Nội Dung Thỏa Ước Lao Động Tập Thể: Các Điều Khoản Cần Lưu Ý

Thỏa ước lao động tập thể là văn bản xác lập các điều kiện lao động, quyền lợi và nghĩa vụ của người sử dụng lao động và tập thể người lao động, với nguyên tắc cốt lõi là có lợi hơn cho người lao động so với luật.

Nếu được xây dựng đúng quy định, rõ ràng và thực tế, Thỏa ước lao động tập thể sẽ giúp doanh nghiệp ổn định nhân sự, hạn chế tranh chấp và nâng cao hình ảnh tuyển dụng.

Bài viết này, Kỹ năng HR sẽ tổng hợp khung pháp lý, nguyên tắc xây dựng, 6 nhóm nội dung quan trọng nhất và quy trình thương lượng – ký kết Thỏa ước lao động tập thể, cập nhật theo pháp luật lao động Việt Nam hiện nay.

1. Thỏa Ước Lao Động Tập Thể Là Gì?

Thỏa ước lao động tập thể là văn bản thỏa thuận giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động do hai bên đạt được thông qua thương lượng tập thể.

Về cơ sở pháp lý, Thỏa ước lao động tập thể được điều chỉnh chủ yếu bởi:

Bộ luật Lao động 2019
Các nghị định, thông tư hướng dẫn về thương lượng tập thể, đối thoại nơi làm việc, Thỏa ước lao động tập thể và giải quyết tranh chấp lao động
Các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý lao động địa phương

Một số đặc điểm chính mà bộ phận Nhân sự – Pháp chế cần nắm:

Thỏa ước lao động tập thể được xây dựng trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng, hợp tác, công khai và minh bạch.
Nội dung Thỏa ước lao động tập thể không được thấp hơn “mức sàn” của pháp luật; nếu thấp hơn sẽ đương nhiên vô hiệu.
Thỏa ước lao động tập thể chỉ có hiệu lực khi được trên 50% tổng số người lao động trong phạm vi áp dụng tán thành.
Thỏa ước lao động tập thể có thể được ký ở các cấp: doanh nghiệp, nhóm doanh nghiệp, ngành, vùng… (trong thực tế, phổ biến nhất vẫn là cấp doanh nghiệp).

>>>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Nguyên Tắc Xây Dựng Nội Dung Thỏa Ước Lao Động Tập Thể

2.1. Nguyên tắc có lợi hơn luật

Nguyên tắc “xương sống” khi xây dựng nội dung thỏa ước là:

Điều khoản trong Thỏa ước lao động tập thể phải có lợi hơn cho người lao động so với quy định pháp luật, thỏa ước cấp trên (nếu có) và nội quy lao động.

Ví dụ:

Luật quy định tối thiểu 12 ngày phép/năm → Thỏa ước lao động tập thể có thể quy định 14 hoặc 15 ngày/năm.
Luật chỉ quy định mức tối thiểu về lương → Thỏa ước lao động tập thể có thể cam kết mức lương khởi điểm cao hơn lương tối thiểu vùng, hoặc cơ chế tăng lương tối thiểu hàng năm.

Mọi điều khoản “thụt lùi” so với pháp luật (ví dụ giảm ngày nghỉ, hạn chế quyền nghỉ việc riêng, hạ mức lương tối thiểu…) đều không có giá trị dù đã được ký kết.

2.2. Nguyên tắc tách bạch với Nội quy – Quy chế

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp “nhồi” quá nhiều nội dung kỷ luật, chế tài, xử phạt vào Thỏa ước lao động tập thể, khiến văn bản:

Khó được người lao động tán thành
Mất đi “tính tích cực” và vai trò là công cụ nâng cao phúc lợi

Cách phân vai hợp lý:

Thỏa ước lao động tập thể: tập trung vào quyền lợi, phúc lợi, cam kết hai bên, các cơ chế có lợi hơn luật.
Nội quy lao động: quy định chi tiết về trật tự, kỷ luật, hành vi bị cấm, hình thức xử lý kỷ luật.
Quy chế lương, thưởng, phúc lợi: quy định chi tiết về mức chi, cách tính, hồ sơ, quy trình xét duyệt.

Như vậy, Thỏa ước lao động tập thể sẽ là “khung cam kết” ở tầm chính sách, còn các quy chế nội bộ sẽ triển khai cụ thể.

2.3. Nguyên tắc khả thi về tài chính

Mọi cam kết trong Thỏa ước lao động tập thể đều gắn với chi phí thực tế: lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm, trợ cấp…

Do đó, HR và Công đoàn cần:

– Thống nhất với bộ phận Tài chính/Kế toán về khả năng chi trả trong kỳ hạn 2–3 năm của thỏa ước.

– Tránh đưa các điều khoản “cho có” như:

Thưởng lớn nhưng luôn kèm điều kiện quá chặt, khó xảy ra
Cam kết chi phúc lợi cao nhưng thực tế không đủ ngân sách

Trong bối cảnh kinh tế biến động, Thỏa ước lao động tập thể có thể quy định các cơ chế linh hoạt, ví dụ:

“Thưởng Tết được xem xét trên cơ sở kết quả kinh doanh và khả năng tài chính của doanh nghiệp từng năm, theo quy chế thưởng do Giám đốc ban hành sau khi thống nhất với Công đoàn cơ sở.”

2.4. Nguyên tắc minh bạch – dễ hiểu

– Hạn chế tối đa các cụm từ mơ hồ như: “tùy tình hình”, “tùy xem xét”, “vào từng trường hợp cụ thể”… nếu không có tiêu chí kèm theo.

– Cố gắng lượng hóa tối đa:

Mức tiền
Tỷ lệ %
Thời hạn, thời điểm thực hiện

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, nhất quán, phù hợp với trình độ NLĐ của doanh nghiệp.

3. Sáu Nhóm Nội Dung Trọng Yếu Trong Thỏa Ước Lao Động Tập Thể

Đây là phần “xương sống” của nội dung thỏa ước lao động tập thể. Khi soạn thảo, HR nên rà soát đủ 6 nhóm điều khoản dưới đây.

3.1. Nhóm nội dung về việc làm và hợp đồng lao động

Nhóm này giúp NLĐ an tâm về tính ổn định việc làm và cách doanh nghiệp sử dụng HĐLĐ.

Một số nội dung thường gặp:

– Cam kết ký HĐLĐ đúng loại (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, theo mùa vụ…) và đúng thẩm quyền.

– Không áp dụng thử việc đối với HĐLĐ dưới 01 tháng theo BLLĐ 2019.

– Thời gian thử việc không vượt quá khung luật cho từng chức danh, mức lương thử việc được nêu rõ nguyên tắc (ví dụ: từ 85%–100% lương chính thức).

– Cách xử lý trong trường hợp:

Người lao động phải ngừng việc, chờ việc do lỗi doanh nghiệp;
Thay đổi cơ cấu, công nghệ, sáp nhập, chia tách dẫn tới phải điều chuyển công việc, sắp xếp lại lao động.

Những cam kết này giúp giảm rủi ro tranh chấp về “treo hợp đồng”, kéo dài thử việc, ép nghỉ việc…

3.2. Nhóm nội dung về thời giờ làm việc – nghỉ ngơi

Theo luật, thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Doanh nghiệp có quyền quy định thấp hơn để tạo lợi thế cạnh tranh.

Một số điểm Thỏa ước lao động tập thể có thể quy định có lợi hơn:

– Sắp xếp tuần làm việc:

Ví dụ: 44 giờ/tuần, làm việc từ thứ 2 đến trưa thứ 7; chiều thứ 7 nghỉ hưởng nguyên lương.

– Nghỉ hằng năm:

Tăng số ngày phép năm từ 12 lên 14–15 ngày/năm;
Cộng thêm ngày phép theo thâm niên tại doanh nghiệp.

