Con người là vốn quý giá nhất của xã hội, con người là yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của xã hội. Một công ty, một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì phải có nguồn nhân lực tài năng, gắn bó lâu dài, hết mình cống hiến cho doanh nghiệp đó. Và để có được nguồn nhân lực như vậy doanh nghiệp phải có một quy trình quản lý nhân sự khoa học và hợp lý.
Vậy quy trình quản lý nhân sự là gì? Gồm những bước nào? Hãy cùng Kỹ Năng HR theo dõi bài viết sau đây để tìm hiểu nhé.
1. Quy trình quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực được hiểu một cách đơn giản là khai thác, sử dụng và quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách khoa học, hợp lý và đạt được hiệu quả cao nhất. Vì nhân viên chính là tài sản quý báu của doanh nghiệp, do vậy việc quản lý nhân sự là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, bất kể là thuộc lĩnh vực nào.
Quản lý nhân sự cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp thông qua việc quản lý con người, quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty. Mỗi công ty đều có những quy định, văn hóa riêng, đòi hỏi các nhân viên đều phải thực hiện, tạo nên sự thống nhất, đồng bộ trong cả công ty.
Việc quản lý nhân sự bắt nguồn từ việc dẫn dắt các hoạt động và mục tiêu làm việc. Nhà lãnh đạo hay người làm công việc quản lý nhân sự sẽ chịu trách nhiệm phát triển các quy trình và hỗ trợ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.
Bên cạnh đó, nhà quản lý nhân sự còn có nhiệm vụ thu hút và giữ chân các nhân viên tài năng cũng như sắp xếp công việc phù hợp với khả năng của họ, đảm bảo quyền lợi của tất cả các nhiên viên, bảo vệ lợi ích của nhân viên và của cả công ty. Đây là điều vô cùng quan trọng với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Để việc quản lý nhân sự đạt được hiệu quả tốt thì không thể bỏ qua bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự. Một quy trình quản lý phải bao gồm nhiều hoạt động trong đó có hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển, hoạch định nhân sự một cách đúng đắn, hợp lý và cuối cùng là những quy định hoặc hoạt động để gắn kết nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
2. Mục đích của quy trình quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự là một hoạt động quan trọng đóng vai trò to lớn trong mỗi doanh nghiệp. Đây là một quá trình phức tạp và có liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau trong một DN. Nếu DN không có một quy trình chuẩn hóa sẽ gây khó khăn lên bộ phận nhân sự, từ đó có thể dẫn đến tình trạng quản lý kém hiệu quả và thiếu sự nhất quán.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã có một quy trình chuẩn hóa, chi tiết thì doanh nghiệp có thể đạt được những mục đích sau đây:
- Đầu tiên là giảm bớt sai sót, khúc mắc trong quá trình tương tác giữa bộ phận nhân sự và nhân viên
- Thứ hai là giúp cải thiện thời gian cũng như chất lượng phản hồi của phòng nhân sự đối với những ý kiến, yêu cầu của nhân viên
- Thứ ba là tăng cường hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng
- Thứ tư là nâng cao tinh thần trách nhiệm, kỷ luật trong nội bộ DN
3. Vai trò của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Quản lý nhân sự trong tổ chức luôn là điều rất quan trọng thậm chí là điều then chốt trong xã hội công nghệ 4.0 hiện nay. Nhân sự ngày nay được tiếp cận với nhiều thông tin, nhiều xu hướng văn hóa và xu hướng việc làm mới. Họ có nhiều lựa chọn hơn, họ có nhiều ý kiến và “khó nghe lời” hơn. Đó là bối cảnh của thị trường nhân sự hiện nay. Bởi vậy hoạt động quản lý nhân sự càng trở nên khó khăn và cần thiết hơn bao giờ hết.
