Chế độ thai sản là một trong những quyền lợi quan trọng mà người lao động được hưởng khi tham gia bảo hiểm xã hội.
Tuy nhiên, để có thể nhận được chế độ này, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và các giấy tờ liên quan theo quy định của pháp luật.
Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ không chỉ giúp quá trình giải quyết chế độ thai sản diễn ra nhanh chóng mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
Bài viết này, kynanghr.com sẽ chia sẻ về các giấy tờ cần thiết trong hồ sơ giải quyết chế độ thai sản để người lao động và doanh nghiệp dễ dàng thực hiện đúng quy trình.
I. Cơ Sở Pháp Lý và Nguyên Tắc Chung Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Thai Sản
Trước khi đi vào danh mục chi tiết các giấy tờ cần thiết, việc hiểu rõ cơ sở pháp lý sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp nắm bắt lý do cần chuẩn bị những giấy tờ đó và tự tin hơn trong quá trình thực hiện. Việc giải quyết chế độ thai sản hiện nay chủ yếu được điều chỉnh bởi các văn bản pháp lý sau:
- Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13: Là văn bản quy định quyền lợi, điều kiện hưởng, mức hưởng và thủ tục chế độ thai sản.
- Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH: Hướng dẫn chi tiết các điều của Luật BHXH về bảo hiểm xã hội bắt buộc.
- Thông tư 14/2017/TT-BYT: Quy định về việc cấp giấy tờ y tế làm căn cứ hưởng chế độ BHXH, đặc biệt là Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH.
- Quyết định 166/QĐ-BHXH: Quy định quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, bao gồm chế độ thai sản.
>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội
Nguyên tắc chung khi chuẩn bị hồ sơ:
Tính hợp lệ của giấy tờ: Tất cả giấy tờ y tế (giấy ra viện, giấy chứng sinh, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH) phải do cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền cấp. Các thông tin trên giấy tờ cần phải rõ ràng, không bị tẩy xóa hay sửa chữa.
Tính chính xác và đồng nhất: Các thông tin cá nhân của người lao động (họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, số sổ BHXH) phải đồng nhất trên tất cả các giấy tờ. Sự sai lệch sẽ làm hồ sơ bị trả lại.
Bản sao và bản chính: Cần phân biệt rõ giấy tờ nào cần nộp bản chính và giấy tờ nào chỉ cần bản sao. Ví dụ, đối với Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng sinh, người lao động chỉ cần nộp bản sao đã được chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
Việc tuân thủ các nguyên tắc này giúp hồ sơ được duyệt nhanh chóng và thể hiện sự chuyên nghiệp của người lao động và bộ phận nhân sự.
II. Danh Mục Hồ Sơ Chi Tiết Cho Từng Trường Hợp Lao Động Nữ
Đây là phần quan trọng nhất, trả lời trực tiếp câu hỏi “Hồ sơ giải quyết chế độ thai sản cần những giấy tờ gì?”. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, hồ sơ sẽ có yêu cầu khác nhau.
1. Trường hợp đi khám thai
Trong suốt thai kỳ, lao động nữ được nghỉ việc để đi khám thai 5 lần, mỗi lần 1 ngày; trường hợp ở xa cơ sở khám chữa bệnh hoặc người mang thai có bệnh lý sẽ được nghỉ 2 ngày cho mỗi lần khám. Hồ sơ để hưởng chế độ cho những ngày nghỉ này bao gồm:
Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Mẫu C65-HD): Ghi rõ lý do nghỉ là “khám thai”, phải do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp.
Lưu ý: Nếu khám tại nhiều cơ sở y tế, chỉ cần một Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH từ cơ sở cuối cùng và phải ghi rõ quá trình khám chữa bệnh.
2. Trường hợp sảy thai, nạo, hút thai, thai chết lưu hoặc phá thai bệnh lý
Thời gian nghỉ tùy thuộc vào tuổi của thai nhi. Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Trường hợp điều trị nội trú: Bản chính Giấy ra viện.
- Trường hợp điều trị ngoại trú: Bản chính Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Mẫu C65-HD), ghi rõ chỉ định của bác sĩ về việc nghỉ ngơi sau thủ thuật.
