Cách Viết Email Hành Chính Chuyên Nghiệp Và Chuẩn Mực là một trong những kỹ năng cơ bản nhưng có vai trò rất quan trọng đối với nhân sự văn phòng.
Một email được trình bày đúng chuẩn giúp truyền tải thông tin rõ ràng, thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho cá nhân cũng như doanh nghiệp.
Trong môi trường làm việc hiện đại, email hành chính không chỉ là phương tiện liên lạc mà còn là “bộ mặt” của tổ chức, vì vậy việc nắm vững cách viết chuẩn mực là điều mà bất kỳ nhân viên hành chính – nhân sự nào cũng cần thành thạo.
I. Vì Sao Viết Email Hành Chính Đúng Chuẩn Lại Quan Trọng
Email hành chính không giống như một tin nhắn thông thường. Đây là một dạng văn bản chính thức, dùng để trao đổi công việc, gửi thông báo, yêu cầu, báo cáo hoặc lưu trữ thông tin quan trọng trong nội bộ và với đối tác bên ngoài.
Việc nắm vững cách viết email hành chính chuẩn mực mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Mỗi email bạn gửi đều mang theo “con dấu” hình ảnh của bạn và tổ chức. Một email rõ ràng, đúng chính tả, trình bày mạch lạc với văn phong lịch sự sẽ tạo dựng sự tin tưởng và tôn trọng từ người nhận. Ngược lại, một email cẩu thả dễ khiến người đọc đánh giá thấp năng lực và mức độ chuyên nghiệp của bạn.
Tăng hiệu quả giao tiếp
Mục tiêu của email là truyền tải thông tin chính xác, nhanh chóng, tránh hiểu lầm. Một email hành chính chuẩn, có tiêu đề rõ, nội dung súc tích và cấu trúc hợp lý sẽ giúp người nhận hiểu vấn đề ngay, phản hồi và xử lý công việc hiệu quả hơn — giảm thiểu những trao đổi qua lại mất thời gian.
Là bằng chứng và cơ sở lưu trữ thông tin
Trong nhiều trường hợp, email đóng vai trò là bằng chứng văn bản cho các thỏa thuận, yêu cầu hoặc quyết định. Soạn thảo email cẩn thận, đúng quy cách giúp dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cần, đặc biệt trong kiểm soát nội bộ hoặc xử lý tranh chấp.
Thể hiện sự tôn trọng
Một email chỉn chu cho thấy bạn tôn trọng thời gian và công việc của người nhận. Điều này góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực và duy trì quan hệ công tác tốt đẹp.
>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội
II. Cấu Trúc 6 Phần Chuẩn Của Một Email Hành Chính
Một email hành chính chuyên nghiệp cần tuân theo cấu trúc rõ ràng. “Cấu trúc 6 phần” dưới đây sẽ giúp bạn trình bày nội dung một cách logic, khoa học và dễ tiếp nhận.
1. Đặt tiêu đề rõ ràng, bao quát nội dung
Tiêu đề quyết định người nhận có mở email hay không và ưu tiên xử lý ở mức độ nào. Tiêu đề tốt cần ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung chính, có thể kèm mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn.
Công thức gợi ý: [Tên Phòng Ban] – [Nội dung chính] – [Ngày/Thời hạn nếu có]
Ví dụ:
Phòng Nhân sự – Thông báo Lịch nghỉ Lễ Quốc Khánh 02/09/2025
Kế toán – V/v Xác nhận công nợ tháng 09/2025 – Hạn chót 10/10/2025
❌ Tránh: “Gửi anh”, “Thông báo”, “Quan trọng!!!” hoặc để trống tiêu đề.
2. Xác định đúng người gửi – người nhận
To: Người chính, chịu trách nhiệm trực tiếp hoặc cần thực hiện hành động.
CC: Người cần biết để nắm thông tin, không cần phản hồi.
BCC: Người nhận ẩn, thường dùng khi gửi cho danh sách lớn, tránh lộ thông tin.
👉 Hạn chế lạm dụng BCC trong nội bộ để đảm bảo minh bạch.
3. Chọn lời chào phù hợp với từng đối tượng
Trang trọng: “Kính gửi Ban Giám đốc”, “Kính gửi Quý Đối tác”, “Trân trọng kính gửi Anh/Chị [Họ tên]”
Phổ biến: “Kính gửi Anh/Chị [Tên]”, “Chào Anh/Chị [Tên]”
Luôn dùng chức danh hoặc “Anh/Chị” kèm tên, tránh gọi trống.
4. Trình bày nội dung rõ ràng – đủ ý – dễ đọc
Chia nội dung theo 3 phần:
Mở đầu: Đi thẳng vào mục đích.
Ví dụ: “Theo chỉ đạo của Ban Giám đốc…”, “Tôi viết email này để đề xuất…”, “Phòng Nhân sự thông báo đến toàn thể nhân viên…”
Diễn giải: Trình bày chi tiết bằng đoạn ngắn, gạch đầu dòng, in đậm từ khóa khi cần.
Kêu gọi hành động: Nêu rõ bạn mong muốn người nhận làm gì, thời hạn cụ thể.
5. Kết thúc trang trọng, thể hiện thiện chí
Trang trọng: “Trân trọng”, “Trân trọng cảm ơn”
Thân thiện: “Cảm ơn Anh/Chị”
❌ Tránh: “Thân”, “Chào nhé”…
6. Cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ
Chữ ký email nên bao gồm:
- Họ tên
- Chức danh
- Phòng ban
- Tên công ty
- Số điện thoại
- Email, website (nếu cần)
III. Cách Sử Dụng Văn Phong Chuyên Nghiệp Trong Email Hành Chính
Bên cạnh cấu trúc, văn phong là yếu tố quan trọng tạo nên sự chuyên nghiệp.
Duy trì sự lịch sự và tôn trọng
Sử dụng từ ngữ như “Vui lòng”, “Xin phép”, “Đề nghị”, “Cảm ơn”…
Thay vì: “Gửi báo cáo ngay cho tôi” → viết: “Anh/Chị vui lòng gửi giúp tôi báo cáo trước [thời gian] ạ.”
Đảm bảo rõ ràng và minh bạch
Tránh từ mơ hồ, tiếng lóng, viết tắt không phổ biến.
Sử dụng câu chủ động: “Bộ phận Marketing sẽ triển khai” thay vì “Chiến dịch sẽ được triển khai”.
Viết súc tích, tránh dài dòng
Hãy tự hỏi: “Đoạn này có cần không?”
Với nội dung dài, hãy tóm tắt trong email và đính kèm tài liệu chi tiết.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực
Ngay cả khi đề cập vấn đề, hãy tập trung vào giải pháp:
Thay vì: “Bạn chưa gửi báo cáo đúng hạn”
Viết: “Báo cáo ngày hôm qua tôi vẫn chưa nhận được. Bạn có gặp khó khăn gì không và dự kiến khi nào có thể gửi giúp tôi?”
IV. Những Quy Tắc Ngầm Và Lưu Ý Quan Trọng Khi Viết Email
Kiểm tra kỹ trước khi gửi
Đọc lại email ít nhất một lần để kiểm tra lỗi chính tả, tên người nhận, file đính kèm.
Quy tắc đính kèm tệp tin
- Đề cập rõ trong nội dung email.
- Đặt tên file chuyên nghiệp, không dấu, có gạch nối.
- Ưu tiên định dạng PDF, DOCX, XLSX.
Thời điểm gửi email hợp lý
- Tránh gửi ngoài giờ, đêm muộn hoặc ngày nghỉ trừ trường hợp khẩn.
- Có thể sử dụng tính năng “Lên lịch gửi”.
Phản hồi đúng cách, đúng người
- Cố gắng phản hồi trong vòng 24h.
- Nếu chưa có câu trả lời đầy đủ, gửi xác nhận đã nhận và thông báo thời gian phản hồi dự kiến.
- Sử dụng “Reply All” hợp lý, tránh gây loãng luồng thông tin.
Sử dụng đánh dấu ưu tiên một cách hợp lý
Chỉ dùng cờ “Ưu tiên cao” khi thật sự cần thiết để tránh mất hiệu lực cảnh báo sau này.
>>>>> Xem thêm:
- Quy Trình Onboarding Chuẩn Cho Nhân Viên Mới: Hướng Dẫn A-Z
- Các Hình Thức Kỷ Luật Lao Động Theo Luật Hiện Hành
V. Những Lỗi Thường Gặp Khi Viết Email Hành Chính Cần Tránh
Dưới đây là những lỗi phổ biến mà ngay cả những người có kinh nghiệm đôi khi cũng mắc phải. Nắm rõ và tránh những lỗi này sẽ giúp bạn hoàn thiện kỹ năng viết email hành chính, tránh những tình huống gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp.
Tiêu đề mơ hồ hoặc không có tiêu đề
Đây là một trong những lỗi nghiêm trọng nhất. Tiêu đề mờ nhạt hoặc bị bỏ trống khiến email dễ bị bỏ qua, thất lạc hoặc không được ưu tiên xử lý. Hãy luôn đảm bảo tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh đúng nội dung chính của email.
Sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc quá học thuật
Email hành chính đòi hỏi sự cân bằng giữa tính trang trọng và dễ hiểu.
❌ Tránh dùng từ ngữ như trong tin nhắn (icon, teencode, ngôn ngữ mạng…) vì thiếu tính chuyên nghiệp.
❌ Đồng thời, cũng không nên sử dụng những câu dài, cấu trúc phức tạp, từ ngữ chuyên môn nặng khiến người đọc khó nắm bắt ý chính.
