Email xin việc là một xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số như hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách có được những email xin việc hoàn hảo, ghi điểm tuyệt đối trước nhà tuyển dụng.
Trong bài viết dưới đây, Kỹ Năng HR sẽ hướng dẫn bạn đọc cách viết mail xin việc thu hút nhà tuyển dụng.
>>>>>>> Review Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hà Nội
I. Email Xin Việc Là Gì?
Email xin việc là phần nội dung mà bạn viết trực tiếp trên email khi gửi Cv xin việc hay hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng. Thực tế viết Email xin việc bạn chỉ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân để nhà tuyển dụng dễ dàng xem hồ sơ xin việc mà không mất nhiều thời gian.
Trong phần email xin việc này bạn không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân vì nội dung chính bạn đã có trong hồ sơ của mình. Phần email này là mở đầu và giới thiệu sơ qua giúp nhà tuyển dụng nhận biết bạn đã gửi mail và ứng tuyển vào vị trí nào.
Khác với email xin việc, thư xin việc là một file đính kèm riêng được gửi cùng với Cv xin việc. Một lá thư xin việc hay thể hiện được ý nghĩa cũng như mục đích của bạn chắc chắn sẽ tạo được ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng và thuyết phục để bạn có thêm cơ hội cho buổi phỏng vấn.
Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi viết email xin việc, đó là tên email và tên hiển thị email
- Tên email
Nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình hơn khi viết email xin việc.
Lời khuyên dành cho tên email của bạn là nên chứa tên bạn có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh chẳng hạn như: kynanghr2020@gmail.com.
Thông qua những tên email đơn giản như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái hơn khi nhận được email xin việc của bạn.
- Tên hiển thị email
Tên hiển thị email là điều quan trọng cần lưu ý khi viết email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới. Thường có 2 lỗi chính liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là: Không phải tên thật và không được viết hoa. Tuy chúng đều không phải là những lỗi quá lớn, nhưng chúng hoàn toàn có khả năng làm bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Bạn có thể thấy rằng giữa vô số những email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, họ sẽ rất khắt khe trong việc lựa chọn ứng viên vào phỏng vấn nên việc bạn bị đánh trượt hoặc bớt sự chú ý do mắc lỗi liên quan tới tên hiển thị email là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Hướng dẫn để tên hiển thị email đúng chuẩn:
Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
Bước 2: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)
Bước 3: Bạn sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)
II. Quy tắc để Viết Email Xin Việc chuyên nghiệp và một số lỗi sai cần tránh
1. Quy tắc để viết email xin việc chuyên nghiệp
- Tiêu đề của email phải rõ ràng, đúng trọng tâm
- Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
- Trước khi quyết định “trả lời tất cả” hãy suy nghĩ thật kỹ
- Sử dụng những mở đầu email chuyên nghiệp
- Hạn chế dùng dấu chấm than
- Không dùng văn phong nói, cẩn thận với óc hài hước của bạn. Văn phong nên trang trọng, lịch sự, không nên sử dụng nhiều yếu tố và các câu biểu cảm
- Lời chào cuối email
- Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng
- Đọc lại email trước khi gửi
- Nhập địa chỉ email cuối cùng
- Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận
2. Một số lỗi sai cần tránh
- Viết sai chính tả hàng loạt trong email xin việc
- Ghi sai tên nhà tuyển dụng
- Nội dung lan man không đúng trọng tâm
- Tên Email ứng tuyển thiếu chuyên nghiệp
- Viết email quá ngắn hoặc quá dài
- Quên đính kèm CV
III. Cách Viết Mail Xin Việc Thu Hút Nhà Tuyển Dụng
1. Tiêu đề email xin việc
Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp có thể xảy ra:
- Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “kynanghr@gmail.com” với tiêu đề rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển”.
Nhiệm vụ các bạn nên làm theo đúng hướng dẫn của bên tuyển dụng vì không phải tự nhiên mà họ có yêu cầu như vậy. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.
- Trường hợp 2: nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé!
2. Nội dung email xin việc
Bạn nên cho nội dung email có bố cục rõ ràng với 03 phần:
- Phần mở đầu
Hãy mở đầu nội dung email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính người nhận email. Bạn không nên dùng “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì sẽ làm giảm đi sự tôn trọng và tính lịch sự.
Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban. Ví dụ cụ thể: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Tình – Bộ phận tuyển dụng
Bạn không biết rõ cá nhân nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận. Với trường hợp này bạn nên ghi: Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty. Ví dụ cụ thể: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty TNHH Hoa Hòa Bình.
Phần “Kính gửi” nên được in đậm.
- Phần nội dung
Phần nội dung email xin việc, sẽ bao gồm:
– Giới thiệu vắn tắt về bản thân
– Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
– Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển
- Phần kết thúc email
Bạn sẽ gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và xem xét đơn của bạn.
3. Chữ ký email
Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi CV xin việc qua email. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!
Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm: Họ và tên; Số điện thoại; Nghề nghiệp (nếu có), Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
Hướng dẫn các bạn cách tạo chữ kỹ trong email:
- Bước 1: Vào Setting (cài đặt) học hành chính nhân sự ở đâu
- Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
- Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)
4. Đính kèm các tài liệu trong email xin việc
Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.
Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Phần lớn ngày nay CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất.
Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi gửi email, bạn có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo. Tài liệu đính kèm nên được lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin không bị lỗi định dạng. Về cách đặt tên file nên là tiếng Việt không dấu.
5. Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi
Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi gửi email xin việc vô cùng quan trọng. Bạn cần có một danh sách những mục cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:
- Tên email, tên hiển thị email
- Tiêu đề email
- Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng
- Nội dung email xin việc
- Các tài liệu kèm theo: nên để tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu
>> Xem thêm:
- Nghệ thuật nắm bắt tâm lý người đối diện
- Tầm quan trọng của chiến lược và quản lý nhân sự hiệu quả
- Mô tả công việc của chuyên viên tuyển dụng
- Quy trình xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực cho doanh nghiệp
Trên đây, Kỹ Năng HR vừa chia sẻ và hướng dẫn các bạn cách viết email xin việc thu hút nhà tuyển dụng. Hãy dành vài phút để được và sửa đổi lại nếu bạn đang mắc lỗi nhé.