Có vô số lý do để chỉ ra tầm quan trọng của quản lý nhân sự trong một tổ chức. Dưới đây là một vài điểm chỉ ra quản lý nhân sự là quan trọng và các phương án quản lý nhân sự mà một nhà quản trị nên lưu tâm:
- Quản lý nhân sự có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có sự đồng bộ, ổn định trong việc thực thi các quy định, nhiệm vụ, đảm bảo các bộ phận đều hoạt động một các trơn tru.
- Quản lý nhân sự giúp nhà quản lý giám sát công việc của mỗi nhân viên, nắm được quy trình vận hành và trả thù lao xứng đáng cho người lao động.
- Quản lý nhân sự cũng giúp xây dựng và thực thi các chính sách, phúc lợi, bảo hiểm xã hội, trợ cấp cho người lao động.
Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả thì trước hết mỗi nhân viên cần hoạt động hiệu quả. Đảm bảo quyền lợi của người lao động, xây dựng môi trường làm việc thoải mái sẽ kích thích sự nhiệt tình, sáng tạo và tình yêu nghề của mỗi người lao động. Năng suất mỗi người đều tăng lên một chút cũng đủ để giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận khủng. Quan trọng hơn là bộ máy nhân sự càng ngày càng vững chắc, đoàn kết, ổn định.
– Đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp: Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động khai thác sử dụng một cách hiệu quả các nguồn lực như vốn, cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật, và người lao động. Máy móc thiết bị đều có thể mua và sao chép được nhưng con người thì không. Các nhân viên trong doanh nghiệp, với sức sáng tạo của mình là nguồn đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp.
– Tối đa hiệu quả lao động: Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp muốn tồn tại phát triển phải cải tiến tổ chức theo hướng tinh giảm hơn, và yếu tố con người chính là yếu tố mang tính quyết định. Con người với kỹ năng cũng như trình độ của mình sẽ tận dụng các công cụ lao động cũng như tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm.
– Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển khả năng: Quản lý nhân sự gồm công tác sàng lọc chọn lựa đúng nhân viên cho từng vị trí, cung cấp các chương trình đào tạo nhằm tạo điều kiện cho nhân viên phát triển chuyên môn, thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua quá trình đánh giá năng lực.
Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm trong công tác tuyển dụng, sử dụng lao động, nhằm nâng cao chất lượng công việc. Tất cả những công tác này là rất cần thiết để tổ chức có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
– Giảm phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tố chức: Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật cùng sự phát triển của nền kinh tế buộc các nhà quản trị phải thích ứng.
Do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong tổ chức nhằm đạt hiệu quả tối ưu là vấn đề phải được quan tâm hàng đầu. Việc sàng lọc chọn lựa đúng người đúng việc là rất quan trọng, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều lãng phí.
Tham khảo: Review KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ ở đâu tốt?
4. Tầm quan trọng của chiến lược và quản lý nhân sự hiệu quả
Một nhà lãnh đạo giỏi là người biết đặt yếu tố quản lý nhân sự nguồn lực con người bên trên các yếu tố khác. Tuy nhiên, nếu chỉ biết nhìn nhận tầm quan trọng của nó mà không biết cách hoạch định các chiến lược quản trị để tối ưu hóa nhân sự thì mọi thứ cũng trở nên vô nghĩa.
Do đó, để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển lớn mạnh thì điều đầu tiên các nhà lãnh đạo phải làm đó là đưa ra các phương hướng, kế hoạch để tạo ra được sự thống nhất, kết nối giữa các nhân viên với nhau, cũng như giữa cấp trên và cấp dưới trong doanh nghiệp. Hãy cùng Kỹ Năng HR khám phá vai trò của chiến lược và quản lý nhân sự hiệu quả
Dưới đây là các bí quyết giúp để thiết lập chiến lược nhân sự hoàn chỉnh.
– Thiết lập tư duy phát triển nhân sự
Yếu tố con người trong doanh nghiệp luôn luôn có ảnh hưởng sâu sắc đến sự thành bại của công ty. Với suy nghĩ cũng như hành động của mỗi cá nhân, tập thể, họ có thể khiến công ty phát triển mạnh mẽ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, đồng thời cũng chính nhân tố này sẽ làm cho cả 1 doanh nghiệp lục đục thậm chí là sụp đổ nếu như doanh nghiệp coi thường các quyền và lợi ích của họ.
