Các Lỗi Thường Gặp Khi Soạn Văn Bản Hành Chính Và Cách Tránh

Các Lỗi Thường Gặp Khi Soạn Văn Bản Hành Chính Và Cách Tránh

Các lỗi thường gặp khi soạn văn bản hành chính có thể dẫn đến những hiểu lầm, sai sót pháp lý và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc soạn thảo chính xác văn bản hành chính không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý cho tổ chức.

Trong bài viết của KỸ NĂNG HR, chúng tôi sẽ chỉ ra những lỗi phổ biến và hướng dẫn cách khắc phục để công việc hành chính trở nên hiệu quả hơn. Hãy theo dõi để tìm hiểu chi tiết!

I. Các lỗi thường gặp khi soạn văn bản hành chính

Các lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản hành chính được phân thành ba nhóm chính, từ lỗi gây rủi ro pháp lý nghiêm trọng đến lỗi kỹ thuật ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp.

1. Nhóm lỗi pháp lý (Lỗi Nội dung và Căn cứ)

Đây là nhóm lỗi nguy hiểm nhất, làm suy yếu tính hiệu lực của văn bản, gây ra tranh chấp và tổn thất cho doanh nghiệp.

  • Lỗi 1: Sử dụng căn cứ pháp lý sai hoặc hết hiệu lực (Lỗi chết người)

Đây là lỗi phổ biến khi người soạn thảo không rà soát kỹ lưỡng hoặc sử dụng các văn bản không phải là Văn bản Quy phạm Pháp luật (VBQPPL) để làm căn cứ ban hành (ví dụ: Thông báo của Bộ, Quyết định phê duyệt kế hoạch, hoặc các văn bản của Đảng).

Đặc biệt, trong lĩnh vực HR, lỗi thường gặp là căn cứ vào các Bộ Luật Lao động hoặc Nghị định đã hết hiệu lực, chẳng hạn như vẫn viện dẫn: “Bộ Luật Lao động 2012 thay vì Bộ Luật Lao động 2019”.

– Ví dụ HR thực tế: Ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) mà căn cứ vào Thông tư hướng dẫn đã bị thay thế hoặc căn cứ vào Quy chế Nội bộ của công ty mà không đề cập đến văn bản pháp luật cấp trên.

– Hậu quả: Việc thiếu sót này là căn cứ chính để Tòa án hoặc Trọng tài Lao động tuyên bố văn bản HR là trái pháp luật, khiến doanh nghiệp phải bồi thường theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.

– Cách tránh: Luôn kiểm tra hiệu lực văn bản trên Cổng thông tin Chính phủ. Căn cứ pháp lý phải được ghi đầy đủ các thành phần (tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu).

  • Lỗi 2: Sai thẩm quyền và hiệu lực văn bản thiếu tính cụ thể

Văn bản cấp dưới quy định lại nội dung đã được văn bản cấp trên quy định là sai nguyên tắc.

Trong doanh nghiệp, lỗi sai thẩm quyền thường là việc người ký không có đủ chức danh hoặc chưa được ủy quyền hợp lệ để ban hành các Quyết định mang tính pháp lý (ví dụ: Quyết định khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm).

Ngoài ra, việc ghi ngày hiệu lực chung chung (như “có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký”) cũng thiếu tính cụ thể.

⇒ Cách tránh: Mọi văn bản phải được ký bởi người có thẩm quyền cao nhất hoặc người được ủy quyền bằng văn bản rõ ràng. Ngày hiệu lực phải được ghi cụ thể (Ví dụ: “Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2024”).

2. Nhóm lỗi thể thức (Format kỹ thuật) – Không tuân thủ NĐ 30/2020/NĐ-CP

Nhóm lỗi này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và không tuân thủ chuẩn mực hành chính, mặc dù ít gây rủi ro pháp lý trực tiếp như Nhóm 1, nhưng lại ảnh hưởng đến sự chấp thuận của cơ quan nhà nước và tính nhất quán nội bộ.

  • Lỗi 3: Sai định dạng cơ bản (khổ giấy, phông chữ, màu sắc)

Nhiều người soạn thảo vẫn vô tình sử dụng khổ giấy Letter hoặc phông chữ khác ngoài Times New Roman.

