Sai Lầm Khi Soạn Thảo Hợp Đồng Thử Việc Và Cách Khắc Phục

Hợp đồng thử việc đóng vai trò then chốt trong quy trình tuyển dụng, giúp xác lập rõ quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều đơn vị vẫn mắc sai sót khi soạn thảo, dẫn đến tranh chấp lao động hoặc bị xử phạt hành chính.

Bài viết này của KỸ NĂNG HR sẽ chỉ ra những lỗi thường gặp theo quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn cách khắc phục hiệu quả. Cùng theo dõi chi tiết để tránh những rủi ro không đáng có!

>>> Xem thêm:

I. Cơ sở pháp lý về hợp đồng thử việc

Hợp đồng thử việc là công cụ pháp lý xác lập “luật chơi” trong giai đoạn đánh giá năng lực ban đầu, quyết định khả năng tiếp nhận nhân sự vào biên chế chính thức. Phần này hệ thống hóa chuẩn mực pháp lý hiện hành để doanh nghiệp soạn thảo đúng, hạn chế rủi ro tranh chấp và xử phạt hành chính.

1. Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn

– Khung pháp lý cốt lõi: Điều 24, 25, 26, 27 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019) quy định về thỏa thuận thử việc, thời hạn, tiền lương và xử lý kết quả thử việc; Nghị định 145/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung) hướng dẫn chi tiết thi hành.

– Đối tượng và phạm vi: Được thỏa thuận thử việc khi tuyển mới; không áp dụng thử việc với các trường hợp pháp luật loại trừ (ví dụ thời hạn công việc quá ngắn theo quy định).

– Thời gian thử việc tối đa:

Tối đa 180 ngày: vị trí người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.
Tối đa 60 ngày: công việc yêu cầu trình độ cao đẳng trở lên.
Tối đa 30 ngày: trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
Tối đa 06 ngày làm việc: các công việc khác.

– Kết thúc/ Chấm dứt thử việc: Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền chấm dứt mà không cần báo trước và không bồi thường; hết thời gian, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả và ký HĐLĐ nếu đạt.

2. Phân biệt Hợp đồng thử việc và Phụ lục thử việc trong HĐLĐ

– Hợp đồng thử việc riêng: Hai bên ký riêng cho giai đoạn thử việc; kết thúc đạt yêu cầu thì ký HĐLĐ chính thức. Cách này thường không phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc trong thời gian thử việc (trừ khi có thỏa thuận khác theo luật chuyên ngành).

– Lồng ghép trong HĐLĐ: Thử việc được quy định ngay trong HĐLĐ; hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký, người lao động hưởng đầy đủ chế độ theo HĐLĐ (bao gồm nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc theo luật có liên quan).

– Hệ quả pháp lý khi dùng sai hình thức: Ghi nhận thử việc vượt khung thời hạn, hoặc “kéo dài thử việc” bằng phụ lục là trái luật; thỏa thuận thử việc không rõ ràng dễ bị suy đoán bất lợi cho doanh nghiệp khi tranh chấp.

>>> Xem thêm:

3. Yêu cầu bắt buộc về nội dung hợp đồng thử việc

Thông tin chủ thể: tên, địa chỉ, người đại diện của doanh nghiệp; thông tin người lao động.
Công việc & địa điểm làm việc; tiêu chuẩn đầu ra thử việc.
Thời gian thử việc theo đúng khung tối đa nêu trên và thời điểm bắt đầu/kết thúc.
Tiền lương thử việc: tối thiểu bằng 85% mức lương của công việc tương ứng; cần bảo đảm không thấp hơn mức sàn vùng theo chính sách tiền lương hiện hành và thống nhất với thang bảng lương nội bộ.
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ; bảo mật, sở hữu trí tuệ; bồi thường thiệt hại (nếu có căn cứ).
Điều khoản chấm dứt trong thời gian thử việc; thông báo kết quả; cam kết ký HĐLĐ khi đạt.
Hình thức, chữ ký, đóng dấu (nếu doanh nghiệp quy định nội bộ phải đóng dấu).