Do đó ngay tư ban đầu, doanh nghiệp nên dành sự đầu tư phát triển của mỗi cá nhân với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, tức là đôi bên cùng nhau hướng đến lợi ích chung nhưng vẫn phải đảm bảo được quyền và lợi ích tối thiểu của nhau. Nếu thực hiện tốt chính sách này, giá trị doanh nghiệp sẽ được đẩy cao hơn rất nhiều.
– Quản lý hiệu suất liên tục và phản hồi nhân sự thường xuyên
Không một nhân viên nào muốn làm trong môi trường mà giữa cấp trên và cấp dưới coi nhau như thù địch, “ bằng mặt nhưng không bằng lòng”. Chính vì lẽ đó, có thể nói, thái độ và cách ứng xử của ban lãnh đạo cũng chính là 1 trong những yếu tố quyết định việc quản trị nhân sự có thành công hay không.
Sự tương tác giữa cấp trên và nhân viên, bao gồm cả việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến với thái độ vui vẻ, hòa nhã là quan trọng bởi điều này sẽ khiến cho bản thân nhân viên cảm thấy được tôn trọng, cũng như nhận ra giá trị của mình đối với doanh nghiệp.
– Hoạch định kế nhiệm và lãnh đạo
Trong 1 doanh nghiệp, bộ phận lãnh đạo được xem như là mắc xích quan trọng giúp liên kết và vận hành tốt các hoạt động phía sau. Sếp có giỏi, có tài thì mới làm cho các bộ khác nghe theo và hoạt động có có tổ chức được. Do đó, hệ thống lãnh đạo nên thường xuyên rèn luyện kỹ năng, đầu óc và có kế hoạch thay đổi định kỳ phù hợp, giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong công việc và tạo nên hệ thống làm việc hiệu suất cao.
– Cập nhật quy trình tuyển dụng nhân sự thường xuyên
Tuyển dụng và đào tạo chính là 1 trong những việc nên được chú trọng nhất trong quá trình quản lý nhân sự. Nếu doanh nghiệp biết cách tuyển dụng sáng tạo, hấp dẫn, chế độ đãi ngộ tốt thì sẽ thu hút được rất nhiều ứng viên tiềm năng, giúp công ty có đước 1 đội ngũ nhân sự vừa có trình độ chuyên môn, vừa có kinh nghiệm nghề nghiệp.
Bên cạnh đó, quy trình tuyển dụng cũng nên được rút ngắn lại, cắt bỏ những thủ tục hành chính không đáng có, thay vào đó, nên áp dụng các công nghệ số để tiết kiệm chi phí và tăng tính hiệu quả.
5. Các quy trình quản lý nhân sự
Quy trình quản lý nhân sự gồm các bước sau đây:
- Đầu tiên là hoạch định nguồn nhân lực
- Thứ hai là tuyển dụng nhân lực
- Thứ ba là giới thiệu nhân viên mới
- Thứ tư là quan hệ nhân viên
- Thứ năm là lương thưởng và phúc lợi
- Thứ sáu là quản lý nghỉ phép
- Thứ bảy là quản lý hiệu suất
- Thứ tám là đảm bảo tuân thủ các quy định
- Cuối cùng là xây dựng văn hóa doanh nghiệp
6. Mẫu quy trình quản lý nhân sự
Mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau về quy trình quản lý nhân sự tùy theo mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp đó. Lấy ví dụ về quy trình quản lý nhân sự của Vinamilk
– Xác định sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp: Sứ mệnh và giá trị cốt lõi là hai điều cơ bản để định hướng doanh nghiệp, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể phân định rạch ròi được sứ mệnh và giá trị của mình. Khi một doanh nghiệp đã xác định được sứ mệnh và giá trị cốt lõi của họ là gì thì họ sẽ biết được những điều mình cần làm, vạch ra hướng đi và những kế hoạch để thực hiện nó. Khi không xác định được sứ mệnh và giá trị cốt lõi thì mọi hành động, kế hoạch đều trở nên mơ hồ và bất kỳ lúc nào cũng có thể đi lệch hướng.
