Tuyển dụng là một phần không thể tách rời của chiến lược doanh nghiệp, và đòi hỏi sự quan tâm sát sao từ phía nhà lãnh đạo (CEO). Chỉ số đánh giá tuyển dụng sẽ giúp ăn khớp hoạt động tuyển dụng và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Trong bài viết dưới đây, Kỹ Năng HR sẽ giới thiệu đến bạn đọc 12 chỉ số đánh giá tuyển dụng hiểu quả trong nhân sự hữu hiệu nhất, được xây dựng sát trên cơ sở mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Do đó, chỉ số đánh giá tuyển dụng thuận tiện cho việc đánh giá hiệu quả và ra quyết định tối ưu hóa hoạt động tuyển dụng. Đây cũng là công việc không thể thiếu trong thời kì Cách mạng dữ liệu của HR 4.0 nói chung – khi mà mọi hoạt động đều có thể được theo dõi, lưu trữ và lượng hóa.
>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của phong cách lãnh đạo trong quản trị nhân sự
1. Phân nhóm chỉ số đánh giá tuyển dụng hiểu quả trong nhân sự
Trước khi đi vào tìm hiểu chi tiết về từng chỉ số, bạn sẽ cần hiểu chúng thuộc những dạng gì để có thể dễ dàng thêm – bớt các chỉ số trong báo cáo tùy theo mục đích sử dụng. Về cơ bản, có thể chia các chỉ số thành 3 loại:
– Các chỉ số đánh giá tuyển dụng quá khứ: Các chỉ số quá khứ thường được dựa trên số liệu của đợt tuyển dụng năm ngoái: vốn là thứ sẵn có, dễ đo lường và bởi vậy thường được lạm dụng, đôi khi quá đà. Các chỉ số quá khứ này được sử dụng trong trường hợp báo cáo tổng quan về hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng trước đó, tuy nhiên không thể dựa vào đó để ra các quyết định trực tiếp theo thời gian thực.
– Các chỉ số đánh giá tuyển dụng thực: Các chỉ số thực được đo lường dựa trên các số liệu theo thời gian thực (có thể theo tháng hoặc quý), phục vụ cho việc ra quyết định hàng ngày và hành động nhanh chóng.
– Các chỉ số đánh giá tuyển dụng dự báo: Các chỉ số dự báo, đúng theo tên gọi của nó, được sử dụng để dự đoán các vấn đề và cơ hội có thể xảy đến trong quá trình tuyển dụng. Bản thân các số liệu của nó không xuất hiện trong quá trình tuyển dụng, mà được nhìn nhận trong bối cảnh tương lai.
2. Phân tích các chỉ số đánh giá tuyển dụng hiểu quả trong nhân sự theo nhóm
Một báo cáo tuyển dụng sẽ cần sự kết hợp của các chỉ số đánh giá tuyển dụng thuộc ba nhóm này để quá trình tuyển dụng có thể được hoàn thiện tối đa.
2.1. Các chỉ số trong nội bộ nhóm tuyển dụng để cải thiện chất lượng tuyển dụng
Việc liên tục nâng cao chất lượng tuyển dụng để đạt lợi thế cạnh tranh hầu như luôn luôn là mục tiêu quan trọng của các HR Manager hay Recruitment Manager. Tuy nhiên, sai lầm thường gặp của những nhà quản lí tuyển dụng này là đưa các chỉ số đánh giá tuyển dụng nội bộ trong nhóm tuyển dụng – vốn mang tính chiến thuật này – vào báo cáo lên CEO. Trong khi đó, các CEO chỉ đơn giản cần HR Manager hay Recruitment Manager đảm bảo phần việc của họ hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Những chỉ số đánh giá tuyển dụng nội bộ nhóm này có thể rất đa dạng, nhưng mỗi doanh nghiệp nên có sự cân nhắc lựa chọn dưới 10 chỉ số đánh giá tuyển dụng chính nhất. Sau đây là một vài gợi ý:
- Tỉ lệ chuyển đổi của ứng viên qua các vòng (Candidate conversion rate / Chỉ số thực)
Tỉ lệ chuyển đổi của ứng viên qua các vòng (tỉ lệ từ tạo nguồn sang nộp đơn / tỉ lệ từ nộp đơn sang phỏng vấn / tỉ lệ từ phỏng vấn sang offer/ tỉ lệ từ offer sang nhận việc) là phần trăm của ứng viên qua mỗi vòng. Chỉ số này sẽ cho biết liệu quá trình tuyển dụng của bạn có vấn đề ở khâu nào hay không và từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh.
