Cách Viết Thư Mời Nhận Việc Chuyên Nghiệp Cho Doanh Nghiệp

Cách viết thư mời nhận việc là bước quan trọng giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin tuyển dụng một cách rõ ràng, chuẩn mực và thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt ứng viên. Một mẫu thư được soạn thảo đúng quy định không chỉ củng cố uy tín doanh nghiệp mà còn hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ nhân sự theo chuẩn hành chính.

Bài viết dưới đây của KỸ NĂNG HR sẽ hướng dẫn chi tiết, cập nhật mới nhất về quy trình và tiêu chí để xây dựng thư mời nhận việc hiệu quả. Hãy theo dõi trọn vẹn để áp dụng ngay cho doanh nghiệp của bạn!

I. Khái niệm và mục đích của thư mời nhận việc (offer letter)

Để tuyển dụng minh bạch và chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần thư mời nhận việc (Offer Letter) chuẩn hóa, làm “cầu nối” giữa kết quả tuyển chọn và hợp đồng lao động.

Thư mời nhận việc (Offer Letter) là văn bản chính thức doanh nghiệp gửi tới ứng viên trúng tuyển để đề nghị vào làm việc ở vị trí xác định, nêu rõ các thông tin cốt lõi: chức danh, bộ phận, mức lương/thu nhập dự kiến, chế độ đãi ngộ, thời giờ làm việc/nghỉ ngơi, địa điểm, ngày bắt đầu, người quản lý trực tiếp, thời hạn phản hồi và điều kiện tiên quyết (nộp hồ sơ, kiểm tra lý lịch, khám sức khỏe…).

Về bản chất, Offer Letter là bước tiền hợp đồng; không thay thế hợp đồng lao động nhưng tạo cơ sở thống nhất trước khi ký, phù hợp tinh thần Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP về giao kết, nội quy lao động, thời giờ làm việc và quyền lợi liên quan.

Mục đích – ý nghĩa của thư mời nhận việc (offer letter)

Xác nhận thỏa thuận tuyển dụng: Chuẩn hóa các điều khoản đã thống nhất trong phỏng vấn/đàm phán, giảm rủi ro hiểu sai, là căn cứ đối chiếu khi soạn hợp đồng lao động.
Cơ sở pháp lý ban đầu: Thể hiện thiện chí giao kết; nếu quy định rõ hiệu lực và điều kiện, Offer Letter giúp kiểm soát thay đổi trước khi ký hợp đồng (ví dụ điều kiện đủ hồ sơ).
Minh bạch quyền – nghĩa vụ: Ứng viên nắm rõ mô tả công việc, KPI, quyền lợi, thử việc, bảo mật, xung đột lợi ích, thời hạn nhận việc.
Nâng tầm thương hiệu tuyển dụng: Thư chuẩn hóa, ngắn gọn, dễ hiểu nâng cao trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience), tăng tỷ lệ nhận việc và giảm “rớt offer”.
Quản trị rủi ro: Nêu rõ phạm vi ràng buộc, thời hạn hiệu lực, điều khoản có thể điều chỉnh khi ký hợp đồng, tránh hình thành cam kết trái quy định nội bộ/pháp luật.

Kết luận: Một Offer Letter chuẩn, đúng pháp lý và rõ kỳ vọng vừa “khóa” thỏa thuận nhân sự, vừa tối ưu trải nghiệm ứng viên, tạo nền tảng vững chắc để ký hợp đồng lao động.

>>> Xem thêm:

II. Cấu trúc và nội dung chuẩn của thư mời nhận việc

Thư mời nhận việc cần rõ ràng, nhất quán với kết quả tuyển dụng và phù hợp khung pháp lý hiện hành, đồng thời thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc pháp lý và nguyên tắc soạn thảo

Tính xác định: Nêu đầy đủ các điều khoản cốt lõi (chức danh, nhiệm vụ, mức lương, địa điểm, thời gian làm việc, ngày dự kiến nhận việc, thời hạn phản hồi).
Phân biệt với Hợp đồng lao động: Thư mời là đề nghị tuyển dụng; nếu có thử việc/hưởng lương, cần ghi rõ “áp dụng đến khi ký HĐLĐ” và điều kiện chuyển tiếp sang HĐLĐ theo luật.
Nhất quán dữ liệu: Thông tin lương, phụ cấp, phúc lợi, cấp bậc phải trùng khớp JD, email/biên bản phỏng vấn và quy chế lương thưởng hiện hành.
Tuân thủ quy định: Diễn đạt thời gian thử việc, thời giờ làm việc, làm thêm, bảo mật dữ liệu cá nhân theo khung pháp lý hiện hành; hạn chế nêu số liệu cứng nếu nội bộ có quy chế/thoả ước khác.