- Sứ mệnh của Vinamilk: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”
- Giá trị cốt lõi: Chính trực, tôn trọng, công bằng, đạo đức, tuân thủ
– Xác định văn hóa doanh nghiệp: Ở Vinamilk họ xác định văn hóa doanh nghiệp mình gồm những điều như sau:
- Luôn tôn trọng và trân trọng những ý kiến đóng góp của nhân viên
- Vinamilk tạo cho nhân viên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện và cởi mở
- Vinamilk tạo cho nhân viên sự thoải mái về tinh thần để yên tâm làm việc
- Có khen có chê rõ ràng
– Chính sách đào tạo nguồn nhân lực: Để đảm bảo nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực, Vinamilk đã cho triển khai một số chính sách như sau:
- Tuyển chọn sinh viên tốt nghiệp loại giỏi ở các trường Đại học trong cả nước để cử đi du học tại nước ngoài
- Hỗ trợ 50 % học phí cho cán bộ công nhân viên học nâng cao trình độ và nghiệp vụ
- Xây dựng các chương trình đào tạo ngắn hạn nâng cao trình độ và nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên trong công ty
- Tổ chức các buổi giao lưu để chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi và tiếp thu kiến thức mới
– Chính sách đãi ngộ với người lao động: Đây là chiến lược nhân sự mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng áp dụng để tạo nên sự gắn bó dài lâu giữa nhân viên và doanh nghiệp:
- Vinamilk luôn đảm bảo thu nhập và quyền lợi cho người lao động
- Khen thưởng và kỷ luật kịp thời đối với những cá nhân/tập thể có công lao đóng góp hoặc có ảnh hưởng xấu đến uy tín công ty
– Chiến lược tuyển dụng nhân sự: Mỗi công ty, doanh nghiệp cần phải đưa ra những chiến lược hấp dẫn giúp thu hút nguồn nhân lực tài năng:
- Đưa nhân viên đi đào tạo ở nước ngoài
- Trẻ hóa nguồn nhân lực nhằm tạo ra động lực để đổi mới
- Rèn luyện cho nhân viên về chuyên môn và kĩ năng nghiệp vụ
7. Cách xây dựng quy trình quản lý nhân sự
Như đã nói ở trên thì mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý nhân sự khác nhau, cho nên cách xây dựng cũng sẽ khác nhau. Sau đây là một số quy trình cho bạn tham khảo:
Chiến lược nhân tài:
- Lập kế hoạch
- Tuyển dụng nhân tài
- Làm quen & gắn kết
- Quản trị hiệu suất
- Phát triển năng lực
- Duy trì & kế vị
Quản trị nhân sự:
- Xác định chiến lược nhân sự
- Tuyển đúng người, đúng vị trí
- Xác định gói thu nhập phù hợp
- Xây dựng phát triển và giữ chân người tài
- Tuân thủ luật lao động và xử lý tranh chấp lao động
Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả:
- Xây dựng một hệ thống quản trị nhân sự
- Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh
- Mô tả công việc rõ ràng và phân công phù hợp cho từng nhân sự
- Đặt ra mục tiêu làm việc và có tiêu chuẩn đánh giá thành tích
- Đánh giá hiệu quả công việc
Trên đây là tất cả thông tin liên quan đến quy trình quản lý nhân sự mà chúng tôi muốn gửi gắm đến các bạn. Cảm ơn các bạn đã chú ý theo dõi bài viết, hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức mới bổ ích.
Tham khảo thêm các bài viết:
- TOP 10+ Phần Mềm Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Miễn Phí
- Quản Lý Thời Gian Là Gì? Làm Sao Để Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả?
- Tầm quan trọng của việc lập mục tiêu và lên kế hoạch
- Phong cách tuyển dụng của nhà quản trị thành công