Gia Hạn Giấy Phép Lao Động: Điều Kiện Và Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị

Căn cứ pháp lý gia hạn giấy phép lao động:

Bộ luật Lao động 2019
Nghị định 152/2020/NĐ-CP
Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về quản lý lao động nước ngoài
Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động

1. Nguyên tắc quan trọng khi thực hiện gia hạn giấy phép lao động

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, bộ phận nhân sự cần nắm rõ các nguyên tắc khi thực hiện gia hạn giấy phép lao động sau để tránh bị trả hồ sơ hoặc buộc phải làm thủ tục cấp mới.

Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần

Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn tối đa không quá 02 năm. Sau khi hết thời gian gia hạn, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp mới.

>>>> Tìm hiểu thêm: Giấy Phép Lao Động Là Gì? Thủ Tục Xin Cấp Work Permit Từ A–Z

Gia hạn chỉ áp dụng khi không thay đổi nội dung làm việc

Việc gia hạn chỉ thực hiện trong trường hợp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho cùng người sử dụng lao động, giữ nguyên vị trí công việc, chức danh và hình thức làm việc đã ghi trên giấy phép lao động cũ. Nếu có thay đổi, phải thực hiện thủ tục cấp mới.

Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn

Hồ sơ gia hạn phải được nộp khi giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày và không quá 45 ngày.

Trường hợp nộp hồ sơ sau mốc 05 ngày trước khi giấy phép hết hạn sẽ không đủ điều kiện gia hạn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.

>>>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Điều kiện để được gia hạn giấy phép lao động

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được gia hạn giấy phép lao động khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn từ 05 ngày đến không quá 45 ngày
Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền
Có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung của giấy phép đã cấp

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi gia hạn giấy phép lao động

So với thủ tục cấp mới, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đơn giản hơn do không yêu cầu lý lịch tư pháp và không phải hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp nếu không có thay đổi thông tin.

Hồ sơ bao gồm:

Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 11/PLI ban hành kèm Nghị định 70/2023/NĐ-CP (bắt buộc sử dụng mẫu mới).
Bản gốc giấy phép lao động đã được cấp, còn nguyên vẹn và còn thời hạn theo quy định; trường hợp mất phải có văn bản giải trình.
Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, có thời hạn không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ; trường hợp khám ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế cấp.
Bản sao hộ chiếu còn giá trị sử dụng; khuyến nghị hộ chiếu còn hạn trên 02 năm để đảm bảo thời hạn giấy phép lao động được cấp đầy đủ.
Giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản cử sang làm việc của phía nước ngoài, tùy từng trường hợp cụ thể.
Hai ảnh màu kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất.

>>>>> Xem thêm:

Phép Năm Còn Dư Có Được Trả Tiền? Quy Định Mới Nhất
Cách Tính Tiền Tăng Ca: Mức 150%, 200%, 300% Và Các Lưu Ý
Cách Tính Trợ Cấp Mất Việc Theo Từng Trường Hợp
Nội Dung Thỏa Ước Lao Động Tập Thể: Các Điều Khoản Cần Lưu Ý
Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Gồm Những Gì?
6 Sai Lầm Khi Viết Bản Mô Tả Công Việc Và Cách Khắc Phục

4. Quy trình thực hiện gia hạn giấy phép lao động

Bước 1: Giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện lại thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, kể cả trong trường hợp gia hạn.

Thời điểm nộp: Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài

Hồ sơ: Mẫu số 01/PLI hoặc 02/PLI theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP

Nơi nộp: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở

Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Thời gian nộp: Trong khoảng từ 05 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động cũ hết hạn

Hình thức nộp: Trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến (tùy địa phương)

Thời gian xử lý: 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Bước 3: Ký hợp đồng lao động và báo cáo

Đối với trường hợp người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi được gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký kết hợp đồng lao động mới.

Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký về cơ quan đã cấp giấy phép lao động theo đúng quy định.

5. Các sai sót thường gặp khiến hồ sơ gia hạn bị trả lại

Sử dụng mẫu đơn cũ, không đúng mẫu PLI theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP
Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế không đủ điều kiện thực hiện khám cho lao động nước ngoài
Hộ chiếu còn thời hạn ngắn, dẫn đến giấy phép lao động chỉ được cấp theo thời hạn còn lại của hộ chiếu

Ví dụ: Hộ chiếu còn hạn dưới 2 năm -> GPLĐ sẽ chỉ được cấp theo thời hạn còn lại của hộ chiếu (Ví dụ hộ chiếu còn 1 năm, GPLĐ chỉ được 1 năm).

Thay đổi chức danh, vị trí công việc so với giấy phép lao động cũ; trường hợp này bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp mới, không được gia hạn

Ví dụ: GPLĐ cũ là “Chuyên gia kỹ thuật”, nay muốn gia hạn nhưng đổi thành “Nhà quản lý” -> Sai quy định.

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục có yêu cầu chặt chẽ về thời hạn, điều kiện và hồ sơ. Việc nắm đúng quy định và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí. Bộ phận nhân sự cần chủ động theo dõi thời hạn giấy phép lao động của người lao động nước ngoài để thực hiện gia hạn kịp thời, đúng quy định.

Kỹ Năng HR chúc bạn thành công!