2. Bộ mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Mẫu thư mời nhận việc bản cứng (hành chính).
Mẫu thư mời nhận việc qua email chuyên nghiệp.
Mẫu thư mời nhận việc tiếng Anh (phổ biến tại doanh nghiệp FDI).

3. Cấu trúc theo thể thức văn bản hành chính áp dụng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp dùng letterhead (tên DN, địa chỉ, MST, liên hệ, logo). Không bắt buộc “Quốc hiệu – Tiêu ngữ” như công văn Nhà nước.

(A) Phần mở đầu

– Thông tin doanh nghiệp: Tên pháp lý đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, thông tin người/đơn vị liên hệ (HR/Recruiter).

– Tiêu đề: “THƯ MỜI NHẬN VIỆC (OFFER LETTER)”.

– Lời chào trang trọng: Gọi đúng họ tên ứng viên, vị trí trúng tuyển, cảm ơn thời gian phỏng vấn.

(B) Nội dung chính (xây theo mô-đun, dễ đọc – dễ tra cứu)

– Vị trí & phòng ban: Chức danh, cấp bậc, đơn vị công tác, bản chất công việc (toàn thời gian/bán thời gian).

– Mô tả nhiệm vụ trọng yếu: 3–6 gạch đầu dòng gọn, liên kết KPI/OKR nếu có.

– Thời gian – địa điểm làm việc: Lịch làm việc tiêu chuẩn, ca kíp (nếu có), địa điểm chính và khả năng luân chuyển/đi công tác.

– Thời điểm bắt đầu: Ngày nhận việc dự kiến; nếu cần điều kiện tiên quyết (background check, xác nhận học vị, giấy tờ…), phải nêu rõ.

– Mức lương & cấu phần trả công:

Lương cơ bản (đơn vị tiền và chu kỳ trả).
Phụ cấp (ăn trưa, điện thoại, xăng xe, độc hại…).
Thưởng/KPI/hoa hồng: công thức, thời điểm ghi nhận, nguyên tắc phê duyệt.
Chính sách thuế, BHXH, BHYT, BHTN: căn cứ khấu trừ, nền tảng đóng.

– Thử việc (nếu áp dụng): Thời gian dự kiến, mức lương thử việc, tiêu chí đánh giá, điều kiện chuyển sang HĐLĐ.

– Chế độ – phúc lợi: Nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ ốm; bảo hiểm sức khoẻ/đời sống; hỗ trợ thiết bị; đào tạo; chính sách làm thêm giờ, on-call (nếu có).

– Quy định tuân thủ & bảo mật: Nghĩa vụ bảo mật, quản trị dữ liệu, chính sách xung đột lợi ích, sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm lao động.

– Hồ sơ bổ sung: Danh mục giấy tờ phải nộp khi onboarding (CMND/CCCD, hộ khẩu, bằng cấp, số tài khoản, ảnh, giấy khám sức khỏe…).

– Hạn phản hồi & cách xác nhận: Thời hạn nhận/khước từ offer; phương thức phản hồi (ký số, ký ướt, xác nhận email).

– Bảo lưu & sửa đổi: Nêu rõ thư mời có thể được điều chỉnh khi hai bên thống nhất bằng văn bản; mọi sửa đổi sau này được ưu tiên theo HĐLĐ/Thỏa ước.

(C) Phần kết thư

– Thông điệp chào mừng: Tái khẳng định giá trị, văn hóa, lộ trình hội nhập 30–60–90 ngày.

– Thông tin liên hệ HR: Họ tên, chức danh, email, số điện thoại.

– Ký xác nhận: Người đại diện doanh nghiệp ký, ghi rõ họ tên, chức danh; đóng dấu (nếu bản cứng) hoặc sử dụng chữ ký số.

4. Các khối nội dung cần lượng hóa để dễ thi hành

Chỉ tiêu lương/hoa hồng: Công thức – nguồn dữ liệu – chu kỳ đối soát – ví dụ minh hoạ 1 kỳ trả lương.
Thời giờ làm việc/làm thêm: Khung giờ, thời điểm tính OT, nguyên tắc phê duyệt.
KPI/OKR: 3–5 chỉ số đo lường kết quả then chốt, tần suất đánh giá.
Điều kiện chấm dứt offer: Hết hạn phản hồi, không đáp ứng điều kiện tiên quyết, phát hiện sai lệch hồ sơ.