Nắm vững nền tảng pháp lý trên giúp doanh nghiệp thiết kế hợp đồng thử việc đúng chuẩn – đủ chặt – dễ thi hành, tối ưu chi phí nhân sự và giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Tùy đặc thù ngành nghề và vị trí, doanh nghiệp có thể bổ sung điều khoản bảo mật, sở hữu trí tuệ, KPI đầu kỳ… miễn không trái luật và bảo đảm quyền lợi tối thiểu của người lao động.

II. Các sai lầm phổ biến khi soạn thảo hợp đồng thử việc

Hợp đồng thử việc là “hàng rào pháp lý” bảo vệ cả doanh nghiệp và người lao động trước khi giao kết HĐLĐ chính thức. Sai một chi tiết, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ ngoài dự kiến, thậm chí bị xử phạt.

Dưới đây là các lỗi điển hình, hậu quả pháp lý và ví dụ thực tế để bạn rà soát mẫu hợp đồng thử việc đang sử dụng.

Nhóm lỗi	Mô tả lỗi điển hình	Chuẩn pháp lý cần bám	Hậu quả pháp lý	Ví dụ thực tế	Gợi ý soạn thảo/ Checklist
1. Không lập hợp đồng hoặc sai hình thức	Chỉ thỏa thuận qua chat/email; thiếu chữ ký (tay/chữ ký số); nội dung không đủ các yếu tố chủ yếu (công việc, thời gian, lương, đánh giá…)	Hợp đồng thử việc hoặc thỏa thuận thử việc trong HĐLĐ phải được lập thành văn bản với đầy đủ nội dung cốt lõi	Khó chứng minh thỏa thuận; có thể bị coi là HĐLĐ ngay từ ngày đầu; phát sinh nghĩa vụ như HĐLĐ	Gửi “offer mail” chung chung, chấm dứt giữa thử việc → NLĐ yêu cầu quyền lợi như HĐLĐ	Dùng mẫu chuẩn; có chữ ký 2 bên; ghi rõ nội dung chủ yếu; lưu trữ bản cứng/bản số kèm nhật ký sửa đổi
2. Thời gian thử việc vượt trần/ thử nhiều lần	Ấn định 2 tháng cho mọi vị trí; thử lại cho cùng công việc	Giới hạn: 180 ngày (chức danh quản lý DN); 60 ngày (trình độ cao đẳng trở lên); 30 ngày (trung cấp/ CNKT/ NV nghiệp vụ); 06 ngày làm việc (công việc khác); mỗi công việc chỉ thử 01 lần	Bị xử phạt; nguy cơ bị coi là HĐLĐ chính thức; phát sinh nghĩa vụ như HĐLĐ	Nhân viên bán hàng thời vụ thử 10 ngày (vượt 06 ngày)	Phân nhóm chức danh; cài “ngày bắt đầu–kết thúc” cụ thể; cảnh báo tự động khi sắp hết hạn
3. Lương thử việc sai quy định	Ghi thấp hơn 85% lương của công việc; không nêu cách tính, kỳ trả, khấu trừ và nghĩa vụ thuế	Lương thử việc ≥ 85% lương của công việc; nêu rõ phương thức trả, thời điểm, khoản khấu trừ theo luật	Bị phạt, buộc truy trả phần thiếu; tranh chấp tiền lương và thuế TNCN	Vị trí chính thức 10 triệu, thử việc ghi 7 triệu (70%)	Ghi rõ mức lương, phụ cấp, thưởng (nếu có), kỳ trả; bổ sung điều khoản thuế TNCN, tạm ứng/hoàn ứng
4. Thiếu điều khoản chấm dứt và cơ chế đánh giá	Không quy định tiêu chí đạt/không đạt; không nêu quyền hủy bỏ trong thời gian thử việc; không quy trình thông báo kết quả	Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ không cần báo trước, không bồi thường; phải thông báo kết quả sau khi kết thúc	Tranh chấp khi chấm dứt; có thể bị phạt nếu không thông báo kết quả	DN im lặng sau thử việc, NLĐ tiếp tục làm và yêu cầu công nhận HĐLĐ	Thêm mục “tiêu chí đánh giá – người chấm – mốc thời gian – biểu mẫu thông báo kết quả”; nêu rõ hiệu lực chấm dứt
5. Dùng mẫu cũ, không cập nhật quy định mới	Mẫu không phản ánh giới hạn thời gian, quyền hủy bỏ, cơ chế thông báo; thuật ngữ lạc hậu	Bám Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn hiện hành (ví dụ Nghị định 145/2020/NĐ-CP; Nghị định xử phạt mới nhất)	Điều khoản trái luật vô hiệu (toàn bộ/một phần); tăng rủi ro tranh chấp	Áp mẫu trước 2019 → thiếu nội dung bắt buộc	Rà soát định kỳ mẫu Hợp đồng thử việc; log phiên bản; tham chiếu điều khoản luật ngay dưới từng mục nhạy cảm
6. Lồng ghép thử việc trong HĐLĐ sai cách	Ghi “thử việc 02 tháng” trong HĐLĐ nhưng không tách chế độ giai đoạn thử việc (lương, đánh giá, kết thúc)	Được phép thử việc trong HĐLĐ hoặc hợp đồng riêng, nhưng phải phân định rõ quyền – nghĩa vụ trong giai đoạn thử việc	Dễ bị coi là đơn phương trái luật khi chấm dứt trong thời gian thử; khó chứng minh tiêu chí đánh giá	HĐLĐ ghi chung chung “thử việc 60 ngày” → tranh chấp khi hủy bỏ	Nếu lồng ghép: tạo phụ lục/tiểu mục riêng: phạm vi công việc, lương ≥85%, tiêu chí, thông báo kết quả, cơ chế chấm dứt trong thử việc

