Hướng Dẫn Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động Mới Nhất

Báo cáo tình hình sử dụng lao động được xem là một trong những nghĩa vụ pháp lý quan trọng mà mỗi doanh nghiệp đều phải nghiêm ngặt tuân thủ theo quy định pháp luật .Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ giúp cơ quan quản lý nắm rõ biến động nhân sự, mà còn là căn cứ để đảm bảo quyền lợi của người lao động trong hệ thống quốc gia

Hãy cùng Kỹ Năng HR hướng dẫn chi tiết cách lập, nộp và xử lý các lỗi thường gặp khi báo cáo lao động, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về báo cáo tình hình sử dụng lao động.

I. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì? Doanh nghiệp nào phải nộp?

1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là bảng tổng hợp chi tiết về số lượng người lao động đang làm việc, lao động mới tuyển, nghỉ việc, chuyển công tác, hoặc hết hạn hợp đồng trong kỳ báo cáo.

Văn bản này thường được được lập theo mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành, được thực hiện dưới dạng mẫu Excel hoặc nộp online qua cổng Dịch vụ công.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động giúp cơ quan nhà nước kiểm soát:

Tổng số lao động hiện tại của doanh nghiệp
Biến động nhân sự trong kỳ (tuyển mới, nghỉ việc, chấm dứt HĐLĐ…)
Tỷ lệ lao động nam/nữ, lao động nước ngoài
Mức độ tuân thủ quy định sử dụng lao động của từng tổ chức.

2. Doanh nghiệp nào phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Theo quy định, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể có thuê mướn lao động đều phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ, kể cả khi chỉ có 1 nhân viên làm việc.

Đối tượng phải nộp	Căn cứ pháp lý	Ghi chú
Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân (Công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp danh)	Điều 4 và Điều 6 Nghị định 145/2020/NĐ-CP; hướng dẫn bởi Thông tư 23/2021/TT-BLĐTBXH	Báo cáo theo quý hoặc khi có biến động lao động; gửi đến Sở LĐTB&XH nơi đặt trụ sở
Hợp tác xã, tổ chức phi chính phủ, đơn vị sự nghiệp có thuê nhân công	Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Bộ luật Lao động 2019	Vẫn phải nộp, kể cả quy mô nhỏ hoặc hoạt động phi lợi nhuận
Hộ kinh doanh cá thể có thuê lao động	Điều 12, Bộ luật Lao động 2019	Phải báo cáo khi ký hợp đồng từ 1 tháng trở lên
Doanh nghiệp FDI, văn phòng đại diện nước ngoài	Theo hướng dẫn của Sở Lao động – Thương Binh và Xã hội	Thường nộp online qua cổng dịch vụ công
Cơ quan, tổ chức nhà nước sử dụng lao động hợp đồng	Điều 3, 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP	Thuộc nhóm phải báo cáo biến động lao động định kỳ

>>> Xem thêm:

II. Quy định và thời hạn nộp báo cáo lao động 2025

Để đảm bảo tính thời sự và tuân thủ pháp luật, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động và hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho chu kỳ báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025.

♠ Quy định về tần suất báo cáo lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động hai lần mỗi năm:

Báo cáo 6 tháng đầu năm (Báo cáo định kỳ): Phản ánh tổng quan về biến động lao động (tăng/giảm) từ ngày 01/01 đến hết ngày 30/06. Báo cáo này giúp cơ quan quản lý nắm bắt tình hình nửa đầu năm, phục vụ công tác điều chỉnh chính sách kịp thời.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm (Báo cáo tổng hợp): Đây là báo cáo tổng kết tình hình sử dụng lao động trong suốt 12 tháng của năm, từ 01/01 đến 31/12. Báo cáo này là căn cứ quan trọng nhất, thường được gọi là báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2025 (khi báo cáo cho năm 2025).

♠ Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là thời điểm pháp luật quy định bắt buộc phải hoàn thành việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động. Nếu không may doanh nghiệp không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động thì sẽ phải chịu xử phạt hành chính.

Loại báo cáo	Thời gian	Hạn chót nộp	Cơ quan tiếp nhận
Định kỳ 6 tháng	01/01 đến 30/06	Trước ngày 05 tháng 7 của năm báo cáo.	Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTB&XH) và cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm	01/01 đến 31/12	Trước ngày 05 tháng 1 của năm sau liền kề.	Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện.

Việc nộp báo cáo cần được gửi đến cả hai cấp độ: cấp huyện (Phòng LĐTB&XH) và cấp tỉnh (Sở LĐTB&XH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp cần nắm rõ cột mốc “trước ngày 05” là điểm quan trọng để đảm bảo cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện hợp lệ.

III. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng lao động chuẩn quy định

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025 thể hiện toàn bộ thông tin về biến động nhân sự của doanh nghiệp trong kỳ (tăng, giảm, tuyển mới, nghỉ việc…). Việc lập đúng và đủ biểu mẫu giúp doanh nghiệp tránh bị trả lại hồ sơ hoặc xử phạt do sai thông tin.

Bảng cấu trúc mẫu bao cáo tình hình sử dụng lao động

Nội dung báo cáo	Cách điền và hướng dẫn	Ví dụ minh họa
Thông tin doanh nghiệp	Ghi rõ tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện pháp luật và số điện thoại liên hệ.	– Công ty TNHH ABC – MST: 0101234567 – Địa chỉ: Q. Cầu Giấy, Hà Nội – Đại diện: Nguyễn Văn A.
Tổng số lao động hiện có	Tổng hợp số lao động hiện đang làm việc tính đến cuối kỳ báo cáo. Ghi rõ số lao động nam/nữ, loại hợp đồng (xác định/không xác định thời hạn).	Tổng 50 lao động: 30 nam, 20 nữ (30 hợp đồng xác định, 20 hợp đồng không xác định).
Biến động lao động trong kỳ	Ghi số lao động tuyển mới và chấm dứt hợp đồng trong kỳ báo cáo. Phân loại theo nguyên nhân (nghỉ việc, kỷ luật, hết hạn hợp đồng, tự nguyện…).	Quý IV/2024: Tuyển mới 10 người, chấm dứt 5 hợp đồng (3 tự nguyện, 2 hết hạn).
Tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN	Tổng hợp số lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN; mức lương bình quân theo tháng.	– 45/50 lao động tham gia BHXH – Lương bình quân 15 triệu/tháng.
Lao động đặc thù (nếu có)	Ghi rõ số lượng lao động là người nước ngoài, người khuyết tật, học việc, thử việc…	Có 5 lao động nước ngoài, 3 lao động thử việc.
Nhu cầu tuyển dụng trong kỳ tiếp theo	Dự kiến số lượng và vị trí cần tuyển trong quý/năm tiếp theo.	Dự kiến tuyển 10 nhân viên kinh doanh trong quý I/2025.
Ký tên và đóng dấu	Đại diện hợp pháp ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu của doanh nghiệp.	Nguyễn Văn A – Giám đốc (ký tên, đóng dấu tròn công ty).

* Hướng dẫn cách điền báo cáo tình hình sử dụng lao động chuẩn

◊ Khớp nối số liệu đầu kỳ và cuối kỳ

Số liệu lao động đầu kỳ của báo cáo hiện tại phải bằng số liệu lao động cuối kỳ của báo cáo trước đó. Sự sai lệch ở đây là lỗi hành chính cơ bản và thường bị yêu cầu chỉnh sửa.

Số lao động cuối kỳ được tính theo công thức: Lao động đầu kỳ + Tổng số lao động tăng trong kỳ – Tổng số lao động giảm trong kỳ.

◊ Bóc tách chi tiết biến động

Mục Tăng/Giảm lao động yêu cầu chi tiết theo từng tháng. Khi hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động cho nhân viên, cần nhấn mạnh rằng cần phản ánh trung thực nguyên nhân tăng (tuyển mới) và nguyên nhân giảm (chấm dứt HĐLĐ, nghỉ hưu).

◊ Đối chiếu với Cơ quan Bảo hiểm xã hội

Số lượng lao động có tham gia BHXH trong báo cáo phải khớp với hồ sơ đã chốt tại cơ quan BHXH. Nếu có sự chênh lệch lớn, báo cáo sẽ bị nghi ngờ về tính xác thực, dẫn đến khả năng bị yêu cầu điều chỉnh, lãng phí thời gian và có thể dẫn đến không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn.