5. Định dạng, ngôn ngữ và trải nghiệm người nhận

Ngôn ngữ: Một ngôn ngữ hoặc song ngữ; nếu song ngữ, chỉ định bản điều chỉnh khi có khác biệt.
Định dạng: PDF khóa sửa nội dung, kèm mẫu chỗ ký; tiêu đề rõ, mục lục ngắn, bullet ngắn ≤ 2 dòng.
Khả dụng số: Chèn liên kết tới Sổ tay nhân viên/Quy chế lương thưởng; hướng dẫn e-KYC, e-signature.

6. Lỗi thường gặp và cách khắc phục

Mơ hồ về lương/thu nhập → Luôn tách lương cơ bản, phụ cấp, thưởng; nêu chu kỳ trả và căn cứ khấu trừ.
Không nêu điều kiện tiên quyết → Liệt kê minh bạch (giấy tờ, xác minh) để tránh tranh chấp khi onboarding.
Thiếu thời hạn phản hồi → Ấn định rõ ngày/giờ, kênh phản hồi; gửi nhắc lịch tự động trước hạn.
Không thống nhất với JD/quy chế → Kiểm tra chéo trước khi phát hành; dùng template kiểm soát của HR.

>>> Xem thêm:

Kết luận: Áp dụng cấu trúc trên giúp thư mời nhận việc rõ ràng, chuẩn mực, phù hợp pháp lý và gia tăng trải nghiệm ứng viên. Nếu cần, tôi có thể tinh chỉnh theo đặc thù ngành và cấp bậc.

Cách Viết Thư Mời Nhận Việc Chuyên Nghiệp Cho Doanh Nghiệp

III. Cách viết thư mời nhận việc chuyên nghiệp – Đúng chuẩn doanh nghiệp

Cách viết thư mời nhận việc chuẩn giúp doanh nghiệp chốt ứng viên nhanh, giảm rủi ro pháp lý và nâng cao trải nghiệm tuyển dụng. Dưới đây là hướng dẫn thực hành—ngắn gọn, mạch lạc—để bạn phát hành offer letter đúng chuẩn doanh nghiệp, phù hợp quy định hiện hành.

Tiêu đề & lời chào: Ghi rõ Thư mời nhận việc (Offer Letter); xưng hô trang trọng, dùng câu khẳng định, không cảm tính.
Thông tin vị trí: Chức danh, bộ phận, cấp bậc, địa điểm làm việc; nêu mục tiêu vị trí 1–2 dòng để tạo sự đồng thuận kỳ vọng.
Thời điểm bắt đầu & loại hình: Nêu ngày nhận việc, hình thức làm việc (toàn thời gian/bán thời gian/ký hợp đồng), thời giờ làm việc theo nội quy.
Thử việc: Thời hạn, mức lương thử việc, tiêu chí đánh giá và nguyên tắc chuyển sang chính thức; bảo đảm thống nhất với dự thảo hợp đồng lao động.
Lương – phụ cấp – phúc lợi: Ghi mức lương gộp, chu kỳ trả lương, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm, nghỉ phép; dùng ngôn ngữ xác định, tránh “có thể”, “dự kiến”.
Điều kiện ràng buộc: Các điều kiện tiên quyết (hồ sơ, xác minh, tuân thủ bảo mật, quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân), đường link/tệp đính kèm chính sách.
Hạn phản hồi & cách xác nhận: Hạn chót (ngày/giờ), kênh phản hồi, mẫu xác nhận; nêu hiệu lực thư và bước tiếp theo (ký HĐLĐ).
Hình thức trình bày: Font Arial/Times New Roman 12–13; giãn dòng 1.2–1.5; căn lề 2–2,5 cm; căn trái; số mục rõ; chữ số, ngày tháng theo định dạng thống nhất; PDF khi gửi chính thức.

LỖI THƯỜNG GẶP & KHẮC PHỤC

♦ Thiếu lương/điều kiện thử việc → Thêm bảng tóm tắt quyền lợi theo mục 4–5.

♦ Mập mờ phúc lợi → Liệt kê có điều kiện, đính kèm chính sách.

♦ Không ghi hạn phản hồi → Chèn deadline cứng và hướng dẫn xác nhận.

♦ Ngôn ngữ thân mật → Chuẩn hóa câu khẳng định, bỏ cảm thán, tránh viết tắt.

Kết luận: Một offer letter chuẩn, rõ và nhất quán với hợp đồng lao động sẽ rút ngắn thời gian chốt ứng viên và hạn chế tranh chấp. Bạn có thể tùy chỉnh thuật ngữ theo bộ nhận diện và quy chế nội bộ. Nếu có ý kiến khác, vui lòng bổ sung để hoàn thiện tài liệu.