Giảm rủi ro trong hợp đồng thử việc bắt đầu từ việc chọn đúng hình thức, đúng thời hạn, đúng lương và đúng quy trình đánh giá – chấm dứt. Chuẩn hóa biểu mẫu, checklist pháp lý và cơ chế phê duyệt nội bộ sẽ tạo lớp phòng vệ hiệu quả cho doanh nghiệp. Tùy đặc thù ngành, có thể bổ sung điều khoản phù hợp.

III. Cách khắc phục và soạn thảo hợp đồng thử việc đúng chuẩn

Để kiểm soát rủi ro lao động ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp cần một hợp đồng thử việc (hoặc điều khoản thử việc trong HĐLĐ) được thiết kế đúng luật, rõ ràng và nhất quán. Dưới đây là hướng dẫn thực hành chuẩn hóa theo pháp luật hiện hành, giúp HR vừa tuân thủ vừa vận hành trơn tru, hạn chế tranh chấp.

Cách khắc phục và soạn thảo hợp đồng thử việc đúng chuẩn

1) Sử dụng đúng loại hợp đồng và hình thức văn bản

Phân biệt 2 cách hợp thức hóa thử việc

– Cách A – Điều khoản thử việc nằm trong HĐLĐ: Hai bên ký HĐLĐ chính thức có kèm nội dung thử việc (vị trí, thời hạn, lương thử việc…). Cách này hợp pháp và được Luật công nhận. Ưu điểm: chuyển trạng thái sau thử việc liền mạch, không phải ký thêm. Nhược: phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm nếu thuộc diện đóng (xem mục 4).

– Cách B – Ký hợp đồng thử việc riêng (HĐTV): Là thỏa thuận độc lập cho giai đoạn thử việc; nếu đạt, ký HĐLĐ sau đó. Ưu điểm: tách bạch giai đoạn thử việc, quản trị rủi ro cam kết dài hạn.

Khuyến nghị triển khai

– Chọn Cách A khi đã chắc chắn về nhu cầu và ngân sách nhân sự, muốn người lao động hòa nhập nhanh.

– Chọn Cách B khi cần “đo” năng lực thực tế cho vị trí khó, hoặc còn cân nhắc “fit” văn hóa.

– Dù chọn cách nào, áp dụng 01 lần thử việc cho mỗi công việc, không vượt trần thời gian (mục 3).

