Điều Kiện Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử Theo Nghị Định 337

Từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử không chỉ “được phép” theo Bộ luật Lao động mà còn có khung quy định riêng về cách giao kết, chứng thực, gắn mã định danh và cập nhật dữ liệu lên Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Bài viết dưới đây, Kỹ năng HR sẽ hệ thống lại điều kiện và quy trình thực hiện để doanh nghiệp triển khai đúng luật, giảm rủi ro khi dùng Hợp đồng lao động điện tử cho hồ sơ nhân sự, BHXH và các thủ tục liên quan.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì? Căn cứ pháp lý

1.1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Bộ luật Lao động 2019 cũng ghi nhận: hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.

1.2. Căn cứ pháp lý chính (tính đến năm 2026)

Khi triển khai Hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp nên bám tối thiểu các văn bản sau:

Bộ luật Lao động 2019 – công nhận hình thức hợp đồng điện tử có giá trị như văn bản.
Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 01/07/2024) – quy định giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, điều kiện “như văn bản” (truy cập được để tham chiếu) và yêu cầu toàn vẹn.
Nghị định 337/2025/NĐ-CP (ban hành 24/12/2025) – quy định cụ thể về giao kết, thực hiện Hợp đồng lao động điện tử và Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử, cơ chế ID, chứng thực, trách nhiệm các bên.
Nghị định 130/2018/NĐ-CP – khung pháp lý về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Nghị định 13/2023/NĐ-CP – bảo vệ dữ liệu cá nhân, yêu cầu về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và hình thức thể hiện.

1.3. Mốc áp dụng

Nghị định 337 có hiệu lực từ 01/01/2026.

Chậm nhất 01/07/2026, Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành; và từ 01/07/2026 việc giao kết, thực hiện Hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo Nghị định 337.

>>>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Nguyên tắc chung khi giao kết và thực hiện Hợp đồng lao động điện tử

Khi ký Hợp đồng lao động điện tử, cần đảm bảo các nguyên tắc:

Tuân thủ đồng thời pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ và quy định tại Nghị định 337.
Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử theo thỏa thuận của hai bên.
Nghị định 337 khuyến khích sử dụng Hợp đồng lao động điện tử thay thế hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan.

3. Điều kiện để Hợp đồng lao động điện tử “đúng luật” theo Nghị định 337

Điểm then chốt của Nghị định 337 là: việc giao kết Hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua hệ thống eContract (hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện Hợp đồng lao động điện tử) liên kết với Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử.

3.1. Điều kiện về hệ thống eContract (Điều 6 Nghị định 337)

Hợp đồng lao động điện tử phải được giao kết qua eContract đáp ứng tối thiểu các yêu cầu sau:

Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
Có biện pháp bảo mật bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu Hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực khi có sự cố.
Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu Hợp đồng lao động điện tử đã giao kết trên eContract.

3.2. Điều kiện “thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản” (Luật Giao dịch điện tử 2023)

Trong trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải thể hiện bằng văn bản, thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu nếu:

Có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu.
Được bảo đảm toàn vẹn từ khi khởi tạo lần đầu (không bị thay đổi, trừ thay đổi về hình thức trong quá trình gửi/lưu trữ/hiển thị).

Gợi ý triển khai: doanh nghiệp nên chọn giải pháp eContract có log giao dịch, dấu thời gian, cơ chế chống sửa đổi sau ký và khả năng xuất bản/tra cứu hồ sơ khi cần.

4. Chữ ký điện tử – chữ ký số – định danh

4.1. Chữ ký số và dấu thời gian: nền tảng để hợp đồng có hiệu lực

Nghị định 337 mô tả trạng thái hợp đồng “hoàn chỉnh” gắn với: ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số và chứng thực thông điệp dữ liệu do Nhà cung cấp eContract thực hiện.

Về khung chữ ký số/chứng thư số, doanh nghiệp thực hiện theo quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

4.2. Doanh nghiệp và người lao động có “bắt buộc” phải dùng token không?

Nghị định 337 quy định yêu cầu về ký số, kiểm tra chữ ký số trong điều kiện của eContract.
Riêng “token/USB/HSM/remote signing” là các hình thức kỹ thuật phổ biến trên thị trường.

Khi viết bài truyền thông, bạn có thể nêu như ví dụ thực tế, nhưng nên diễn đạt theo hướng: doanh nghiệp sử dụng giải pháp chữ ký số hợp pháp theo quy định về chữ ký số và giao dịch điện tử, tránh khẳng định “chỉ được” một hình thức.

4.3. Định danh và xác thực chủ thể

Nghị định 337 nhấn mạnh eContract và Nền tảng có dữ liệu nhật ký giao dịch, thời điểm xác thực, ID và metadata để phục vụ truy xuất lịch sử giao dịch.

Vì vậy, khi thiết kế quy trình ký, doanh nghiệp nên đảm bảo:

Người ký “đúng người”, đúng thẩm quyền;
Có cơ chế xác thực đủ mạnh (theo giải pháp eContract và pháp luật liên quan).

5. Hiệu lực của hợp đồng và yêu cầu gắn ID trong 24 giờ

5.1. Thời điểm hợp đồng có hiệu lực (Điều 7 Nghị định 337)

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, kèm dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

5.2. Yêu cầu gửi lên Nền tảng để gắn ID trong vòng 24 giờ

Một điểm mới rất quan trọng trong Nghị định 337:

Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi Hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Ngoài ra, Nghị định cũng định nghĩa:

ID là dãy số duy nhất do Nền tảng cấp cho mỗi Hợp đồng lao động điện tử và Hợp đồng lao động điện tử chuyển đổi từ hợp đồng giấy.
Khi viết bài/đào tạo nội bộ, bạn nên coi “ID + chứng thực + dấu thời gian + ký số” là bộ tiêu chí trọng yếu để hạn chế tranh chấp.

6. Chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử; sửa đổi – chấm dứt

6.1. Chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử (Điều 8 Nghị định 337)

Hợp đồng lao động điện tử chuyển đổi từ hợp đồng giấy thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử và phải đáp ứng thêm các yêu cầu:

Chủ thể giao kết hợp đồng giấy phải được xác thực theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử sau chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của NSDLĐ để xác nhận đúng với bản gốc và chịu trách nhiệm; đồng thời phải được gắn ID.

6.2. Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt (Điều 9 Nghị định 337)

Nếu hợp đồng đã giao kết điện tử thì việc sửa đổi/bổ sung/tạm hoãn/chấm dứt thực hiện tương tự quy trình giao kết Hợp đồng lao động điện tử (theo các điều liên quan), trừ khi có thỏa thuận khác.

Một điểm thực hành quan trọng: phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn, thông báo chấm dứt… phải gắn cùng ID để đảm bảo thống nhất, toàn vẹn và truy xuất lịch sử.

>>>>> Xem thêm:

Gia Hạn Giấy Phép Lao Động: Điều Kiện Và Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị
Phép Năm Còn Dư Có Được Trả Tiền? Quy Định Mới Nhất
Cách Tính Tiền Tăng Ca: Mức 150%, 200%, 300% Và Các Lưu Ý
Cách Tính Trợ Cấp Mất Việc Theo Từng Trường Hợp
Nội Dung Thỏa Ước Lao Động Tập Thể: Các Điều Khoản Cần Lưu Ý

7. Quy trình ký Hợp đồng lao động điện tử gợi ý (bám Nghị định 337, dùng eContract)

Dưới đây là quy trình triển khai phù hợp với tinh thần Nghị định 337 (và dễ vận hành với HR):

Bước 1 – Soạn thảo và thiết lập luồng ký trên eContract

HR tạo hợp đồng, thiết lập người ký, thứ tự ký, vị trí ký; đảm bảo nội dung theo Bộ luật Lao động.

Bước 2 – Ký số và gắn dấu thời gian

Các bên thực hiện ký số theo giải pháp chữ ký số hợp pháp; hệ thống ghi nhận dấu thời gian và nhật ký giao dịch.

Bước 3 – Chứng thực thông điệp dữ liệu (qua Nhà cung cấp eContract)

Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử (đây là thành phần được Nghị định 337 nhắc trực tiếp).

Bước 4 – Gửi hợp đồng lên Nền tảng để gắn ID trong 24 giờ

Trong 24 giờ từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng về Nền tảng để gắn ID.

Bước 5 – Gửi bản hợp đồng cho NLĐ và NSDLĐ; lưu trữ – tra cứu

Hai bên nhận hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu; doanh nghiệp lưu trữ theo cơ chế bảo đảm toàn vẹn và khả năng tra cứu.

8. Lưu ý pháp lý khi triển khai thực tế (BHXH – thuế – dữ liệu)

8.1. Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP)

Khi thu thập/đưa dữ liệu NLĐ lên hệ thống, doanh nghiệp cần quản trị theo Nghị định 13, trong đó:

Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu được áp dụng cho các hoạt động trong quy trình xử lý dữ liệu cá nhân (trừ trường hợp luật có quy định khác).
Sự đồng ý phải thể hiện ở định dạng có thể in/sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dạng điện tử; im lặng/không phản hồi không được coi là đồng ý.

Gợi ý: nên có “Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân” và cơ chế ghi nhận đồng ý ngay trên hệ thống eContract.

8.2. Giá trị chứng cứ khi có tranh chấp

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy (theo định nghĩa tại Nghị định 337) và có hiệu lực theo thời điểm ký số – dấu thời gian – chứng thực (Điều 7).

Do đó, yếu tố quyết định thường nằm ở: tính toàn vẹn dữ liệu, nhật ký giao dịch, chứng thực và khả năng truy xuất.

8.3. Lưu ý khi dùng cho hồ sơ BHXH và thủ tục hành chính

Nghị định 337 định hướng khai thác dữ liệu Hợp đồng lao động điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động và khuyến khích thay thế bản giấy.

Tuy vậy, trong thực tế triển khai, doanh nghiệp vẫn nên chuẩn bị phương án trích xuất/in đối chiếu khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung để kiểm tra hồ sơ.

Hợp đồng lao động điện tử từ năm 2026 không còn là “xu hướng”, mà đã có khung vận hành rõ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP: ký qua eContract đủ điều kiện, hợp đồng có hiệu lực khi đủ ký số–dấu thời gian–chứng thực, và đặc biệt phải gửi lên Nền tảng để gắn ID trong 24 giờ.

Kỹ Năng HR chúc bạn thành công!