- Trường hợp cả nội trú và ngoại trú: Nộp cả Giấy ra viện và Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH.
3. Trường hợp sinh con
Đây là trường hợp phổ biến nhất và hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ nhất.
Giấy tờ bắt buộc:
- Bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Giấy chứng sinh của con.
Phân biệt: Giấy chứng sinh được cấp ngay sau khi sinh tại bệnh viện và có giá trị sử dụng để làm Giấy khai sinh. Nếu chưa kịp làm Giấy khai sinh, người lao động có thể nộp bản sao Giấy chứng sinh để làm thủ tục hưởng chế độ thai sản trước, và bổ sung Giấy khai sinh sau nếu cần.
Giấy tờ bổ sung tùy tình huống:
- Trường hợp con chết sau khi sinh: Cần bản sao Giấy chứng tử của con.
- Trường hợp mẹ chết sau khi sinh: Cần bản sao Giấy chứng tử của mẹ để người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng hưởng chế độ.
- Trường hợp mẹ gặp rủi ro sức khỏe, không đủ sức khỏe chăm sóc con: Cần Biên bản giám định y khoa của Hội đồng Giám định y khoa xác định mức độ suy giảm khả năng lao động.
- Trường hợp sinh con nhưng chỉ có cha tham gia BHXH: Cần Giấy xác nhận của cơ sở y tế về việc mẹ không đủ sức khỏe để chăm sóc con.
4. Trường hợp nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi
Người lao động nhận con nuôi cũng được hưởng chế độ thai sản. Hồ sơ cần thiết là:
- Bản chính Giấy chứng nhận nuôi con nuôi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
III. Hồ Sơ Hưởng Chế Độ Thai Sản Dành Cho Lao Động Nam
Luật BHXH hiện hành cũng quy định quyền lợi cho lao động nam khi vợ sinh con. Việc chuẩn bị hồ sơ cho lao động nam cũng cần được chú ý.
1. Hưởng trợ cấp một lần khi vợ sinh con
Điều kiện: Vợ không tham gia BHXH hoặc tham gia nhưng không đủ điều kiện hưởng. Người chồng phải đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi vợ sinh.
Hồ sơ: Bản sao Giấy chứng sinh hoặc bản sao Giấy khai sinh của con.
2. Hưởng chế độ nghỉ việc khi vợ sinh con
Lao động nam được nghỉ từ 5 đến 14 ngày làm việc tùy thuộc vào việc vợ sinh thường, sinh mổ hay sinh đôi.
Hồ sơ: Bản sao Giấy chứng sinh hoặc bản sao Giấy khai sinh của con. Nếu sinh mổ hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi, cần có thêm giấy tờ của cơ sở y tế thể hiện điều này (Giấy ra viện của vợ ghi rõ phương pháp sinh hoặc tình trạng của con).
Lưu ý: Để được nghỉ 7 ngày (vợ sinh mổ) hoặc 14 ngày (vợ sinh đôi), lao động nam cần yêu cầu bệnh viện cung cấp giấy tờ chứng minh.
>>>>> Xem thêm:
- Cách Viết Email Hành Chính Chuyên Nghiệp Và Chuẩn Mực
- Quy Trình Onboarding Chuẩn Cho Nhân Viên Mới: Hướng Dẫn A-Z
- Các Hình Thức Kỷ Luật Lao Động Theo Luật Hiện Hành
IV. Quy Trình và Thời Hạn Nộp Hồ Sơ Hưởng Chế Độ Thai Sản
Để hưởng chế độ thai sản, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc nộp đúng thời hạn và theo đúng quy trình cũng cần được chú ý để không làm mất quyền lợi.
Sơ đồ quy trình:
Người lao động -> Doanh nghiệp -> Cơ quan BHXH -> Doanh nghiệp/Người lao động
Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ cho Doanh nghiệp
Thời hạn: Trong vòng 45 ngày kể từ ngày trở lại làm việc.
Trách nhiệm: Người lao động có trách nhiệm tập hợp tất cả giấy tờ cá nhân (Giấy ra viện, Giấy khai sinh,…) theo các danh mục đã nêu ở trên và nộp cho bộ phận nhân sự của công ty.