IV. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động (online và offline)

1. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng DVC Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (https://dvc.molisa.gov.vn)

Bước 2: Chọn mục “Lao động – Việc làm” → “Báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

Bước 3: Tải mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động (mẫu 01/PLI), điền đầy đủ thông tin: số lao động, biến động tăng giảm, lý do thay đổi…

Bước 4: Ký số và nộp hồ sơ trực tuyến. Sau khi gửi thành công, hệ thống hiển thị mã hồ sơ và biên nhận điện tử.

Bước 5: Theo dõi kết quả xử lý trên hệ thống. Nếu bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cập nhật ngay.

Ví dụ: Công ty A thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online quý IV/2024 trên Cổng DVC Quốc gia. Sau khi ký số và nộp, hệ thống tự động gửi biên nhận qua email. Chỉ sau 2 ngày, báo cáo được xác nhận hợp lệ – giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và đảm bảo đúng thời hạn nộp báo cáo lao động.

2. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp

Bước 1: In mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động (mẫu 01/PLI) – kèm danh sách lao động tăng/giảm nếu có.

Bước 2: Gửi hồ sơ đến Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp huyện (đối với doanh nghiệp có dưới 10 lao động) hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố (đối với doanh nghiệp lớn).

Bước 3: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ xác nhận vào sổ nhận báo cáo.

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất chọn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động giấy vì khu công nghiệp chưa đồng bộ dịch vụ công. Khi nộp tại Phòng Lao động – Thương Binh và Xã hội, cán bộ yêu cầu bổ sung thông tin biến động lao động nghỉ việc do ốm đau – sau khi hoàn thiện, hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ.

V. Lỗi thường gặp khi báo cáo và chế tài xử phạt

a. Lỗi thường gặp khi báo cáo tình hình sử dụng lao động

Trong quá trình thực hiện hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp thường mắc phải một số lỗi cơ bản

Lỗi Thường Gặp	Hậu Quả	Cách Khắc Phục
Báo cáo sai thời điểm: Quá hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.	Dẫn đến việc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn và bị phạt.	Thiết lập nhắc nhở và nộp trước ngày 05/01 và 05/07 hàng năm.
Sai lệch số liệu: Số liệu Bảo hiểm xã hội và số liệu báo cáo tình hình sử dụng lao động không khớp.	Hồ sơ không hợp lệ, bị yêu cầu chỉnh sửa.	Đối chiếu kỹ lưỡng với hồ sơ BHXH trước khi thực hiện cách điền báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Dùng sai mẫu/Phần mềm: Sử dụng mẫu cũ, thiếu trường thông tin.	Báo cáo bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.	Luôn tải về mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất từ trang web của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

b. Chế tài xử phạt khi doanh nghiệp vi phạm

Hành vi vi phạm	Mức phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP	Biện pháp khắc phục
Không gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cho cơ quan quản lý nhà nước đúng thời hạn.	Phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với doanh nghiệp, tổ chức.	Buộc gửi bổ sung báo cáo đầy đủ, đúng biểu mẫu cho cơ quan quản lý lao động.
Cung cấp thông tin sai lệch, không chính xác trong báo cáo.	– Phạt từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng cho cá nhân. – Phạt từ 4.000.000 đến 10.000.000 đồng áp dụng cho tổ chức.	Doanh nghiệp phải điều chỉnh và nộp lại báo cáo đúng số liệu thực tế.
Không lưu trữ hồ sơ, biên nhận báo cáo theo quy định.	Cảnh cáo hoặc phạt cảnh báo hành chính.	Lưu trữ hồ sơ điện tử và bản giấy trong thời hạn ít nhất 5 năm.

VI. Kết luận

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nhiệm vụ định kỳ, bắt buộc và mang tính chất pháp lý cao. Việc nắm vững báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì, cách làm báo cáo tình hình sử dụng lao động và quy trình nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt do không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mà còn thể hiện sự nghiêm túc trong việc tuân thủ pháp luật lao động.

>>> Xem thêm:

Hy vọng bài viết mang lại kiến thức hữu ích, và bạn hãy theo dõi KỸ NĂNG HR để tiếp tục cập nhật những chia sẻ giá trị.