– Chuẩn hóa mẫu theo hệ thống: bộ nhận diện, tên file, version, người phê duyệt; lưu trữ tập trung để tránh “mỗi nơi một kiểu”.

2) Quy định rõ ràng điều khoản thử việc

Các điều khoản bắt buộc nên có (gợi ý cấu trúc)

– Công việc & tiêu chuẩn đánh giá: nêu mục tiêu đầu ra/KPI thử việc, phạm vi nhiệm vụ, yêu cầu phối hợp.

– Thời gian thử việc: ghi rõ số ngày, ngày bắt đầu–kết thúc, lịch đánh giá giữa kỳ/cuối kỳ. (Giới hạn pháp luật ở mục 3).

– Tiền lương thử việc: thỏa thuận ≥ 85% lương của công việc đó, không thấp hơn mức lương tối thiểu áp dụng.

– Chế độ làm việc: thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, làm thêm; trang thiết bị được cấp; an toàn–vệ sinh lao động.

– Bảo mật & SHTT: nghĩa vụ bảo mật, không cạnh tranh (nếu có), xử lý khi vi phạm.

– Chấm dứt trong thử việc: mỗi bên có quyền chấm dứt không cần báo trước, không bồi thường; xác nhận bàn giao, thanh toán lương đến thời điểm chấm dứt.

– Kết thúc thử việc: tiêu chí đạt/không đạt; cơ chế chuyển tiếp (ký HĐLĐ, điều chỉnh lương, cấp bậc) hoặc quyết định không tiếp tục.

Cách ghi tránh mâu thuẫn

– Không “vượt trần” thời hạn ở điều khoản thời gian.

– Không ghi lương thử việc <85% hoặc < lương tối thiểu vùng.

– Nếu dùng Cách A (thử việc trong HĐLĐ), đính kèm phụ lục/điều khoản rõ ràng về chuyển trạng thái sau thử – việc để tránh “khoảng trống” pháp lý.

3) Kiểm soát thời gian thử việc theo đúng nhóm đối tượng

Khung thời gian tối đa theo luật (chỉ được thử 1 lần cho 1 công việc):

– Đến 180 ngày: vị trí quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.

– Đến 60 ngày: chức danh cần trình độ cao đẳng trở lên.

– Đến 30 ngày: chức danh cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.

– Đến 06 ngày làm việc: công việc khác.

Lưu ý quan trọng

– Không áp dụng thử việc với HĐLĐ có thời hạn < 01 tháng.

– Vượt trần thời gian thử việc có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Thiết lập cảnh báo tự động (HRM/Calendar) trước D-7 và D-1 để tái ký/kết thúc đúng hạn.

4) Chuẩn hóa mức lương thử việc và chế độ liên quan (PIT, BHXH)

Lương thử việc

Thỏa thuận ≥ 85% lương của công việc đó; rà soát tương thích lương tối thiểu vùng và thang bảng lương nội bộ.

Thuế Thu nhập cá nhân (PIT)

– Tiền lương thử việc là thu nhập từ tiền lương, tiền công.

– Ký HĐLĐ (Cách A): khấu trừ PIT theo biểu lũy tiến như nhân viên chính thức.

– Ký HĐ thử việc riêng < 03 tháng (Cách B): thường khấu trừ 10% trên khoản chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên; người lao động có thể làm cam kết để tạm không khấu trừ nếu dự kiến chưa đến ngưỡng chịu thuế.

BHXH bắt buộc – cập nhật 2025 (điểm then chốt)

– Nếu thử việc bằng HĐTV riêng: không thuộc đối tượng BHXH bắt buộc theo Nghị định 158/2025.

– Nếu thử việc nằm trong HĐLĐ thuộc diện BHXH: phải đóng BHXH cho cả thời gian thử việc (vì toàn bộ thời gian là thời gian của HĐLĐ).

– Gợi ý thực hành: chuẩn hóa ma trận hình thức – nghĩa vụ (Cách A/B × PIT/BHXH) trong sổ tay C&B; cấu hình rule engine trên phần mềm HRM để tự chọn phương án khấu trừ và tham gia BHXH đúng tình huống.