Bước 2: Doanh nghiệp tổng hợp và nộp hồ sơ lên Cơ quan BHXH
Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ người lao động.
Trách nhiệm: Doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, sau đó hoàn thiện bộ hồ sơ chung của đơn vị (bao gồm Mẫu C70a-HD – Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức) và nộp lên cơ quan BHXH quản lý qua phần mềm điện tử hoặc qua đường bưu điện.
Bước 3: Cơ quan BHXH xử lý và chi trả chế độ
Thời hạn xử lý của BHXH cấp quận/huyện: Tối đa 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thời hạn xử lý của BHXH cấp tỉnh/thành phố: Tối đa 04 ngày làm việc sau khi nhận hồ sơ từ BHXH cấp quận/huyện.
Chi trả: Sau khi có quyết định duyệt chi, cơ quan BHXH sẽ chuyển tiền cho doanh nghiệp trong vòng 02 ngày làm việc hoặc trực tiếp vào tài khoản của người lao động (nếu người lao động đã đăng ký nhận tiền qua tài khoản cá nhân). Doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả lại cho người lao động trong vòng 03 ngày làm việc.
Tổng thời gian từ lúc doanh nghiệp nộp hồ sơ hợp lệ đến khi người lao động nhận được tiền thường dao động từ 10-15 ngày làm việc.
V. Những Lưu Ý Quan Trọng và Sai Sót Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ
Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã chứng kiến nhiều hồ sơ bị trả về hoặc xử lý chậm chỉ vì những sai sót không đáng có. Dưới đây là những điểm cần đặc biệt lưu ý:
Sai thông tin trên Giấy chứng sinh/Giấy ra viện: Sai một ký tự trong tên, sai ngày tháng năm sinh là những lỗi phổ biến nhất. Hãy kiểm tra kỹ thông tin ngay khi nhận giấy tờ từ bệnh viện và yêu cầu điều chỉnh ngay nếu có sai sót. Việc điều chỉnh sau này sẽ rất phức tạp.
Nộp hồ sơ quá thời hạn 45 ngày: Nếu người lao động nộp hồ sơ cho công ty sau 45 ngày kể từ ngày đi làm lại mà không có lý do chính đáng, doanh nghiệp có quyền từ chối tiếp nhận. Điều này có thể khiến người lao động mất quyền lợi.
Công ty nợ đọng BHXH: Đây là một vấn đề rất nhạy cảm. Theo quy định, nếu doanh nghiệp nợ tiền BHXH, cơ quan BHXH sẽ không giải quyết chế độ cho người lao động. Người lao động cần chủ động theo dõi tình trạng đóng BHXH của công ty mình (qua ứng dụng VssID) để bảo vệ quyền lợi. Nếu phát hiện công ty nợ đóng, cần yêu cầu công ty hoàn thành nghĩa vụ để hồ sơ được duyệt.
Không phân biệt được các loại giấy tờ: Nhiều người nhầm lẫn giữa “Giấy ra viện” và “Sổ khám bệnh” hoặc “Toa thuốc”. Chỉ có Giấy ra viện và Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (mẫu C65-HD) mới là giấy tờ hợp lệ để thanh toán chế độ.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình giải quyết chế độ thai sản diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết của Kỹ Năng HR sẽ giúp bạn hiểu hơn về Hồ Sơ Giải Quyết Chế Độ Thai Sản Cần Những Giấy Tờ Gì?
>> Tham khảo thêm: Review Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp Tốt Nhất
Từ khóa: chế độ thai sản; chế độ thai sản cho chồng; chế độ thai sản năm 2025; điều kiện hưởng chế độ thai sản; chế độ thai sản cho nữ; chế độ thai sản cho nam; chế độ thai sản nữ; chế độ thai sản cho chồng năm 2025; cách tính chế độ thai sản; hồ sơ hưởng chế độ thai sản sinh mổ; thủ tục hưởng chế độ thai sản; chế độ thai sản cho nữ 2025; mức hưởng chế độ thai sản; nghỉ chế độ thai sản.