IV. Hướng dẫn ứng viên cách trả lời thư mời nhận việc

Cách trả lời thư mời nhận việc cần ngắn gọn, đúng mực và bảo đảm tính pháp lý: xác nhận thông tin cốt lõi, thể hiện thiện chí hợp tác và quản trị rủi ro trước khi ký hợp đồng lao động.

1. Khi đồng ý nhận việc

Thời điểm phản hồi: trong 24–48 giờ.

Nội dung bắt buộc: xác nhận chức danh, bộ phận, mức lương (ghi rõ Gross/Net), phụ cấp, thời giờ làm việc, địa điểm, ngày nhận việc, thời gian thử việc, người phụ trách tiếp nhận.

Đề nghị bước tiếp theo: lịch nhận thư mời ký, danh mục hồ sơ, hướng dẫn hoàn tất thủ tục thuế và bảo hiểm.

Giọng điệu: trân trọng, cam kết hợp tác, sẵn sàng tuân thủ quy định nội bộ.

MẪU EMAIL TRẢ LỜI THƯ MỜI NHẬN VIỆC KHI ĐỒNG Ý NHẬN VIỆC

Tiêu đề: Xác nhận nhận việc – [Họ tên] – [Vị trí]

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Tôi chân thành cảm ơn Quý Công ty đã gửi thư mời nhận việc cho vị trí [Tên vị trí]. Sau khi xem xét toàn bộ các điều khoản, tôi xin xác nhận đồng ý nhận việc và sẽ bắt đầu công tác vào ngày [dd/mm/yyyy].

Tôi xác nhận lại một số nội dung chính trong thư mời như sau:

Chức danh: [Tên vị trí]
Bộ phận: [Tên phòng ban]
Mức lương: [Mức lương Gross/Net + phụ cấp nếu có]
Thời gian thử việc: [Số tháng theo thư mời]
Thời gian làm việc & địa điểm làm việc: [Theo thư mời]

Kính đề nghị Anh/Chị gửi hướng dẫn về hồ sơ cần chuẩn bị, thời gian – địa điểm ký hợp đồng lao động, và các thủ tục onboarding để tôi hoàn tất trước ngày nhận việc.

Rất mong được đồng hành và đóng góp vào sự phát triển của Quý Công ty.

Trân trọng cảm ơn,

[Họ tên]

Số điện thoại: [xxx]

Email: [xxx]

2. Khi cần đàm phán thêm

Nêu lý do có cơ sở: phạm vi công việc, kết quả phỏng vấn, dữ liệu lương thị trường, chi phí di chuyển, chính sách làm việc linh hoạt.

Đưa ra đề xuất cụ thể kèm phương án thay thế (mức lương, thưởng hiệu suất, rút ngắn thử việc, bổ sung đào tạo).

Giữ thái độ tích cực, khẳng định mong muốn gắn bó; tránh yêu cầu cực đoan.

Kết thư bằng mốc thời gian hai bên sẽ thống nhất lại.

MẪU EMAIL TRẢ LỜI THƯ MỜI NHẬN VIỆC KHI CẦN ĐÀM PHÁN THÊM

Tiêu đề: Trao đổi điều khoản thư mời nhận việc – [Họ tên] – [Vị trí]

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách],

Cảm ơn Quý Công ty đã gửi thư mời nhận việc cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi đánh giá cao thiện chí và sự tin tưởng của Công ty dành cho mình.

Sau khi rà soát lại những nội dung trong thư mời, tôi mong muốn được trao đổi thêm một số điều khoản để bảo đảm sự phù hợp và hiệu quả khi bắt đầu công việc. Cụ thể như sau:

[Nội dung cần đàm phán 1: ví dụ mức lương Gross/Net]

→ Đề xuất của tôi: [Mức đề xuất] dựa trên phạm vi nhiệm vụ và khảo sát thị trường hiện tại.

[Nội dung cần đàm phán 2: ví dụ thời gian thử việc]

→ Đề xuất: [Thời gian mong muốn], hoặc có thể cân nhắc phương án thay thế là [Phương án khác].

[Nội dung cần đàm phán 3: ví dụ chế độ thưởng, hỗ trợ công tác, thời gian làm việc linh hoạt…]

Tôi rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp với Anh/Chị để thống nhất các điều khoản trước ngày [dd/mm/yyyy] nhằm giúp quá trình nhận việc diễn ra thuận lợi.

Trân trọng cảm ơn Quý Công ty và mong nhận phản hồi của Anh/Chị.

