Hệ thống KPI (Key Performance Indicator) là hệ thống chỉ tiêu phản ánh hiệu suất doanh nghiệp. Thông thường mỗi tiêu đề sẽ có một bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Người quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của tiêu đề. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ phải chịu phạt tiền cá nhân và tiền thưởng.
>>> Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch để thành công trong mọi việc
I. Lợi ích của việc xây dựng một hệ thống KPI đánh giá hiệu suất
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên là một công việc nhạy cảm vì kết luận này có thể ảnh hưởng đến sở thích của họ, từ tăng lương, thưởng, phạt, sa thải đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng… khi đó hệ thống KPI là cơ sở để thực hiện việc này.
- Khi đánh giá một nhân viên đúng cách, kế hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, để họ có thể tối đa hóa khả năng của họ.
- Người được đánh giá đúng sẽ hài lòng khi được công nhận. Họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn, góp phần giảm chi phí và nâng cao năng suất lao động.
- Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải thiết lập các tiêu chí này phù hợp với điều kiện của mình và có một công cụ tốt để quản lý việc đánh giá đó.
II. Điểm mạnh trong việc xây dựng các hệ thống đánh giá kết quả thực hiện theo KPI
– Đánh giá về khả năng, khả năng và mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở khoa học. Việc áp dụng hệ thống KPI sẽ giúp công ty tăng khả năng cạnh tranh bởi vì nó có thể sử dụng và khuyến khích nhân viên tối đa hóa hiệu quả làm việc và tạo ra các mối liên kết chặt chẽ trong các phòng ban.
– KPI nhân viên được thiết kế để giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về kinh doanh. Khi được đánh giá đúng mức, nhân viên sẽ làm việc tích cực hơn, tăng năng suất lao động. Khuyến khích và nuôi dưỡng nhân viên có năng lực và giữ chân nhân tài. Nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của công ty.
– Giúp công ty xây dựng khoản thù lao hợp lý, và đưa ra các quyết định đúng đắn.
– Xác định hướng đi và mục tiêu của công ty giúp các phòng ban, phòng ban và cá nhân phát triển phù hợp với chiến lược của công ty theo thời gian.
– Giúp công ty sản xuất các mục tiêu đo lường và linh hoạt để thiết lập mục tiêu cho từng bộ phận và cá nhân.
– Hỗ trợ công ty lập kế hoạch nguồn nhân lực chính xác hơn.
– Giúp công ty kiểm soát được các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
III. Những điều cần lưu ý khi áp dụng KPI
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống chỉ tiêu KPI phổ biến trong việc đo lường và kiểm soát hiệu suất. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, doanh nghiệp thường gặp phải một số vướng mắc, làm giảm hiệu quả của việc triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, thậm chí có thể làm quá trình triển khai KPI thất bại.
Trong bài viết dưới đây, Kỹ Năng HR sẽ mách các bạn nhân sự những điều cần lưu ý khi áp dụng hệ thống KPI. học hành chính nhân sự ở đâu tốt
1. Bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là chỉ tiêu KPI
Từ thực tiễn tư vấn triển khai KPI, nhiều doanh nghiệp mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa của mình là hệ thống chỉ tiêu KPI mà không lý giải được phương pháp thiết kế và sử dụng chỉ tiêu kết quả.
Thậm chí những tiêu chí không hề mang tính chủ chốt để đánh giá chức năng và mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp, bộ phận hay cá nhân vẫn cứ gọi là chỉ tiêu KPI. Điều này gây hiểu sai lệch về bản chất của KPI trong điều hành doanh nghiệp.
2. Hệ thống chỉ tiêu KPI triển khai không cần đến chiến lược
Hệ thống chỉ tiêu KPI phải được xây dựng từ chiến lược. Triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI phải bám sát Bản đồ chiến lược hoặc các yếu tố thành công then chốt.
Nếu không đảm bảo điều kiện này, các chỉ tiêu thiết kế chỉ là những mục tiêu mang tính vận hành, nhằm đạt được các mục tiêu chức năng, hay tạm gọi là PI (chỉ số hiệu quả).
3. Hệ thống KPI có thể xây dựng và vận hành tốt ngay trong năm đầu
Thực tế thì khi xây dựng các chỉ tiêu, có khá nhiều chỉ tiêu KPI cần những thông tin mới mà hệ thống thông tin hiện tại của doanh nghiệp chưa có. Điều này khiến doanh nghiệp phải tổ chức lại hệ thống thu thập thông tin.
Do vậy, nhanh nhất phải cuối kỳ đó, doanh nghiệp mới có thông tin về chỉ tiêu cần thu thập, và phải đến kỳ tiếp theo mới có số liệu quá khứ để làm căn cứ đặt mục tiêu cho kỳ đó.
4. Bối rối trong việc sử dụng cùng lúc cả hệ thống chỉ tiêu KPI và kế hoạch kinh doanh
Triển khai hệ thống KPI phải tập trung vào những mục tiêu cốt yếu mang tính chiến lược của doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh phải bao hàm cả những mục tiêu mang tính vận hành và kế hoạch thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.
Vì vậy, có thể coi hệ thống chỉ tiêu cốt lõi từ chiến lược (chỉ tiêu KPI) và các sáng kiến chiến lược là lõi của kế hoạch kinh doanh, bên cạnh các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả vận hành khác.
5. Thiết kế quá nhiều chỉ tiêu KPI cho một bộ phận, vị trí
Việc phân tán quá nhiều chỉ tiêu khiến cho các bộ phận và cá nhân mất đi sự tập trung vào chỉ tiêu KPI trọng yếu.
Khi đó, có thể xảy ra tình huống là nhiều hoặc toàn bộ các cá nhân, bộ phận được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ mà công ty không đạt được chỉ tiêu KPI chủ đạo của mình.
6. Lạm dụng hệ thống KPI trong quản lý
Tình trạng coi triển khai KPI là liều thuốc bách bệnh, đánh giá sự có mặt của hệ thống chỉ tiêu KPI trong quản lý quá cao dẫn đến việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cho đồng loạt tất cả các vị trí.
Điều này khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi, trong khi nhiều vị trí nhân viên không nhất thiết phải có chỉ tiêu KPI.
7. Vận hành hệ thống KPI không gắn với trả lương, thưởng
Còn nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu KPI và đánh giá nhưng không có những tác động nhằm tạo sự khác biệt giữa thành tích và hoàn thành căn bản công việc.
Sự thiếu đồng bộ này khiến cho các bộ phận và cá nhân không có động lực thực sự để đạt được các chỉ tiêu KPI. Điều đó dẫn tới việc triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI mang tính hình thức.
Dù KPI rất quan trọng, nhưng nếu như doanh nghiệp hiểu sai về KPI hoặc áp dụng KPI không đúng cách thì việc áp dụng KPI là vô nghĩa hoặc gây phản tác dụng. Vì vậy các bạn tham khảo để phục vụ công việc của mình nhé.
>>> Xem thêm: Review khóa học quản trị nhân sự tốt nhất
Hi vọng với những chia sẻ trên, các nhà nhân sự hiện tại và tương lai có thể tham khảo và sử dụng hiệu quả hơn, khai thác triệt để công dụng của hệ thống KPI.
Chúc các bạn thành công!
