủy quyền

Ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc; hoặc đến khi hoàn thành công việc.
Nếu không ghi và cũng không gắn với một giao dịch cụ thể, thực tiễn áp dụng mặc định thời hạn 01 năm kể từ ngày lập.

3.5. Cam kết, thù lao (nếu có) và chữ ký

Bên ủy quyền cam kết chịu trách nhiệm đối với hành vi trong phạm vi giao.
Nếu có thù lao, ghi rõ mức, thời điểm và phương thức thanh toán.
Chữ ký của bên ủy quyền là bắt buộc; khuyến nghị bên được ủy quyền ký xác nhận đã nhận nhiệm vụ.
Ghi ngày, tháng, năm lập văn bản; đóng dấu nếu tổ chức yêu cầu.

4. Khi nào cần Công chứng, chứng thực

Không phải mọi giấy ủy quyền đều phải công chứng/chứng thực; xác định đúng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

4.1. Trường hợp bắt buộc

Ủy quyền liên quan đến việc định đoạt bất động sản hoặc thực hiện quyền đối với bất động sản theo luật chuyên ngành.
Một số thủ tục hộ tịch, tài sản chung vợ chồng… theo quy định.
Đại diện tham gia tố tụng khi pháp luật yêu cầu hình thức xác nhận.

4.2. Trường hợp không bắt buộc nhưng nên thực hiện

Giao dịch ngân hàng: rút/nhận tiền, tất toán sổ, ủy quyền giao dịch tại quầy; hầu hết ngân hàng yêu cầu theo mẫu riêng hoặc yêu cầu công chứng/chứng thực để đảm bảo an toàn.
Nộp/nhận hồ sơ tại cơ quan hành chính; nhiều nơi ưu tiên văn bản có chứng thực để giảm thời gian xác minh.
Tài sản giá trị lớn: ô tô, xe máy, thiết bị đắt tiền.

4.3. Trường hợp thường không cần

Ủy quyền nội bộ, mang tính hành chính đơn giản giữa các cá nhân có mức độ tin cậy cao.
Ủy quyền nội bộ trong doanh nghiệp để ký giấy tờ hành chính theo phân quyền nội bộ; người có thẩm quyền ký và đóng dấu theo quy chế là đủ với mục đích nội bộ.

4.4. Phân biệt công chứng và chứng thực

Công chứng: công chứng viên xác nhận năng lực chủ thể, tính hợp pháp của nội dung và hình thức văn bản; giá trị pháp lý cao, phù hợp giao dịch quan trọng.

Chứng thực chữ ký: cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký là của người yêu cầu; không xác nhận nội dung văn bản.

>>>>> Xem thêm:

Cách Đánh Giá Hiệu Suất Nhân Viên: KPI – 9 Box – OKR
Cách Chuẩn Bị Cuộc Họp Quan Trọng Tránh Thiếu Sót
Phương Pháp Lọc Hồ Sơ Ứng Viên Nhanh Và Chính Xác
Hồ Sơ Giải Quyết Chế Độ Thai Sản Cần Những Giấy Tờ Gì?
Cách Viết Email Hành Chính Chuyên Nghiệp Và Chuẩn Mực

5. Hướng dẫn soạn thảo Giấy ủy quyền cá nhân

Tập trung vào hai điểm thường sai: phạm vi ủy quyền và thời hạn.

5.1. Viết phạm vi ủy quyền

Dùng các gạch đầu dòng rõ:

Công việc được giao (nộp/nhận hồ sơ, làm việc với cơ quan nào).
Giấy tờ được ký (đơn, tờ khai, biên bản).
Hạn mức tiền hoặc điều kiện nếu có (ví dụ: rút không quá một mức xác định).
Ngoại lệ cấm ký (không định đoạt tài sản, không ký hợp đồng mua bán).

Ví dụ cụ thể:

Liên hệ ngân hàng X, chi nhánh Y để tất toán sổ tiết kiệm số…
Ký các biểu mẫu nghiệp vụ liên quan đến thủ tục trên.
Nhận tiền gốc và lãi; chuyển khoản vào tài khoản mang tên bên ủy quyền.
Không mở mới sản phẩm tiền gửi, không ủy quyền tiếp.

5.2. Ghi thời hạn phù hợp

Nếu thủ tục có mốc thời gian rõ, ghi đến ngày cụ thể hoặc đến khi hoàn thành nhưng không quá ngày…
Ủy quyền sử dụng định kỳ (trong gia đình, doanh nghiệp): đặt thời hạn 6–24 tháng, sau đó đánh giá lại.
Tránh để trống thời hạn vì mặc định 01 năm có thể dài hoặc ngắn hơn nhu cầu thực tế.

5.3. Ủy quyền lại

Chỉ cho phép khi bên ủy quyền đồng ý hoặc có lý do khách quan; viết rõ phạm vi và trách nhiệm khi ủy quyền lại.
Nếu không muốn ủy quyền lại, ghi dứt khoát: không cho phép ủy quyền lại trong mọi trường hợp.

5.4. Kiểm tra thông tin nhận dạng

Đối chiếu họ tên, CCCD, ngày cấp, địa chỉ; sai một trường có thể bị từ chối.
Nếu thay đổi thông tin (đổi CCCD), nên nêu số cũ và số mới kèm ngày đổi để cơ quan dễ đối chiếu.

5.5. Ngôn ngữ và thể thức

Câu ngắn, rõ, tránh dùng từ đa nghĩa.
Mẫu trình bày thống nhất: font, cỡ chữ, căn lề; tiêu đề, mục, gạch đầu dòng.
Nếu có phụ lục (hạn mức giao dịch, danh mục giấy tờ), liệt kê rõ và đính kèm.

6. Rủi ro và sai lầm thường gặp

Những lỗi dưới đây là nguyên nhân phổ biến khiến giao dịch bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp.

6.1. Phạm vi quá rộng, ghi chung chung

Ví dụ: ủy quyền giải quyết mọi việc tại ngân hàng, cơ quan thuế.

Hậu quả: cơ quan tiếp nhận từ chối do không xác định được quyền cụ thể; rủi ro lạm dụng quyền.

Cách khắc phục: liệt kê cụ thể đầu việc, hạn mức, ngoại lệ.

6.2. Thiếu hoặc ghi sai thời hạn

Bỏ trống thời hạn khiến văn bản mặc định 01 năm; có thể dài hơn nhu cầu hoặc hết hiệu lực giữa chừng.

Cách khắc phục: ghi ngày bắt đầu, kết thúc rõ ràng hoặc neo theo sự kiện.

6.3. Nhầm lẫn giữa ủy quyền và định đoạt tài sản

Giấy ủy quyền không làm thay đổi quyền sở hữu tiền/tài sản; người được ủy quyền chỉ thay mặt thực hiện thủ tục.

Cách khắc phục: nếu muốn chuyển quyền hoặc định đoạt, sử dụng hợp đồng phù hợp theo luật chuyên ngành và thực hiện công chứng/chứng thực.

6.4. Sai thông tin cá nhân

Sai họ tên, số CCCD, ngày cấp, địa chỉ.

Cách khắc phục: kiểm tra với giấy tờ gốc; nếu phát hiện sai sau khi ký, lập văn bản thay thế hoặc hủy và lập lại.

6.5. Thiếu chứng thực/công chứng trong trường hợp cần

Nhiều hồ sơ bị trả lại do không có xác nhận theo yêu cầu.

Cách khắc phục: trước khi nộp, hỏi rõ đơn vị tiếp nhận về hình thức văn bản và mức xác nhận cần thiết.

6.6. Lưu trữ và quản lý bản gốc kém

Mất bản gốc hoặc không lưu bản scan gây gián đoạn.

Cách khắc phục: lưu cả bản giấy và bản số; đặt tên file theo quy tắc ngày_tháng_năm_benA_benB_noidung; phân quyền truy cập.

Tổng Hợp Các Mẫu Giấy Ủy Quyền Cá Nhân (Nội Dung File Word)

Dưới đây là nội dung chi tiết của 3 mẫu Giấy ủy quyền cá nhân phổ biến nhất.

Mẫu 1: Giấy Ủy Quyền Đơn Giản (Dùng cho việc nhận tài liệu, hồ sơ)

Mẫu giấy ủy quyền

Mẫu này thường không cần công chứng, trừ khi bên thứ ba yêu cầu.

Mẫu 2: Giấy Ủy Quyền Giao Dịch Ngân Hàng (Rút/Nộp tiền)

Mẫu giấy ủy quyền

Mẫu này BẮT BUỘC phải được công chứng hoặc chứng thực chữ ký.

Mẫu 3: Giấy Ủy Quyền Giải Quyết Thủ Tục Hành Chính (Ví dụ: Nộp/Nhận hồ sơ đất đai)

Mẫu giấy ủy quyền

Mẫu này BẮT BUỘC phải được công chứng hoặc chứng thực chữ ký

Giấy ủy quyền là công cụ pháp lý hiệu quả để xử lý công việc khi người có trách nhiệm không thể tự thực hiện. Muốn văn bản được chấp nhận, cần soạn đúng thành phần, mô tả phạm vi rõ ràng, ghi thời hạn phù hợp và xác định đúng trường hợp phải công chứng/chứng thực. Với giao dịch giá trị lớn hoặc liên quan bất động sản, nên dùng hợp đồng ủy quyền và thực hiện công chứng để bảo đảm an toàn.

Doanh nghiệp và cá nhân nên chuẩn hóa mẫu, lập checklist kiểm tra, lưu trữ bản giấy và bản số, đồng thời theo dõi thời hạn để gia hạn hoặc thu hồi kịp thời. Cách làm này giúp hồ sơ thông suốt, giảm rủi ro và tăng tính minh bạch trong giao dịch.

Hy vọng bài viết của Kỹ Năng HR sẽ giúp bạn hiểu và vận dụng hơn về Cách Đánh Giá Hiệu Suất Nhân Viên: KPI – 9 Box – OKR. Chúc bạn thành công!