Theo NĐ 30/2020/NĐ-CP, chuẩn mực phải là Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, màu đen, khổ giấy A4. Cỡ chữ cho nội dung chính thường là 13 hoặc 14.

  • Lỗi 4: Sai quy tắc trình bày quốc hiệu và tiêu ngữ

Lỗi phổ biến nhất là sử dụng lệnh gạch chân tự động (Underline) để tạo đường kẻ ngang dưới Tiêu ngữ.

Theo quy định, đường kẻ ngang dưới Tiêu ngữ phải là nét liền, nét đơn, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Ngoài ra, Quốc hiệu và Tiêu ngữ phải được trình bày cách nhau dòng đơn.

  • Lỗi 5: Trình bày số, ký hiệu và trích yếu không chuẩn

Việc quên dấu hai chấm (:) sau từ “Số” (ví dụ: Số 123/QĐ-NS thay vì Số: 123/QĐ-NS) là lỗi kỹ thuật thường gặp. Đối với trích yếu nội dung (V/v), lỗi là trích yếu quá dài, không phản ánh đúng nội dung chính, hoặc trình bày sai kiểu chữ.

⇒ Quy tắc chuẩn: Trích yếu nội dung phải được đặt sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu đứng, không in đậm, canh giữa dưới số và ký hiệu.

  • Lỗi 6: Định lề trang và số trang bị sai quy định

Nhiều văn bản vẫn sử dụng lề mặc định của phần mềm (thường là lề Letter) dẫn đến mất cân đối. Lề trang theo NĐ 30/2020/NĐ-CP phải tuân thủ nghiêm ngặt, đặc biệt Lề Trái (30mm–35mm) phải rộng hơn Lề Phải (15mm–20mm) để đảm bảo đủ chỗ cho việc đóng tập tài liệu.

Về số trang, NĐ 30/2020/NĐ-CP quy định số trang phải được đánh từ số 1, đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên, và điều quan trọng nhất là không hiển thị số trang thứ nhất.

Bảng: Chuẩn Hóa Văn Bản: Thể Thức Theo Nghị Định 30/2020/NĐ-CP

Thành phần Quy tắc Đúng (Theo NĐ 30/2020/NĐ-CP) Lưu ý Quan Trọng
Phông chữ/Khổ giấy Times New Roman, màu đen. Cỡ chữ 13-14 (nội dung). Khổ A4. Phải đảm bảo tính đồng bộ về phông chữ trên toàn văn bản.
Lề Trang (Margins) Trên: 20-25mm; Dưới: 20-25mm; Trái: 30-35mm; Phải: 15-20mm. Lề trái rộng hơn để đóng tập.
Quốc hiệu/Tiêu ngữ Quốc hiệu (12-13, in hoa, đậm). Tiêu ngữ (13-14, đứng, đậm). Đường kẻ ngang nét liền, nét đơn. Không dùng lệnh gạch chân tự động (Underline) của Word.
Số, Ký hiệu Số:/[Ký hiệu loại văn bản]-[Viết tắt tên CQ ban hành]. Phải có dấu hai chấm (:) sau từ “Số”.
Số Trang Đánh từ số 1, cỡ 13-14, canh giữa lề trên. Không hiển thị số trang thứ nhất.

3. Nhóm lỗi kỹ thuật và diễn đạt – Giảm tính thuyết phục

Các lỗi này liên quan đến kỹ năng sử dụng máy tính và khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng.

  • Lỗi 7: Lỗi Chính tả, ngữ pháp và quy tắc dấu câu

Lỗi chính tả và ngữ pháp là lỗi cơ bản nhất nhưng lại dễ mắc phải và có thể gây hiểu lầm. Trong soạn thảo máy tính, lỗi quy tắc dấu câu rất phổ biến, đó là gõ khoảng trắng trước dấu câu (chấm, phẩy, hai chấm).

⇒ Cách tránh: Dấu câu (chấm, phẩy, hai chấm, chấm phẩy) phải được gõ sát ký tự cuối của từ đứng trước nó. Khoảng trắng chỉ được đặt sau dấu câu. Luôn sử dụng chức năng kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả của các công cụ soạn thảo.