[Họ tên]

Điện thoại: [xxx]

Email: [xxx]

3. Khi từ chối khéo léo

Cảm ơn cơ hội, ghi nhận trải nghiệm tuyển dụng.

Nêu lý do ngắn gọn, trung tính (định hướng nghề nghiệp, phù hợp vị trí khác, hoàn cảnh cá nhân).

Mở đường kết nối tương lai: sẵn sàng hợp tác khi có vị trí phù hợp.

MẪU EMAIL TRẢ LỜI THƯ MỜI NHẬN VIỆC KHI TỪ CHỐI KHÉO LÉO

Tiêu đề: Từ chối thư mời nhận việc – [Họ tên] – [Vị trí ứng tuyển]

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Tôi chân thành cảm ơn Quý Công ty đã gửi thư mời nhận việc cho vị trí [Tên vị trí]. Sau khi cân nhắc kỹ về định hướng nghề nghiệp và các yếu tố cá nhân, tôi xin phép từ chối lời mời nhận việc ở thời điểm hiện tại.

Tôi trân trọng cơ hội được trao đổi và học hỏi trong suốt quá trình phỏng vấn. Rất hy vọng có thể tiếp tục kết nối và hợp tác với Quý Công ty khi có vị trí phù hợp trong tương lai.

Kính chúc Quý Công ty ngày càng phát triển và thành công.

Trân trọng cảm ơn,

[Họ tên]

Số điện thoại: [xxx]

Email: [xxx]

4. Lưu ý về thái độ, ngôn ngữ, xác nhận thông tin

Lịch sự, mạch lạc, dùng ngôn ngữ chuyên nghiệp; tránh cảm xúc cực đoan.

Kiểm tra kỹ: chức danh, mức lương Gross/Net, phụ cấp, thử việc, ngày nhận việc, địa điểm, báo cáo trực tiếp.

Theo Bộ luật Lao động 2019: quan hệ lao động xác lập khi ký hợp đồng; thư mời là tiền hợp đồng, cần xác nhận và lưu trữ.

Chỉ gửi giấy tờ cá nhân qua kênh do doanh nghiệp chỉ định; bảo mật dữ liệu; ký tên đầy đủ và để số liên hệ.

Kết luận: Một email đúng mực, rõ ý và đúng hạn thể hiện chuyên nghiệp, giảm rủi ro pháp lý, tạo khởi đầu thuận lợi cho quan hệ lao động. Nếu cần, bạn có thể tùy biến mẫu trên cho phù hợp bối cảnh.

V. Lưu ý pháp lý khi gửi và nhận thư mời nhận việc

Thư mời nhận việc là bước quan trọng trước khi ký hợp đồng, vì vậy doanh nghiệp và ứng viên cần tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro.

Căn cứ pháp lý: Dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội dung thư mời phải trung thực, rõ ràng, không gây hiểu lầm, đặc biệt ở các điều khoản sẽ chuyển hóa thành hợp đồng lao động.
Thông tin bắt buộc: Phải ghi rõ vị trí, mô tả công việc, địa điểm, mức lương, thời gian làm việc – nghỉ ngơi và điều kiện thử việc. Mọi thông tin cần phù hợp quy định về lương tối thiểu vùng và giờ làm việc hiện hành.
Quy định thử việc: Mỗi công việc chỉ được thử một lần, thời gian theo đúng giới hạn luật định; mức lương thử việc tối thiểu 85% lương chính thức.
Bảo mật và dữ liệu cá nhân: Thông tin ứng viên phải được thu thập, lưu trữ và sử dụng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, có sự đồng ý của người lao động.
Xác nhận và lưu trữ hồ sơ: Ứng viên nên phản hồi thư mời bằng văn bản (email có dấu thời gian). Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ tuyển dụng đúng quy định, đảm bảo tính pháp lý và minh chứng giao kết.

Kết luận: Tuân thủ các lưu ý pháp lý giúp thư mời nhận việc trở thành căn cứ vững chắc, bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn người lao động trong quá trình tuyển dụng.

>>> Xem thêm:

Cách viết thư mời nhận việc là kỹ năng cốt lõi giúp doanh nghiệp nâng chuẩn trải nghiệm ứng viên, đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt đúng – đủ – chuyên nghiệp. Bằng việc áp dụng các nguyên tắc đã phân tích ở trên, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng quy trình tuyển dụng nhất quán và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn.

Hy vọng bài viết mang lại giá trị thiết thực cho bạn. Đừng quên theo dõi KỸ NĂNG HR để cập nhật thêm nhiều nội dung chuyên sâu trong chiến lược phát triển kỹ năng hành chính – nhân sự.