– Nghỉ việc riêng hưởng lương mở rộng hơn luật, chẳng hạn:

Anh/chị/em ruột kết hôn: nghỉ 02 ngày (luật quy định 01 ngày)
Bố/mẹ, bố/mẹ vợ (chồng), vợ/chồng, con qua đời: nghỉ 05 ngày (luật là 03 ngày)

– Chính sách giờ làm linh hoạt:

Hỗ trợ NLĐ nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi
Lao động nữ mang thai ở tháng cuối được giảm giờ làm hoặc ưu tiên ca phù hợp.

Nhóm này tác động trực tiếp đến chất lượng cuộc sống và trạng thái cân bằng công việc – gia đình của NLĐ.

3.3. Nhóm nội dung về tiền lương – thưởng – phụ cấp

Đây là nhóm nội dung được NLĐ quan tâm nhất, và cũng là nguồn gốc của nhiều tranh chấp nếu quy định không rõ.

Về tiền lương:

– Cam kết mức lương thấp nhất:

Không thấp hơn lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành.
Với lao động đã qua đào tạo, có thể cam kết mức lương thấp nhất cao hơn lương tối thiểu vùng ít nhất 7% (phù hợp với nguyên tắc về lương tối thiểu).

– Ngày trả lương, hình thức trả lương, quy định khi trả lương chậm…

Về thưởng:

– Thưởng Tết, thưởng lễ, thưởng năng suất, thưởng sáng kiến…

– Thưởng tháng lương thứ 13:

Điều kiện hưởng (làm đủ 12 tháng, làm chưa đủ thì tính theo số tháng làm việc).
Cách tính: theo lương bình quân, lương cơ bản hay tổng thu nhập.
Có gắn với kết quả kinh doanh hay cam kết trả cứng.

Thỏa ước lao động tập thể nên quy định ở mức nguyên tắc và khung, còn con số chi tiết thể hiện trong Quy chế thưởng do doanh nghiệp ban hành sau khi tham khảo ý kiến Công đoàn.

Về phụ cấp và hỗ trợ:

– Phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, độc hại, ca kíp…

– Hỗ trợ ăn trưa, xăng xe, điện thoại, nhà ở, gửi trẻ…

– Nên phân loại rõ:

Khoản tính đóng BHXH
Khoản không tính đóng BHXH (tuân thủ quy định bảo hiểm từng thời kỳ)

3.4. Nhóm nội dung về phúc lợi – bảo hiểm – sức khỏe

Nhóm này thể hiện mức độ “chăm lo” của doanh nghiệp với NLĐ.

Các nội dung thường được đưa vào thỏa ước:

– Chế độ hiếu, hỉ, ốm đau:

Thăm hỏi khi NLĐ hoặc thân nhân (cha mẹ, vợ/chồng, con) ốm nặng, phẫu thuật, qua đời.
Mức chi có thể phân bậc theo đối tượng.

– Chăm sóc sức khỏe:

Tổ chức khám sức khỏe định kỳ ít nhất 01 lần/năm, với công việc nặng nhọc độc hại có thể 02 lần/năm theo luật.
Nâng cấp danh mục khám, lựa chọn bệnh viện tốt hơn mức tối thiểu.

– Bảo hiểm mở rộng:

Mua bảo hiểm tai nạn 24/24 cho NLĐ chính thức.
Mua bảo hiểm sức khỏe cho toàn bộ hoặc nhóm vị trí chủ chốt.

Các chính sách này không chỉ giúp NLĐ an tâm mà còn là công cụ giữ chân nhân tài so với mặt bằng doanh nghiệp khác cùng ngành.

3.5. Nhóm nội dung về đối thoại, kiến nghị và giải quyết tranh chấp

Đây là nhóm điều khoản giúp giảm nguy cơ xung đột và đình công.

Thỏa ước lao động tập thể thường quy định:

– Tần suất tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc (ít nhất mức luật yêu cầu, doanh nghiệp có thể cam kết nhiều hơn).

– Kênh tiếp nhận kiến nghị:

Thông qua Công đoàn, phòng Nhân sự, hộp thư góp ý, hệ thống nội bộ…

– Thời hạn phản hồi kiến nghị, khiếu nại của NLĐ.