  • Lỗi 8: Không nhất quán định dạng do Copy-Paste

Việc dán nội dung từ nguồn khác (ví dụ: từ email, website) mà không điều chỉnh định dạng sẽ làm cho font, cỡ chữ, căn lề bị lẫn lộn, khiến văn bản trở nên lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp.

⇒ Cách tránh: Luôn sử dụng lệnh Paste Special hoặc Keep Text Only để dán nội dung dưới dạng văn bản thuần túy, sau đó áp dụng định dạng chuẩn (Styles) của văn bản đang soạn thảo.

  • Lỗi 9: Thừa/Thiếu thông tin dẫn đến mơ hồ

Việc soạn thảo văn bản quá dài dòng, lan man sẽ khiến người đọc mất tập trung và khó nắm bắt ý chính. Ngược lại, việc thiếu thông tin quan trọng có thể dẫn đến sự mơ hồ và thiếu cơ sở để thực hiện.

– Ví dụ HR thực tế: Bản Mô tả Công việc (JD) quá chung chung, thiếu chi tiết về KPI, dẫn đến tranh cãi nội bộ về hiệu suất làm việc.

– Cách tránh: Xác định rõ ràng mục đích, đối tượng và kết quả mong muốn của văn bản trước khi bắt đầu viết. Giữ văn bản ngắn gọn, súc tích và chỉ tập trung vào thông tin cần thiết.

  • Lỗi 10: Giọng điệu và ngôn ngữ không phù hợp

Sử dụng từ ngữ quá suồng sã, thiếu tôn trọng hoặc quá chuyên ngành mà không giải thích sẽ khiến văn bản mất đi tính chuyên nghiệp. Môi trường doanh nghiệp yêu cầu một giọng điệu khách quan, chuẩn mực, ngay cả khi nội dung mang tính thân thiện.

⇒ Cách tránh: Luôn giữ tính chuyên nghiệp và khách quan. Đảm bảo ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nhận văn bản và thể hiện sự tôn trọng đối với các quy định pháp luật.

>>> Xem thêm:

II. Tại sao những lỗi này thường xảy ra khi soạn văn bản hành chính?

Soạn thảo văn bản hành chính thường gặp lỗi do nhiều nguyên nhân cơ bản.

  • Thiếu kiến thức chuyên môn: Người mới thường chưa nắm vững quy định, chuẩn mực và cấu trúc văn bản hành chính, dẫn đến sai sót về hình thức và nội dung.
  • Thiếu kiểm tra, soát lỗi: Quá trình làm việc gấp rút hoặc không chú ý chi tiết khiến các lỗi chính tả, cú pháp, số liệu hay tham chiếu pháp lý bị bỏ sót.
  • Thiếu kinh nghiệm thực tế: Việc vận dụng lý thuyết vào tình huống thực tế chưa nhuần nhuyễn dễ tạo ra văn bản thiếu logic, không phù hợp với quy trình hành chính.
  • Áp lực thời gian và môi trường làm việc: Nhân viên thường phải soạn nhiều văn bản trong thời gian ngắn, dẫn đến sơ suất trong việc tuân thủ định dạng, trình tự hoặc trích dẫn pháp luật.

Hiểu rõ nguyên nhân giúp người soạn thảo chủ động khắc phục, nâng cao chất lượng văn bản và giảm rủi ro pháp lý trong công tác hành chính.

>>> Xem thêm:

III. Các giải pháp để tránh lỗi khi soạn văn bản hành chính

Việc khắc phục các sai sót văn bản hành chính đòi hỏi một sự thay đổi từ tư duy “người đánh máy” sang “người quản lý rủi ro pháp lý.”

Các giải pháp để tránh lỗi khi soạn văn bản hành chính

1. Quy trình soạn thảo ngược (Backwards Drafting) và nguyên tắc “5 Đúng”

Thay vì tập trung vào nội dung trước, chuyên viên HR cần xác định các yếu tố nền tảng pháp lý và hình thức trước. Phương pháp này giúp đảm bảo tính hợp lệ của văn bản từ gốc rễ, giảm thiểu tối đa rủi ro tranh chấp.