✅ Hãy ưu tiên cách viết rõ ràng, tự nhiên, lịch sự, dễ đọc cho mọi đối tượng.
Viết một “bức tường chữ” (Wall of Text)
Một email chỉ gồm một đoạn văn dài sẽ khiến người đọc nản, dễ bỏ qua những thông tin quan trọng.
✅ Hãy ngắt đoạn hợp lý, sử dụng gạch đầu dòng hoặc đánh số để chia ý.
✅ Giữ mỗi đoạn khoảng 2–4 câu là lý tưởng để người nhận dễ theo dõi.
Sử dụng font chữ và màu sắc không phù hợp
Email hành chính nên giữ định dạng thống nhất, dễ đọc.
✅ Hãy sử dụng các font chữ cơ bản như Arial, Times New Roman hoặc Calibri, cỡ chữ 11–12pt, màu đen.
❌ Tránh dùng nhiều màu, in hoa toàn bộ (được xem như “HÉT LÊN”), hoặc các font bay bướm, khó đọc. Điều này dễ khiến email bị đánh giá thiếu nghiêm túc.
Quên đính kèm tệp
Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng gây phiền toái không nhỏ. Gửi email xong mới nhớ đính kèm file sẽ khiến bạn mất điểm chuyên nghiệp.
✅ Hãy tạo thói quen đính kèm file trước khi soạn nội dung, hoặc kiểm tra lại toàn bộ email một lần cuối trước khi gửi.
Gửi email trong lúc nóng giận hoặc bực bội
Email là văn bản có giá trị lưu trữ. Một nội dung mang tính cảm xúc tiêu cực, chỉ trích cá nhân sẽ để lại ấn tượng xấu và khó rút lại.
✅ Nếu đang bức xúc, hãy viết nháp, lưu lại, đọc lại sau khi bình tĩnh hơn rồi mới quyết định gửi.
✅ Hãy tập trung vào vấn đề, không công kích cá nhân.
Sai tên hoặc chức danh người nhận
Đây là lỗi thể hiện sự cẩu thả và thiếu tôn trọng.
❌ Sai tên, sai chức danh sẽ khiến người nhận cảm thấy không được coi trọng.
✅ Luôn kiểm tra kỹ phần người nhận trước khi bấm “Gửi”.
VI. Mẫu Email Hành Chính Thực Tế Cho Các Tình Huống Thường Gặp
1. Mẫu email xin nghỉ phép
Tiêu đề: [Phòng Nhân sự] – Đơn xin nghỉ phép – Nguyễn Văn A – 04/10/2025
Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý trực tiếp],
Trưởng phòng [Tên phòng ban],
Phòng Nhân sự,
Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện là [Chức vụ] tại [Phòng ban]. Tôi viết email này để xin nghỉ 1 ngày vào thứ Sáu, 04/10/2025 vì lý do cá nhân.
Tôi đã bàn giao công việc cho [Tên người nhận bàn giao] để đảm bảo tiến độ chung không bị ảnh hưởng.
Rất mong nhận được sự chấp thuận của Anh/Chị và Phòng Nhân sự.
Xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
2. Mẫu email thông báo nội bộ
Tiêu đề: [THÔNG BÁO] V/v Tổ chức khám sức khỏe định kỳ năm 2025
Kính gửi: Toàn thể CBNV Công ty [Tên công ty],
Nhằm đảm bảo sức khỏe cho toàn thể nhân viên, Ban Giám đốc quyết định tổ chức chương trình Khám sức khỏe định kỳ năm 2025:
– Thời gian: 08:00 – 11:30, Thứ Bảy, ngày 18/10/2025
– Địa điểm: Bệnh viện [Tên bệnh viện], [Địa chỉ]
– Lưu ý:
+ Nhịn ăn sáng để xét nghiệm chính xác
+ Mang theo CMND/CCCD
Đây là quyền lợi và trách nhiệm của mỗi nhân viên. Đề nghị các Trưởng bộ phận thông báo và sắp xếp nhân sự tham gia đầy đủ.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ Phòng Nhân sự.
Trân trọng,
Thay mặt Ban Giám đốc
[Họ tên]
[Chức danh]
Viết email hành chính chuyên nghiệp không phải là năng khiếu mà là kỹ năng có thể rèn luyện. Khi bạn nắm vững cấu trúc, chú ý văn phong và tránh những lỗi cơ bản, bạn không chỉ cải thiện hiệu quả công việc mà còn khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân trong môi trường công sở hiện đại.
Mỗi email bạn gửi đi là một cơ hội để thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp. Hãy tận dụng tốt điều đó để tạo dựng uy tín và sự tin cậy trong công việc.
Hy vọng bài viết của Kỹ Năng HR sẽ giúp bạn hiểu hơn về Cách Viết Email Hành Chính Chuyên Nghiệp Và Chuẩn Mực.
>>> Tham khảo thêm: Review Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp Tốt Nhất