– Nguyên tắc xử lý tranh chấp nội bộ:

Ưu tiên thương lượng, hòa giải tại doanh nghiệp trước khi đưa ra hòa giải viên lao động, trọng tài hoặc Tòa án.

Nhóm nội dung này góp phần xây dựng văn hóa đối thoại thay vì đối đầu, đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp sản xuất, sử dụng nhiều lao động.

3.6. Nhóm nội dung về tổ chức thực hiện và hiệu lực Thỏa ước

Nhóm này thường được để ở chương cuối, nhưng lại rất quan trọng về mặt pháp lý.

Một số nội dung cơ bản:

– Thời hạn Thỏa ước lao động tập thể:

Thường từ 01 đến 03 năm, tùy quy mô và ổn định của doanh nghiệp.

– Trình tự xử lý khi gần hết hạn:

Thời điểm bắt đầu thương lượng thỏa ước mới (ví dụ: trước khi hết hạn 60–90 ngày).
Cách tiếp tục áp dụng thỏa ước hiện hành trong khi chưa ký mới.

– Quy định về sửa đổi, bổ sung:

Bắt buộc phải thông qua thương lượng, lấy ý kiến NLĐ, đảm bảo trên 50% NLĐ tán thành.

– Trách nhiệm phổ biến và lưu trữ:

Ban Giám đốc và Công đoàn có trách nhiệm phổ biến nội dung thỏa ước đến toàn thể NLĐ (niêm yết, gửi email, đưa lên hệ thống nội bộ…).
Lưu giữ bản gốc và hồ sơ liên quan để phục vụ thanh tra, kiểm tra và giải quyết tranh chấp khi cần.

>>>>> Xem thêm:

Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Gồm Những Gì?
6 Sai Lầm Khi Viết Bản Mô Tả Công Việc Và Cách Khắc Phục
Mẫu Giấy Ủy Quyền Cá Nhân File Word Có Sẵn Dễ Dùng
Cách Đánh Giá Hiệu Suất Nhân Viên: KPI – 9 Box – OKR
Cách Chuẩn Bị Cuộc Họp Quan Trọng Tránh Thiếu Sót

4. Quy Trình Thương Lượng – Ký Kết – Thông Báo Thỏa Ước Lao Động Tập Thể

Bước 1: Đề xuất thương lượng

Một trong hai bên (Công đoàn hoặc người sử dụng lao động) gửi yêu cầu thương lượng bằng văn bản.
Bên nhận yêu cầu không được từ chối mà phải thống nhất thời điểm, địa điểm, nội dung thương lượng trong thời hạn luật định.

Bước 2: Thương lượng tập thể

Thành phần:

Bên NLĐ: Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện NLĐ hợp pháp.
Bên NSDLĐ: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Mỗi phiên thương lượng cần có:

Chương trình làm việc
Biên bản ghi rõ nội dung đã thống nhất, chưa thống nhất, ý kiến của từng bên

Kết quả thương lượng là cơ sở để soạn dự thảo Thỏa ước lao động tập thể.

Bước 3: Lấy ý kiến người lao động

Dự thảo Thỏa ước lao động tập thể phải được phổ biến tới NLĐ trong phạm vi áp dụng.

Hình thức lấy ý kiến:

Giơ tay biểu quyết tại cuộc họp
Bỏ phiếu kín
Ký xác nhận vào danh sách

Điều kiện thông qua:

Trên 50% tổng số NLĐ trong phạm vi áp dụng tán thành.

Cần lưu trữ hồ sơ:

Biên bản kiểm phiếu hoặc tổng hợp kết quả
Danh sách người lao động tham gia biểu quyết

Bước 4: Ký kết và thông báo cơ quan nhà nước

Đại diện hợp pháp của hai bên tiến hành ký kết thỏa ước.

Trong thời hạn luật định, người sử dụng lao động có trách nhiệm:

Gửi thông báo kèm bản Thỏa ước lao động tập thể đến Sở LĐTBXH hoặc cơ quan được ủy quyền.