5) Rà soát, cập nhật định kỳ mẫu hợp đồng

Quy trình kiểm soát mẫu

– Chủ sở hữu mẫu: Phòng Nhân sự (HR Ops/C&B).

– Tần suất: 06 tháng/lần hoặc ngay khi có văn bản pháp luật mới (BLĐ 2019; Nghị định 12/2022 xử phạt; Nghị định 158/2025 về BHXH…).

– Checklist rà soát:

+ Điều khoản thời hạn đúng nhóm chức danh.

+ Lương thử việc đạt ≥85% và đáp ứng tối thiểu vùng.

+ Ghi nhận quyền chấm dứt trong thử việc theo luật.

+ Ma trận PIT/BHXH theo Cách A/B đã cập nhật (mục 4).

– Thẩm định pháp lý nội bộ (Legal/Compliance) trước khi ban hành.

– Đào tạo HRBP/Tuyển dụng về cách dùng mẫu, cách chọn hình thức phù hợp từng vị trí.

Gợi ý nguồn chuyên môn

Tham vấn đơn vị luật/đào tạo nhân sự uy tín (ví dụ: Lê Ánh HR) để cập nhật kịp thời, chuẩn hóa bộ mẫu – hướng dẫn sử dụng – kịch bản xử lý tình huống.

Soạn đúng từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí tranh chấp và vận hành. Hãy chọn đúng hình thức (HĐTV riêng hay điều khoản trong HĐLĐ), ghi nhận đủ nội dung cốt lõi, tuân thủ trần thời gian, chuẩn lương thử việc và khấu trừ thuế–BHXH theo đúng kịch bản pháp lý. Nếu thực tế phát sinh khác biệt, bạn có thể bổ sung/điều chỉnh theo hướng dẫn mới nhất.

>>> Xêm thêm:

IV. Tình huống thực tế và bài học kinh nghiệm khi soạn thảo hợp đồng thử việc

Hợp đồng thử việc thường bị xem nhẹ, trong khi đây là “điểm khởi phát” của quan hệ lao động. Dưới đây là hai tình huống điển hình mà doanh nghiệp dễ gặp khi soạn thảo và vận hành Hợp đồng thử việc, kèm phân tích pháp lý hiện hành, rủi ro và hướng xử lý để phòng ngừa tranh chấp.

1. Tình huống 1: Doanh nghiệp SME ký thử việc 3 tháng → Người lao động kiện yêu cầu hưởng chế độ chính thức → Kết quả xử lý

Bối cảnh

– Vị trí nhân viên kinh doanh (không thuộc nhóm quản lý doanh nghiệp).

– Doanh nghiệp ký “Hợp đồng thử việc” 03 tháng, lương thử việc 80% mức lương dự kiến; không thông báo kết quả thử việc đúng hạn; tiếp tục bố trí làm việc thêm 01 tháng sau thời hạn thử việc.

Vấn đề pháp lý

– Thời hạn thử việc vượt khung tối đa theo Bộ luật Lao động 2019 (tùy nhóm chức danh, nhưng nhân viên nghiệp vụ thông thường chỉ tối đa 30 hoặc 60 ngày; 180 ngày chỉ áp dụng chức danh quản lý doanh nghiệp).

– Mức lương thử việc phải tối thiểu 85% lương của công việc đó.

– Hết thời gian thử việc, nếu không thông báo kết quả đúng hạn mà vẫn tiếp tục sử dụng lao động, quan hệ lao động mặc nhiên chuyển sang hợp đồng lao động chính thức tương ứng.

– Doanh nghiệp không ký hợp đồng lao động sau thử việc và không đóng bảo hiểm xã hội từ thời điểm phải chuyển chính thức.

Diễn biến và phán quyết thường gặp

– Người lao động yêu cầu: công nhận quan hệ lao động chính thức kể từ ngày kết thúc thử việc; truy trả chênh lệch lương (đủ 100% theo thỏa thuận vị trí), tiền làm thêm (nếu có căn cứ), các khoản bảo hiểm bắt buộc và quyền lợi khác.