- Chất lượng tuyển dụng của các nguồn (Source quality usage / Chỉ số thực)
Đây là chỉ số đánh giá tuyển dụng cho biết kênh tuyển dụng nào đang hoạt động hiệu quả nhất để có sự phân bổ nguồn lực hợp lí cho đội ngũ tuyển dụng.
- Tỉ lệ đáp ứng chỉ tiêu tuyển dụng (Vacancy fill rate / Chỉ số thực)
Con số này cho biết team của bạn đạt được bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu tuyển dụng đặt ra ban đầu. Ví dụ như chỉ tiêu tuyển dụng vị trí nhân viên kinh doanh của Quý 1 là 20 người, và cả team tuyển dụng được 15 người, như vậy tỉ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng là 75%.
Chỉ tiêu đặt ra càng khoa học, chiến lược được vạch ra để hoàn thành chỉ tiêu sẽ càng cụ thể và hiệu quả hơn.
- Điểm thương hiệu tuyển dụng (Employer brand strength)
Một thương hiệu tuyển dụng được đánh giá cao sẽ ảnh hưởng tích cực đến số lượng và chất lượng ứng viên, cũng như đến tỉ lệ nhận việc sau offer. Tuy rằng không có một quy chuẩn đo về điểm thương hiệu tuyển dụng, bạn có thể tự xây dựng thang đo cho doanh nghiệp: dựa trên việc đánh giá phản hồi của ứng viên trong tuyển dụng hay qua các thông tin về doanh nghiệp trên Internet,…
2.2. Các chỉ số dự đoán – báo cáo tới CEO và HR Manager
Bằng việc đưa ra các chỉ số đánh giá tuyển dụng mang tính dự báo, nhân viên thực thi sẽ cung cấp cho cấp trên tư liệu để ra quyết định thay đổi kế hoạch, dựa trên các cơ hội hoặc thách thức phân tích được.
- Dự báo độ sẵn có/chất lượng của ứng viên (Level of candidate availability/quality forecast / Chỉ số dự báo)
Cấp quản lí cần biết được rằng liệu có sự thay đổi nào trong nguồn cung ứng viên hay chất lượng của ứng viên trong khoảng thời gian 6 tháng tiếp theo để điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
- Dự báo mức độ cạnh tranh tuyển dụng (Level of recruiting competition forecast / Chỉ số dự báo)
Rõ ràng khi các đối thủ cạnh tranh tổ chức chiến dịch tuyển dụng cùng một thời kì và có sự đầu tư kĩ lưỡng thì việc tuyển dụng cho bản thân doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn. Chỉ số đánh giá tuyển dụng này sẽ giúp lãnh đạo của các doanh nghiệp vừa và nhỏ quyết định xem thời kì nào là hợp lí để mở đợt tuyển dụng, hạn chế tối đa mức cạnh tranh.
- Dự báo cơ hội thu thập ứng viên tài năng (Talent opportunity forecast / Chỉ số dự báo)
Những nhà tuyển dụng nên tăng cường khả năng dự báo các cơ hội tích cực để thu thập ứng viên tài năng để tận dụng cho đợt tuyển dụng: ví dụ thông qua các sự việc như ứng viên vừa trải qua một cuộc thi quan trọng, hay đợt các ứng viên bắt đầu tham gia thị trường lao động,… Việc làm này sẽ giúp nhà tuyển dụng chuẩn bị tốt hơn và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với ứng viên trước cả khi công việc tuyển dụng chính thức bắt đầu.
- Dự báo tỉ lệ thất nghiệp (Unemployment rate forecast / Chỉ số dự báo)
Khi tỉ lệ thất nghiệp giảm, rõ ràng là mức sẵn có của ứng viên sẽ giảm xuống.
- Dự báo về chi phí nhân công (Labor costs forecast /Chỉ số dự báo)
Nhà tuyển dụng cũng cần bổ sung vào báo cáo những dự đoán về sự thay đổi trong mức lương khởi điểm có thể có để điều chỉnh thời gian tuyển dụng phù hợp: ví dụ, có thể đẩy sớm đợt tuyển dụng trong thời kì lương khởi điểm còn thấp.
2.3. Các chỉ số ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh – báo cáo trực tiếp lên CEO
Thay vì báo cáo lên cấp quản lí những chỉ số đánh giá tuyển dụng mang tính chiến thuật như chi phí hay thời gian trên 1 ứng viên được tuyển, CEO sẽ cần quan tâm hơn đến những chỉ số đánh giá tuyển dụng có thể lượng hóa được ảnh hưởng của tuyển dụng đến kinh doanh
- Chất lượng tuyển dụng (Quality of hire / Chỉ số quá khứ) học hành chính nhân sự ở đâu tốt
Đây là chỉ số đánh giá tuyển dụng quan trọng nhất trong toàn bộ chiến lược tuyển dụng, đo lường giá trị mà những nhân viên tuyển mới đem lại cho doanh nghiệp. Đây là một chỉ số đánh giá tuyển dụng khá phức tạp và phụ thuộc nhiều vào quan niệm chủ quan của mỗi nhà quản lí: mỗi doanh nghiệp có một định nghĩa khác nhau về “giá trị”, từ đó xây dựng những công thức khác nhau.
Một công thức cơ bản để đo lường chất lượng tuyển dụng trên một nhân viên tuyển mới có thể như sau:
QoH = (Hiệu quả công việc + Thời gian bắt kịp công việc để thể hiện hết năng lực của nhân viên + Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc mới + Mức độ hòa hợp của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp) / 4
Trong đó:
• Hiện quả công việc được đo lường bằng các chỉ số khách quan hoặc bằng đánh giá của cấp trên
• Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc mới do nhân viên tự đánh giá
• Mức độ hòa hợp của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp được đo lường bằng đánh giá của đồng nghiệp và cấp trên
Sau khi tính được chỉ số QoH của từng nhân viên mới, bạn có thể tính được mức QoH trung bình của cả chiến dịch tuyển dụng.
Bạn cũng có thể quy đổi mức QoH này theo tiền để theo dõi mức ảnh hưởng của việc tuyển dụng đến mức doanh thu theo công thức:
(QoH của một nhân viên mới x Doanh thu trung bình trên 1 nhân viên) x Số nhân viên tuyển mới trong chiến dịch
- Tỉ lệ tuyển mới hỏng (New hires failure rate / Chỉ số thực)
Tuyển hỏng là khi nhân viên tuyển mới bị đuổi/nghỉ việc trong vòng 6 tháng kể từ khi chính thức nhận việc. Không những phải tuyển lại, bạn còn phải chịu những chi phí phát sinh mà nhân viên tuyển hỏng kia gây ra.
Chỉ số này cần được theo dõi liên tục và cập nhật ngay khi một nhân viên tuyển mới quyết định rời vị trí của họ. Bên cạnh việc tính toán theo tỉ lệ %, bạn có thể làm việc với đội ngũ tài chính/kế toán để quy đổi tỉ lệ ra mức độ thiệt hại với doanh thu.
Ngoài ra, bạn có thể tính tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên mới (new hires turnover rate). Nếu tỉ lệ này cao, rất có thể quá trình tuyển dụng hoặc môi trường công việc của doanh nghiệp bạn đang có vấn đề.
- Lượng tổn thất doanh thu trong số ngày trống của vị trí (Dollars of revenue lost due to position vacancy days / Chỉ số quá khứ)
Đây là chỉ số đánh giá tuyển dụng phản ánh tác động của tốc độ tuyển dụng tới doanh thu. Rõ ràng khi một vị trí để trống, mức doanh thu và năng suất mà vị trí đó có thể tạo ra sẽ mất đi. Số ngày trống của vị trí càng dài, lượng doanh thu tổn thất càng lớn.
Bạn có thể tính toán mức tổn thất này bằng cách lấy tổng lượng doanh thu trung bình năm trên một nhân viên bất kì chia cho số ngày làm việc; sau đó lấy số này nhân với số ngày trống của vị trí.
Con số phản ánh tốc độ tuyển dụng này sẽ đòi hỏi đội ngũ tuyển dụng xác định các khâu chưa hiệu quả để cải thiện quy trình tuyển dụng.
>>> Xem thêm: Review khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp tốt nhất
Bên cạnh 12 chỉ số đánh giá tuyển dụng trên, có rất nhiều chỉ số khác tùy thuộc nhu cầu và cách thức tổ chức từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên tất cả, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả tuyển dụng là công việc không thể thiếu trong chiến lược tuyển dụng chung. Đặc biệt, trước sự sẵn có của công nghệ, khi mà các công việc theo dõi, tổng hợp, phân tích được trở nên dễ dàng và bám sát thời gian thực, doanh nghiệp càng phải lưu tâm thực hiện công việc này hơn nữa.