Đồng thời:

Niêm yết, công bố nội dung thỏa ước đến toàn bộ NLĐ.
Lưu hồ sơ đầy đủ (biên bản thương lượng, biên bản lấy ý kiến, danh sách biểu quyết…).

5. Các Trường Hợp Thỏa Ước Lao Động Tập Thể Bị Vô Hiệu

5.1. Vô hiệu từng phần

Thỏa ước bị vô hiệu từng phần khi một số điều khoản:

Trái với pháp luật hiện hành; hoặc
Hạn chế quyền cơ bản của NLĐ; nhưng
Không làm ảnh hưởng đến hiệu lực của các điều khoản còn lại.

Ví dụ:

Quy định thời gian thử việc vượt quá khung luật
Quy định NLĐ phải đặt cọc tiền khi vào làm việc
Quy định phạt tiền NLĐ thay cho xử lý kỷ luật lao động

Trong trường hợp này, chỉ phần vi phạm bị hủy bỏ, các nội dung khác vẫn tiếp tục áp dụng.

5.2. Vô hiệu toàn bộ

Thỏa ước bị vô hiệu toàn bộ thường do các lỗi nghiêm trọng sau:

Người ký thỏa ước không đúng thẩm quyền (ví dụ: trưởng bộ phận ký thay Giám đốc mà không có ủy quyền hợp lệ).
Không thực hiện đúng quy trình thương lượng, không lấy ý kiến NLĐ hoặc tỷ lệ tán thành không đạt trên 50%.
Nội dung thỏa ước kém hơn pháp luật một cách toàn diện, hoặc xâm phạm quyền cơ bản của NLĐ (ví dụ: hạn chế quyền tham gia công đoàn, hạn chế quyền khiếu nại, tố cáo…).

Khi thỏa ước bị tuyên vô hiệu:

Quyền lợi NLĐ được giải quyết theo pháp luật và HĐLĐ cá nhân.
Nếu doanh nghiệp đang áp dụng chế độ cao hơn luật theo thỏa ước, việc cắt giảm đột ngột có thể làm phát sinh tranh chấp, vì vậy cần có lộ trình và trao đổi với Công đoàn.

6. Lời Khuyên Thực Tiễn Cho Bộ Phận Nhân Sự Khi Xây Dựng Thỏa ước lao động tập thể

Để nội dung thỏa ước lao động tập thể thực sự “sống” trong doanh nghiệp, người làm Nhân sự nên:

Xác định rõ: Thỏa ước lao động tập thể là công cụ chiến lược chứ không chỉ là “giấy tờ để đối phó”.
Phối hợp chặt chẽ với Công đoàn ngay từ giai đoạn lấy ý kiến ban đầu, tránh để Công đoàn chỉ đóng vai “ký cho đủ thủ tục”.
Thống nhất sớm với bộ phận Tài chính/Kế toán để mọi cam kết đều có cơ sở ngân sách.
Tách bạch:

+ Thỏa ước lao động tập thể = khung cam kết, định hướng chính sách

+ Quy chế lương – thưởng – phúc lợi = con số chi tiết, công thức tính

Thiết lập cơ chế rà soát định kỳ (ví dụ mỗi năm 1 lần) để cập nhật thỏa ước khi pháp luật thay đổi hoặc khi chiến lược nhân sự của doanh nghiệp được điều chỉnh.

Thỏa ước lao động tập thể là “bản cam kết hai chiều” giữa doanh nghiệp và người lao động. Nếu được xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc, 6 nhóm nội dung trọng yếu rõ ràng và quy trình thương lượng minh bạch, Thỏa ước lao động tập thể sẽ trở thành một lợi thế cạnh tranh thực sự trong quản trị nhân sự và thu hút nhân tài, thay vì chỉ là một văn bản mang tính hình thức.

Hy vọng bài viết của Kỹ Năng HR sẽ giúp bạn hiểu và vận dụng tốt hơn sau khi tham khảo về Nội Dung Thỏa Ước Lao Động Tập Thể: Các Điều Khoản Cần Lưu Ý

Chúc bạn thành công!