– Cơ quan giải quyết tranh chấp (hòa giải/ tòa án) thường buộc doanh nghiệp:

+ Xác lập hiệu lực hợp đồng lao động từ ngày kết thúc thử việc;

+ Truy trả phần thiếu 5% lương trong thời gian thử việc (nếu trả <85%) và chênh lệch lương sau ngày phải chuyển chính thức;

+ Truy đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

+ Chịu xử phạt hành chính tương ứng nếu có vi phạm về thử việc, hợp đồng và bảo hiểm theo nghị định xử phạt hiện hành.

Cách khắc phục & phòng ngừa

– Thiết kế khung thử việc đúng luật theo từng nhóm chức danh; tuyệt đối không dùng mẫu “3 tháng cho tất cả”.

– Quy trình thông báo kết quả: đặt lịch cảnh báo trước 03–05 ngày, lập biên bản đánh giá, ban hành thông báo đạt/không đạt; nếu đạt, ký hợp đồng lao động ngay từ ngày tiếp theo.

– Chuẩn hóa mức lương thử việc ≥85% và ghi rõ điều kiện phúc lợi trong thời gian thử việc.

– Checklist hồ sơ: Quyết định tiếp nhận thử việc, Hợp đồng thử việc, Bảng mô tả công việc, Phiếu đánh giá, Thông báo kết quả, Hợp đồng lao động, Đăng ký tham gia bảo hiểm (nếu chuyển chính thức).

2. Tình huống 2: Ghi sai điều khoản lương → Tranh chấp tiền lương sau thử việc

Bối cảnh

– Hợp đồng thử việc ghi: “Lương thử việc 12.000.000 đồng; sau thử việc lương 14.000.000 đồng nếu đạt yêu cầu”.

– Thực tế email tuyển dụng và JD công bố “lương chính thức 16.000.000 đồng + phụ cấp 1.000.000 đồng”.
Doanh nghiệp chỉ trả 14.000.000 đồng sau khi chuyển chính thức; không làm phụ lục xác nhận tổng thu nhập.

Vấn đề pháp lý

– Xung đột thông tin giữa tài liệu tuyển dụng, thỏa thuận miệng, email offer và hợp đồng. Khi xảy ra tranh chấp, bằng chứng có lợi cho người lao động (email, tin nhắn, thông báo tuyển dụng) thường được xem xét để xác định mức lương đã thỏa thuận.

– Phụ cấp là cấu phần của thu nhập theo thỏa thuận; nếu là khoản thường xuyên và gắn với công việc thì phải thể hiện trong hợp đồng hoặc phụ lục để làm căn cứ trả lương, đóng bảo hiểm (nếu tính đóng).

Diễn biến và phán quyết thường gặp

– Người lao động yêu cầu trả đủ 16.000.000 đồng + 1.000.000 đồng phụ cấp; truy nộp chênh lệch bảo hiểm.

– Cơ quan giải quyết có thể xác định ý chí thỏa thuận là 17.000.000 đồng (bao gồm phụ cấp) dựa trên chuỗi bằng chứng, buộc doanh nghiệp truy trả phần chênh và điều chỉnh nghĩa vụ bảo hiểm tương ứng; đồng thời nhắc nhở/ xử phạt hành chính nếu vi phạm quy định về trả lương, thỏa ước với người lao động.

Cách khắc phục & phòng ngừa

– Thống nhất một nguồn sự thật (single source of truth): thư mời nhận việc/offer letter là tài liệu ràng buộc và phải được viện dẫn vào Hợp đồng thử việc, sau đó chuyển hóa vào Hợp đồng lao động/Phụ lục khi chính thức.

– Chuẩn hóa cấu trúc lương: lương cơ bản, phụ cấp, bổ sung khác; quy tắc xét tăng lương sau thử việc; thời điểm hiệu lực; cách tính bảo hiểm và thuế.

– Kiểm soát thay đổi: mọi điều chỉnh lương/ phụ cấp phải có phụ lục hợp đồng và thông báo bằng văn bản; hạn chế thỏa thuận qua chat/miệng.

3. Bài học rút ra: Kiểm soát nội dung hợp đồng từ giai đoạn thử việc là chìa khóa phòng ngừa rủi ro lao động

3.1. Chuẩn hóa theo pháp luật hiện hành

– Độ dài thử việc: áp dụng đúng trần theo nhóm chức danh (nhân sự quản lý có khung riêng; nghiệp vụ/chuyên môn có khung 60/30/06 ngày tùy cấp độ).

– Tiền lương thử việc: không thấp hơn 85% lương của công việc đó; nêu rõ phụ cấp và các khoản bổ sung thường xuyên.

– Kết thúc thử việc: phải thông báo bằng văn bản đạt/không đạt; nếu đạt, ký Hợp đồng lao động ngay từ ngày làm việc kế tiếp; bảo hiểm bắt buộc thực hiện theo thời điểm vào chính thức.

– Một công việc – một lần thử việc: tránh lạm dụng thử việc nhiều lần cho cùng chức danh.

3.2. Hệ thống hóa quy trình nội bộ

– Lưu đồ 5 bước: Đề nghị tuyển → Offer & Hợp đồng thử việc → Đánh giá giữa kỳ (mid-review) → Thông báo kết quả → Ký Hợp đồng lao động/Chấm dứt thử việc.

– Công cụ kiểm soát:

Ma trận chức danh – khung thử việc: gán sẵn thời hạn hợp lệ cho từng vị trí.
Mẫu biểu: Hợp đồng thử việc, Biên bản giao việc, Phiếu đánh giá KPI thử việc, Thông báo kết quả, Phụ lục lương.
Nhắc việc tự động: cảnh báo trước 03–05 ngày khi sắp hết hạn.

– Vai trò phối hợp: HR soạn thảo & kiểm soát pháp lý; Trưởng bộ phận đánh giá chuyên môn; Kế toán tiền lương kiểm tra cấu trúc lương & nghĩa vụ bảo hiểm.

3.3. Quản trị bằng chứng & truyền thông

– Hợp nhất kênh thỏa thuận (offer, JD, email): nội dung về lương, phụ cấp, quyền lợi phải khớp giữa các tài liệu; tránh dữ liệu trôi nổi.

– Lưu trữ hồ sơ tối thiểu theo yêu cầu pháp luật; nhật ký giao nhận quyết định, thông báo, bảng chấm công trong thời gian thử việc.

– Đào tạo quản lý tuyến đầu về giới hạn thử việc, nhận diện rủi ro “mặc nhiên chính thức” và kỹ thuật phản hồi kết quả đúng hạn.

3.4. Kiểm toán định kỳ tuân thủ

– Rà soát mẫu hợp đồng: cập nhật căn cứ pháp lý, thuật ngữ và quy tắc lương.

– So khớp dữ liệu: hợp đồng ↔ bảng lương ↔ bảo hiểm ↔ thông báo tuyển dụng/offer.

– Bản đồ rủi ro: cảnh báo các điểm nóng (kéo dài thử việc, không thông báo kết quả, chênh lệch lương đã hứa và đã ký).

Hợp đồng thử việc càng chuẩn hóa, rủi ro tranh chấp càng giảm. Doanh nghiệp cần tuân thủ giới hạn thời gian, mức lương, thủ tục thông báo kết quả và thống nhất cấu trúc lương giữa các tài liệu. Thiết lập quy trình – biểu mẫu – nhắc việc – lưu trữ bằng chứng là “bộ tứ” giúp chuyển trạng thái từ thử việc sang chính thức gọn gàng, đúng luật và minh bạch.

>>> Xem thêm:

Hợp đồng thử việc được soạn thảo chặt chẽ, đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự. Việc nhận diện và khắc phục kịp thời các sai sót sẽ góp phần xây dựng môi trường làm việc minh bạch, ổn định.

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi KỸ NĂNG HR để cập nhật thêm nhiều kiến thức chuyên sâu phục vụ chiến lược phát triển sự nghiệp hành chính – nhân sự.