  • Đúng 1- Xác định thẩm quyền: Phải biết rõ ai là người có quyền ký và ban hành văn bản. Thẩm quyền này phải dựa trên điều lệ công ty và các quyết định phân quyền nội bộ.
  • Đúng 2- Xác định căn cứ pháp lý: Luôn bắt đầu bằng việc rà soát và lựa chọn văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực và phù hợp với cấp độ ban hành.
  • Đúng 3- Chuẩn hóa thể thức: Sử dụng các mẫu (template) đã được thiết lập đúng chuẩn NĐ 30/2020/NĐ-CP về lề, phông chữ và Quốc hiệu.
  • Đúng 4- Tinh giản nội dung: Tập trung vào mục tiêu của văn bản, đảm bảo nội dung cô đọng, rõ ràng, không thừa và không thiếu, tránh sự mơ hồ.
  • Đúng 5- Rà soát hiệu lực:Kiểm tra kỹ lưỡng ngày có hiệu lực và các văn bản bị viện dẫn, tránh dùng văn bản đã hết hiệu lực.

2. Khai thác sức mạnh của mẫu và công cụ kỹ thuật

Hiệu suất và sự chính xác trong soạn thảo văn bản chuyên nghiệp được tối ưu hóa thông qua việc sử dụng công cụ kỹ thuật một cách thông minh:

  • Thiết lập Mẫu Văn bản (Templates) Chuẩn NĐ 30: Doanh nghiệp nên xây dựng một thư viện mẫu chuẩn hóa cho các văn bản HR thường xuyên (Quyết định, Hợp đồng, Báo cáo) và khóa các định dạng cơ bản. Điều này đảm bảo sự đồng bộ và ngăn ngừa các lỗi thể thức phổ biến.
  • Sử dụng Tính năng Styles trong Word: Thay vì định dạng thủ công (canh lề, cỡ chữ, khoảng cách đoạn văn), việc sử dụng tính năng Styles (ví dụ: Heading 1, Heading 2 cho Phần, Chương, Mục, Điều) giúp đảm bảo bố cục nội dung được nhất quán, khoa học, và tuân thủ quy tắc đánh số thứ tự trong văn bản hành chính.
  • Tận dụng Công cụ Kiểm lỗi Toàn diện: Ngoài việc sử dụng chức năng kiểm tra lỗi chính tả của Word, chuyên viên cần tự rà soát bằng cách đọc to hoặc nhờ người khác kiểm tra để phát hiện lỗi ngữ pháp và dấu câu mà máy tính có thể bỏ qua.

3. Từ kỹ thuật viên sang cố vấn văn bản

Vai trò của chuyên viên HR trong soạn thảo văn bản hành chính đã vượt qua giới hạn của kỹ thuật viên máy tính. Họ phải trở thành người gác cổng pháp lý (Legal Gatekeeper) của tổ chức.

Điều này đòi hỏi chuyên viên HR phải chủ động cập nhật các văn bản luật mới nhất, đặc biệt là các quy định về Lao động (như BLLĐ 2019 và các Nghị định hướng dẫn) để tránh việc sử dụng căn cứ pháp lý đã lỗi thời.

Đồng thời, chuyên viên cần nhận diện và loại bỏ các rủi ro ngôn ngữ. Ngôn ngữ được sử dụng phải khách quan, rõ ràng, tránh các từ ngữ gây hiểu lầm hoặc dẫn đến tranh chấp lao động. Sự thấu hiểu này giúp văn bản không chỉ đúng về mặt hình thức mà còn vững vàng trước thách thức pháp lý.

Các lỗi thường gặp khi soạn văn bản hành chính có thể gây ra những rắc rối không đáng có trong công việc. Để tránh, hãy luôn chú ý đến cách sử dụng từ ngữ chính xác, cấu trúc rõ ràng và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.

Hy vọng bài viết đã mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi KỸ NĂNG HR để cập nhật thêm nhiều bài viết giá trị về kỹ năng quản trị hành chính nhân sự!

5/5 - (1 bình chọn)
Share

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *